文書管理とは?【基礎編】

文書管理とはどのように行えばいいんだろうとお悩みの方は多いのではないでしょうか。この記事では、文書管理の基礎知識から管理方法まで分かりやすく解説していきます。

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文書管理とは?

文書管理とは、企業が「法律上必要な文書」「企業活動に必要な文書」を保管・保存し、適宜閲覧や廃棄できるよう体制を整え管理することです。ただ文書を書類棚などに入れておくだけでなく、分かりやすいように分類し、すぐに取り出して利用できる環境を整えることが大切になります。

適切な文書管理は、業務の効率化やコスト削減などにも繋がります。適切な文書管理をすることで、どのようなメリットがあるのかを以下に記載しました。

業務の効率化

必要になった文書を素早く取り出すことが出来れば、業務がスムーズに行えます。誰にでも分かりやすいように分類し、保管・保存することを心がけましょう。

コスト削減

文書を適切に保管・保存するためには、不要な文書を処分する必要があります。社内にある文書の量が減ることで、文書の保存スペースの削減が出来るほか、保存の手間を減らすことが出来ます。

顧客などへのサービス向上

業種にもよりますが、顧客の情報を分かりやすく管理することで、顧客ごとにふさわしいサービスを提供できるなどの適切な対応が出来るようになります。顧客満足度の向上につながり、業績も向上するかもしれません。

リスク回避

セキュリティも考慮した文書管理を行うことで、情報漏洩などに対するリスク回避にもなります。きちんと文書管理がされていれば、万一の情報漏洩や文書の紛失の際などにも原因追及しやすくなります。

文書管理を正しく行うことは、企業にとって必要な作業です。

また、文書管理の際に「保管」という言葉や「保存」という言葉をよく目にしますが、これらは厳密には異なるものです。この言葉の使い分けを理解することで、適切な文書管理をしやすくなります。

保管:必要に応じて書類をすぐに参照できる状態のこと

保存:保管の期間を終え、使用頻度が少なくなった書類を書類棚や倉庫で管理しておく状態のこと

保管と保存の違いについてはこちらの記事でも触れています。

保管と保存の使い分けをして、運用しやすい方法を考えてみましょう。次の項からは、適切な文書管理ができるよう、保存が必要な文書の保存期間に触れていきます。

文書の保存期間

文書にはそれぞれ法律で定められた保存期間があり、それに沿った保存をしなければなりません。保存が必要な文書を保存していなければ罰則がある場合があります。また、経理関係の文書などを保存していなかった場合、監査の際などに非常に不利になる可能性もあります。

会社の業務内容によっては法律で定められた保存期間より長く保存することにしている文書もあるでしょう。社内の文書管理規定を確認して、業務に必要な文書はなにかを把握しておく必要があります。

文書の保存期間を定めている法律は、時折改正されています。社内の文書管理規定に記載されている保存期間が古いものになっていないかもチェックしておきましょう。

法律で定められた保存期間についてはこちら→【完全ガイド】法人の書類保存期間まとめ|株式会社 キーペックス

文書管理方法3種類

文書の保存期間を理解したところで、文書の管理方法についても考えなくてはいけません。文書は紙のまま管理する以外にも、複数の管理方法があります。ここでは、文書の管理方法を大きく3つに分けて説明していきます。

紙での文書管理

文書を紙のまま保管・保存する方法が一般的な文書管理方法です。文書の保存を定めている法律でも、紙のままの保存を想定しています(電子帳簿保存法などを除く)。紙の文書を丁寧に分類しファイリングするだけで良いため、文書管理方法としては簡単な方法です。

しかし、紙での保管・保存には大きな保管・保存スペースが必要になります。文書の量が多い企業では保管・保存スペースに悩まされてしまうかもしれません。

電子化での文書管理(+文書管理システム)

近年、文書を電子化している会社が増えています。電子化に関連する法律も緩和されており、便利な文書管理システムなどが登場していることから、文書の電子化のハードルは下がりつつあります。

文書の電子化の大きなメリットは、文書の保管・保存スペースを削減できることです。デメリットは、電子化の導入には初期費用と時間がかかることや、文書管理体制が大きく変わることによる社員への教育が必要になることです。

なお、電子帳簿保存法改正により2022年1月1日以降に電子上で作成・取引された文書については、原本として電子保管が義務づけられるようになりました。電子上で作成・取引された文書については、すべての企業で電子保管できる環境を整えなければならないため、注意が必要です。すぐに電子化に対応できない企業のために、電子保存義務を2年間猶予する経過措置も発表されていますが、「所轄税務署長が電子取引情報の電子保存が要件を満たしていないことにつきやむを得ない事情があると認める場合」「納税者が出力書面提示に応じる」という条件付きの措置になっています。まだ文書を電子保存できる環境にない企業は、2024年1月1日までに一部文書だけでも電子保存できる体制を整えておきましょう。

文書の電子化についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

文書保管サービス

文書保管サービスとは、外部の倉庫に紙もしくはメディア保存した文書を預けることの出来るサービスです。詳しい知識がなくても文書を預けるだけで社内の文書の保管・保存スペースを削減出来ます。文書の保管・保存スペースを削減出来るほか、Web上で預けた文書を確認出来るため、文書管理の保存→廃棄のタイミングを分かりやすく可視化することが出来ます。文書廃棄と連動している文書保管サービスであれば、連絡一つで預けた文書を廃棄することも出来るため、便利です。また、預けた文書はセキュリティ管理された倉庫で保存されるため、社内で文書を保存するよりも安全と言えるでしょう。

3つの文書管理方法を解説しましたが、どの文書管理方法が会社に合っているか今一度考えてみると良いでしょう。

会社で発生する文書の量が少ないのであれば、社内で紙の文書を管理する方法でも問題ないでしょう。電子化した文書の管理経験がある社員がいるなど、電子化に詳しい人間がいるのであれば、電子化してみるのも良いかもしれません。「紙での文書管理も電子での文書管理も大変だからもっと楽にしたい! 文書の保存スペースも削減したい!」という場合には、文書保管サービスをオススメします。

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キーペックスでは、文書保管から文書廃棄まで文書を扱っています。文書管理を楽にしたい場合には、キーペックスの文書保管サービスがオススメです。他の文書保管サービスと比較しても、セキュリティ対策に自信があります。24時間の監視カメラでの監視のほか、さまざまなセキュリティ対策を行っています。

また、電子化サービスや文書の分類サービスも行っているため、文書管理の総合的なアドバイスや、よりコスト削減出来るプランの提案なども可能です。

文書管理に悩んでいるのであれば、是非一度お悩みをご相談ください

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。