文書保管で知っておきたい基本のルール

文書の保管に悩んでいるみなさん、文書保管のルールは設けていますか? 会社全体で溢れかえる文書をすっきり保管するためには、会社で保管すべき文書を把握してルールを決めて保管するとうまくいきますよ。保管すべき文書、保管期間、保管のルールづくりまで基本をすべてご説明します。

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文書保管のルールの基礎〜保管すべき文書とは?〜

まずは文書保管のルールの基礎から触れていきましょう。基本的に、文書はよく使う文書とめったに使わない文書に分けて保管すると使いやすいので、その2つに分けて保管していきましょう。

よく使う文書…今年度の文書、現在進行している案件の文書、永年的に使用する文書
めったに使わない文書…使うことはほぼないが、法で定められた保管期間があるため保管しておく文書

会社で発生する文書の中には法律によって保管を義務付けられているものがあり、保管期間が定められています。保管すべき文書をこの2つに分ける際には、法で定められた保管期間がある文書はどれなのかを把握する必要があります。保管期間を把握するのは大変ですが、破棄してしまった場合の罰則などもあるため、自社でルールをつくりしっかり管理していかなければなりません。保管期間はさまざまな法で定められており、保管期間もバラバラです。ひと目でわかりやすいように、次の項でまとめてみました。

保管期間のある文書とその保管期間

保管期間のある文書を年ごとに以下にまとめました。カッコ内は保管期間の開始日です。一律ではないため、社内での文書保管方法のルールづくりをする際は、保管期間の開始日の考慮も忘れないようにしましょう。

10年保管

株主総会議事録(株主総会の日)
取締役会議事録(取締役会の日)
帳簿(帳簿閉鎖時)

7年保管

取引に関する書類(帳簿閉鎖時や確定申告書の提出期限の翌日)
給与所得者の扶養控除等申告書など源泉徴収関係書類(法定申告期限)
証憑書類(確定申告書の提出期限の翌日)

5年保管

従業員の身元保証書(作成日)

4年保管

雇用保険の被保険者に関する書類(退職などの完結日)

3年保管

労働者名簿(死亡、退職、解雇の日)
雇入・解雇・退職に関する書類(死亡、退職の日)
災害補償の書類(災害補償終了日)

2年保管

健康保険・厚生年金保険に関する書類(退職などの完結日)

法で定められてはいないが永久保管が望ましいもの

定款
株主名簿

法で定められた保管期間のある文書にはさまざまなものがあります。分別が大変そう……と思った方も、次から説明する文書保管のルールを読んでばっちり文書保管できるようになりましょう。

文書保管のルール〜実践編〜

いよいよ実践編です。文書保管は順序立てて分解すれば意外と簡単です。これを読んで社内での文書保管のルールづくりに役立ててください。

「よく使う文書」と「めったに使わない文書」に分ける

まず「よく使う文書(今年度の文書、現在進行している案件の文書、永年的に使用する文書)」と「めったに使わない文書(法で定められた保管期間にそって保管しておく文書)」に分けましょう。これらは使用頻度に大きな差がでてくるため、別の棚に保管してもよいでしょう。

さらに文書の種類ごとに分ける

「よく使う文書」と「めったに使わない文書」に分けた後は文書の種類ごとに分けましょう。たとえば、経理関係の文書は一箇所にまとまっていたほうが使用する際に取り出しやすいですよね? 文書の種類ごとにファイルや棚を分けて保管しましょう。

さらに保管期間ごとに分ける

文書の種類ごとに分けた後はさらに保管期間別に分別しましょう。文書の量が多い場合はファイルごと分けてしまったほうがわかりやすいです。書類の量が少ない場合はファイル内でポケットファイルを使ってもよいので、しっかり分けましょう。保管期間別に分けておくと、破棄する際にその箇所だけ捨てればよいため、後々の作業が楽になります。

仕上げ

文書を分類したファイルにはラベルを忘れずに貼りましょう。書類棚をパッと見て文書を取り出せると今後の業務の効率がグッとよくなるはずです。

文書保管のルールは理解できましたか? 忘れずにマニュアル化して文書保管に関わる従業員が文書保管のルールにそって管理できるようにしておきましょう。
「従業員に文書保管のルールを浸透させるのはちょっと大変そうだな」「文書保管のルールは分かったけど実際の作業は書類の量が多くて大変そうだな」と思った方には、文書保管サービスの利用などもオススメです。

文書保管にオススメな文書保管サービス

文書保管サービスとは、文書保管の手間を減らせる便利なサービスです。保管料はかかりますが、利用した場合のメリットも大きいためご紹介します。

手間がかからない

文書保管サービスには、預けた文書を管理して一覧できるWeb管理システムなどがあります。文書を社内保管をしている際の「あの文書どこにしまったかな……」という事態はなくなりますので、文書を探す手間の削減になります。

災害対策・セキュリティ対策が万全

社内の書類棚に保管するだけでは、災害対策やセキュリティ対策ができているとは言い難いでしょう。法で定められた保管期間のある文書を破損させたり紛失してしまうと、罰則があります。もし個人情報などが流失した場合は社会問題にもなりますよね。しっかりとした災害対策・セキュリティ対策を行っている文書保管サービスを利用することで、そういった不安をなくすことができるでしょう。

廃棄が楽

文書保管サービスでは文書の廃棄も請け負っていることが多いです。文書の廃棄を社内で行う場合、一枚一枚シュレッダーにかけたりすることになりますから、大きな手間の削減になります。

このように、文書保管サービスは文書保管のルール決めに時間や人手が足りない場合にはとても役立つサービスです。

文書保管サービスのデメリットとしては、配送申請を出してから書類が届くのは早くても翌日以降ということです。そのため、「よく使う書類は社内保管」「めったに使わない書類は文書保管サービス」という使い分けをするとよいでしょう。

なお、キーペックスでも文書保管サービスを請け負っていますので、ぜひ一度ご覧ください。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。