閉院した際のカルテの保管義務と保管方法~書類保管サービスのススメ~

急な閉院でカルテの保管方法に困ってはいませんか? この記事では閉院した際のカルテの保管義務を詳しく説明し、オススメの保管方法を紹介していきます。

病院・クリニック|書類保管サービス活用シーン
キーペックス運営の書類保管サービス「書庫番人」では、病院・クリニックのお客様に向けた書類保管サービス活用法をご紹介しています。

閉院した際にカルテの保管は必要?

法律上、最後の診療日からカルテは5年、レントゲンフィルムは3年間の保管が必要です。閉院した際にも保管期間を守って保管しなければいけないことになっています。(なお、管理者死亡の際は保管義務が異なるため、後述の項目で説明します)

閉院した際に「カルテの保管場所がない……!」というお悩みを耳にすることがあります。自宅などで保管している方もいるようですが、カルテが傷まないように保管できる保管場所としてはあまりふさわしくありません。閉院した際のカルテの保管場所としては、書類保管サービスなどに預けてしまうことが多いようです。

なお、カルテの保管義務は5年間となっていますが、できればさらに長い期間保管することをオススメします。万が一医療事故などによる損害賠償請求をされた際に、カルテは重要な資料となるためです。できれば、損害賠償請求の消滅時効までは保管できると理想的と言えるでしょう。損害賠償請求の消滅時効は「被害者が損害賠償請求できることを知った時から5年間、医療行為の時から20年間」となっています。そのためカルテは20年間保管が望ましいと言えますが、カルテを20年間保管しておくとなると管理が大変です。閉院の場合は「10年間保管」など、各自で決めた年数カルテを保管したのち廃棄しているケースが多いようです。

【閉院ケース別】カルテの保管義務

カルテの保管義務は、閉院のケースによって異なります。「別の医療機関にカルテが継承される閉院」「カルテを継承しない閉院」「管理者死亡による閉院」の3つのケースごとに説明します。

別の医療機関にカルテが継承される閉院

カルテの管理は、医療機関の管理者が責任を負うこととなっています。事業継承をした場合には、カルテも継承することができます。継承したカルテは引き継いだ医療機関の管理者がカルテの管理責任を負うことになります。なお、個人情報保護法の例外として、「事業継承の場合は顧客の同意がなくても個人情報の引き継ぎが可能」となっていますが、元の利用範囲を超えての個人情報の利用には顧客の同意が必要です。そのため、引き継いだカルテの利用範囲には気をつけなくてはなりません。

カルテを継承しない閉院

カルテを継承せず閉院した場合には、閉院した病院・医療機関の管理者に5年間(レントゲンフィルムは3年間)の保管義務があります。閉院しても保管義務は残るため、5年間の保管場所を確保しておきましょう。

管理者死亡による閉院

もし管理者が死亡した場合には、カルテの保管義務は遺族には生じません。厚生労働省からは保健所などの公的な機関での保管が適当とされていますが、実際に保健所などが保管しているケースは稀でしょう。管理者死亡の際には、遺族がすぐに廃棄してしまっていることもあるようです。しかし「医療事故による損害賠償義務は遺族に相続される」点には注意が必要です。万が一損害賠償請求をされてしまった場合に、カルテがあれば適切な医療行為が行われていたことを証明できる可能性があります。そのため、管理者死亡による閉院の場合も、遺族がある程度の期間は保管しておくとよいでしょう。

閉院した際のカルテの保管方法オススメ

上記の点より、閉院した際に大量のカルテの保管場所や保管方法に困っているという声を耳にします。オススメの保管方法は「書類保管サービスにまとめて預けておき、決めた期間保管したあとそのまま廃棄してもらう」という保管方法です。

詳しい保管方法は「保管場所」「保管年数」「廃棄方法」の3つの項目に分けて説明していきます。

カルテの保管場所

自宅で保管している場合もあるようですが、紙のカルテはとくにかさばるため、保管場所の確保に苦心するのではないでしょうか。また、カルテは個人情報のため、セキュリティ対策されていない場所での保管はふさわしくありません。

トランクルームなどに預けるという手もありますが、トランクルームは書類専門の保管場所ではないため、書類が傷みやすく、セキュリティ面でも若干の不安が残ります。

ベストな保管場所は機密文書などにも対応した書類保管サービスと言えるでしょう。書類保管サービスなら、書類に適した保管環境やセキュリティ面での対策が取られているため、安心できます。集配送に追加料金がかかりますが、カルテをずっと預けておくだけなら基本的な保管料だけで済み、それほど利用料は高くありません。なお、電子カルテをメディア保存したものも預けられる書類保管サービスもあります。紙カルテと電子カルテとどちらの保管も行っている場合には、一カ所にまとめて預けておくと管理が楽になるでしょう。

カルテの保管年数

管理者死亡の場合を除き、法律上カルテの保管義務は5年間です。(レントゲンフィルムは3年間)最低限、5年間はカルテを保管しておきましょう。できれば、医療事故での損害賠償請求のリスクを考慮して、20年間保管しておきたいところです。

個人病院の閉院の場合などには、管理者である院長が高齢なことがよくあります。そういった場合には、10年間程度の保管期間を個人で設定して保管しているケースが多いようです。

前述の通り、管理者死亡による閉院の際には遺族にカルテの保管義務は生じませんが、医療事故の損害賠償責任は遺族に相続されます。リスクとカルテの保管の手間とを天秤にかけて、「何年保管する」のか、それとも「すぐ廃棄する」のかを考えてみましょう。

カルテの廃棄方法

カルテは個人情報にあたります。一般的な書類とは異なり、機密文書として処理する必要があります。一枚一枚シュレッダーで廃棄するという手もありますが、膨大な量のカルテをシュレッダー処理するというのは現実的ではありません。

カルテを廃棄する際には、機密文書専門の廃棄サービスを利用することをオススメします。安価な機密文書専門の廃棄サービスもあります。

また、カルテを書類保管サービスに預けるのであれば、書類の廃棄サービスと連携している書類保管サービスを選びましょう。保管方法の一例として、「書類保管サービスで○年保管後に、そのまま手続きなしで廃棄してもらうよう手続きする」という方法があります。この方法が最も手間が少なく済み、オススメです。

カルテの保管・廃棄ならキーペックス

キーペックスにはカルテやレントゲンフィルムの保管実績があります。セキュリティ対策や災害対策も万全です。カルテやレントゲンフィルム専用の保管箱もご用意しています。電子カルテもメディア保存し保管できるほか、カルテの箱詰めからの依頼もできるため、さまざまなケースに対応可能です。また、もしカルテが必要になった際には連絡一つで配送を行いますので安心です。

キーペックスの書類保管サービスは機密文書の廃棄サービスとも連携しており、「○年保管後に手続きなしで廃棄してほしい」といった要望にもお応えできます。大量のカルテも、一度預けるだけで管理の手間をゼロにできます。

カルテの保管に困っている場合は是非一度ご相談ください。保管から廃棄まで、適切な管理方法をご提案します。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

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書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。