文書管理規程とは?考え方と作り方

皆さんの会社に文書管理規程はありますか? 社内で文書管理を適切に行うためには、文書管理規程や文書管理マニュアルが必要です。これから作成したいという方も、見直したいという方も、一度文書管理規程について学んでみませんか?

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文書管理規程とは?

文書管理規程とは、社内での文書管理を行う上での原則が書かれた規程です。社内で発生した文書や、顧客・取引先などから受け取った文書など、企業が保管・保存すべきすべての文書についての取り扱い方法を記載する必要があります。文書管理規程は個人情報保護やセキュリティ対策などと深く関連している規程のため、小さな会社でも必ず用意しておきましょう。

文書管理規程を正しく作成することで、文書の取り扱いが社内で統一されるため、業務の効率化を進めることができます。もし会社に文書管理規程がないのであれば作成すべきです。また、文書管理に関わる法律も時折改正されるため、文書管理規程があっても更新されていなければ、法律で定められた保存期間を守れずに文書を廃棄してしまっているかもしれません。文書管理規程がある場合も、定期的に内容を確認しておきましょう。

なお、文書管理規程を実際の業務に反映させるために、文書管理マニュアルも用意したほうが良いでしょう。こちらはファイリング方法などの作業方法を記載し、誰にでも文書管理ができるようにするためのものです。企業には法律で定められた保存期間の間、文書を保管する義務があります。文書によって法律で定められた保存期間は異なるため、文書ごとの保存期間を文書管理マニュアルに記載する必要があります。業務内容によっては、法律で定められた保存期間以上の期間保存しておきたい文書もあるかもしれません。企業が円滑な文書管理を行うために、どの文書をどのくらい保存すべきか明文化しておくと良いでしょう。

文書管理規程の作り方

文書管理規程の必要性が分かったところで、文書管理規程の作り方についても解説します。文書管理規程を更新したいという方も、一度目を通し参考にしてみてください。以下に文書管理規程に必要な項目を解説していきます。また、もし社内の文書を電子化している割合が大きい場合などは、情報システム部署などと協力することでより運用しやすい文書管理規程にすることができるでしょう。

▼保管・保存に関する項目

文書の保存期間や保管・保存場所についてのルールを記載します。「誰が」「どのように」文書管理をするかは最も重要な項目です。文書を電子化している場合は、ファイルの命名やファイル構成についても記載する必要があります。文書管理規程には、社内で発生するすべての文書の保存期間をカバー出来るよう抜け漏れがないようにしましょう。

法律で定められた保存期間については、こちらの記事でも詳しく解説しています

▼廃棄に関する項目

廃棄の方法や手順についても記載しましょう。文書の廃棄には社内でシュレッダーにかけるほかに、文書廃棄のサービスなどに頼む方法もあります。文書を電子化している場合、電子保存している文書についての廃棄ルールも記載します。

▼罰則に関する項目

文書管理規程を破った際の対処について記載します。実際に罰則を適用することは少ないかもしれません。しかし、罰則や対処方法を記載しておくことで、重大な情報漏洩があった際などに責任の所在を分かりやすくすることが出来ます。

▼文書管理規程の変更についての項目

法改正などで法律で定められた保存期間が変更された際には、文書管理規程も変更しなければなりません。変更する際に「誰がどのように変更するのか」「変更した際の履歴はどう残すのか」などのルールを記載しておきましょう。

必要な項目は以上です。文書管理規程は文書管理の原則となるもののため、イレギュラーな場合の特殊ルールなどを定める必要はありません。文書管理規程を作成したり変更した後は、社内に通知することも忘れないようにしましょう。せっかく文書管理規程を作成しても、社員一人一人に運用させなければ意味がありません。

文書管理規程の運用方法

文書管理規程を作成した後は、文書管理マニュアルも作成しておきましょう。文書管理マニュアルを作成することで、誰にでも文書管理が出来るようになり、文書管理をしている社員の引き継ぎもしやすくなります。

もし「マニュアル作成やそれを社内に周知させる手間がない」「書類棚が足りない」という悩みがある方は、文書保管サービスの利用もおすすめです。文書保管規程で定めた保存期間ごとにダンボールに詰めるだけで、回収して保管してもらうことが出来ます。文書保管サービスでは、WEB管理システムなどでどんな文書を預けたのかを確認することも出来るため、廃棄のタイミングも含めた文書管理全般の手間を減らすことが出来ます。

文書保管サービスなら、文書保管から廃棄まで万全のセキュリティ対策を取っているキーペックスをおすすめします。文書管理のノウハウがあるため、お客様に合わせた適切な文書管理のプランをご提案することが出来ます。まずは一度お気軽にご相談ください。

次回の記事では文書管理マニュアルの考え方や作り方についても触れていきます。文書管理マニュアルを作り実際に運用してみようという方はご覧ください。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

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書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。