機密文書回収ボックスの選び方のポイント

投稿日 2022.01.14
更新日 2023.01.24
著者 KEEPEXコラム編集部
コラムカテゴリー機密文書廃棄

みなさんの会社では、機密文書をどのように廃棄していますか？　この記事では機密文書の廃棄サービスのひとつである「機密文書回収ボックス」について、選び方も含め説明していきます。

キーペックスの機密文書回収ボックス

機密文書の廃棄はボックスに入れるだけ。お客様のオフィスに機密文書回収ボックスを常時設置し、キーペックスの社員が定期的に回収し廃棄する、安心安全なリサイクルサービスです。

機密文書回収ボックスとは？

機密文書回収ボックスとは、廃棄したい機密文書を入れる専用ボックスのことで、ボックスを社内に設置することで、廃棄したい文書が発生する毎に投入するものです。たまった廃棄書類は、機密文書回収ボックスのサービス会社に連絡するとその都度回収に来るものと、定期的に回収に来るものとの2通りがあります。

機密文書回収ボックスを利用すると、社内にボックスを設置するだけで扱いの難しい機密文書の廃棄が簡単にできるため、とても便利です。社内に不要な機密文書が散らばることもなく、社内がきれいに保たれます。また、社内でも不用意に機密文書が目に入ることを避けられるため、社内のセキュリティ対策としても優れています。機密文書回収ボックスは、機密文書の多い会社や、業務の効率化やセキュリティ強化に励んでいる会社には特にオススメのサービスです。

機密文書回収ボックスの選び方

機密文書回収ボックスを選ぶ際に、最も重要視しなければいけないことはセキュリティ対策です。万が一機密文書が漏洩してしまっては、機密文書回収ボックスを利用した意味がありません。機密文書回収ボックスのサービスを利用する前に、どのようなセキュリティ対策が取られているかをしっかりと確認しておきましょう。具体的には「プライバシーマークなどの認証がされているか」「回収車から廃棄処理工場まですべての工程でのセキュリティ対策はされているか」「社員への教育はされているか」「過去に漏洩事故などはなかったか」などの項目をチェックするとよいでしょう。

次に、機密文書回収ボックスの回収依頼をしてからの回収スピードなどをはじめとする対応力も要チェックです。せっかく機密文書回収ボックスを置いているのに、なかなか回収に来てもらえず機密文書が機密文書回収ボックスからあふれてしまっては本末転倒です。担当者の対応なども確認しておくとよいでしょう。機密文書回収ボックスを利用すると言うことは、その会社と長年付き合うことになります。気分良くやり取りが出来る会社を選んでみましょう。

機密文書回収ボックス以外の廃棄方法は？

機密文書回収ボックスは大変便利なサービスですが、機密文書の量や会社の形態によっては他のサービスのほうがふさわしい場合があります。

廃棄したい機密文書の量が少ないのであれば、機密文書回収ボックスよりも機密文書廃棄サービスのほうがおトクかもしれません。機密文書廃棄サービスは、ダンボール箱に詰めた機密文書を回収し適切な処理をして廃棄してもらえるサービスです。「機密文書の廃棄は年一度くらいでいいかな」と考えている場合は、機密文書廃棄サービスに頼んだ方が利用料の削減ができるかもしれません。

もし機密文書廃棄サービスを利用するのであれば、シュレッダー処理の機密文書廃棄サービスよりも溶解処理の機密文書廃棄サービスをオススメします。溶解処理の機密文書廃棄サービスのほうが安価なうえに、紙をドロドロに溶かすため情報漏洩の危険性が少ないと言えます。また、溶かした紙は再生紙としてリサイクルされるため、環境にも優しい処理となります。

また、機密文書の廃棄だけでなく、機密文書の管理にも困っているのであれば、文書保管サービスを使うという選択肢もあります。文書保管サービスとは、外部倉庫に機密文書などを保管委託するサービスです。機密文書廃棄サービスと連動している文書保管サービスなら、預けた文書をWebなどで確認でき、廃棄申請をすることができます。文書保管サービスに預けているうちに保管期限が過ぎた機密文書などを連絡一つで廃棄できるため、文書管理も文書廃棄も手間をかけずに済むようになります。

機密文書回収ボックス以外の廃棄方法を考える際にも、セキュリティをまず第一に考えて選びましょう。また、社内でシュレッダーを買うという手もありますが、高品質なシュレッダーは価格が高く、シュレッダー作業にかかる人件費もかかってしまうと考えると、外部に廃棄を委託したほうがコストがかからないかもしれません。機密文書の廃棄に関係するサービスは想像以上に安価なことも多いため、一度料金表を確認してみるとよいでしょう。

廃棄する機密文書の量がとても少ない場合以外には、機密文書回収ボックスなどの機密文書を廃棄できるサービスを利用することをオススメします。