保管と保存の違いを正しく理解して書類管理をしよう!

書類の「保管」と「保存」には違いがあることを知っていますか? ここでは保管と保存の違いとはなにかを説明するほか、正しい書類の管理方法にも触れていきます。保管と保存の違いを理解して、効率のよい書類管理をしていきましょう。

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「保管」と「保存」の違い

みなさんは書類の「保管」と「保存」を区別していますか? 似たような意味の言葉だと思われがちですが、書類における保管と保存は異なります。保管と保存をしっかり区別して書類管理をすることで、社内の書類の運用がとてもしやすくなります。正しい書類管理のために、まずは保管と保存の違いについて説明します。

保管

必要に応じて書類をすぐに参照できる状態のことです。書類の作成・発生から1年くらいまでの使用頻度が高い書類は保管するとよいでしょう。事務所内の取り出しやすい箇所に保管し、使用しやすさを基準に管理します。保管する期間は、書類の作成・発生から1年としている企業が多いと言われています。また、作成・発生から1年以上経った書類でも、使用頻度が高いのであれば、保管しておくとよいでしょう。

保存

保管の期間を終え、使用頻度が少なくなった書類を書類棚や倉庫で管理しておく状態のことです。すぐに参照できる必要はありませんが、どこにどの書類があるのかは把握できる状態にしておかなければなりません。書類を保存する前に、徹底的に書類をジャンル分けしておきましょう。また、それぞれの書類の保存期間についても分かりやすいように工夫して保存する必要があります。

社内の書類管理規定があるならそれに従うべきですが、そもそも書類の保存期間は法律で定められています。書類管理規定の作成日が古いのであれば、法律で定められた保管期間を今一度確認しておく必要があります。法改正などで保管期間が変更されている書類があれば、書類管理規定を更新しておきましょう。

法律で定められた保管期間はこちら

保管と保存の違いについてしっかりと理解し、適切な書類管理をしていきましょう。

保管する書類と保存する書類

では、具体的にどの書類を保管して、どの書類を保存すれば良いのでしょうか?

企業によって頻繁に使う書類は異なるため、一概には言えません。しかし、基本的に1年保管した書類を保存に移行している企業が多いようです。作成・発生から1年経ち、使用頻度が低いものから保存に切り替えていくのがよいでしょう。なお、経理関係の書類は年度別での管理をオススメします。経理関係の書類は、法律上年度ごとに保存期間が定められているため、年度が切り替わるタイミングで保存に移行しましょう。

書類の保管から保存への移行は、年に一度など書類整理の期間を設けましょう。経理書類に合わせ、年度明けにまとめて書類の保管から保存への移行を行うと良いかもしれません。

また、保存した書類を長年保存したまま放置してしまうと、保存スペースを圧迫してしまいます。法律で定められた保存期間を過ぎた書類を廃棄するフローを作っておくことで、保管スペースの削減になるほか、社内の書類の整理が楽になるでしょう。企業によっては、法律で定められた保存期間が過ぎたあとも使用する書類もあるはずです。しっかりとした書類管理規定を作って会社全体で統一しておくことで、書類の管理の手間を省くことが出来ます。

もし廃棄する書類の量が多いのであれば、社内で一枚一枚シュレッダーにかけるよりも、外部の書類廃棄のサービスに委託することをオススメします。廃棄作業に当たる作業者の人件費を考えると、書類廃棄のサービスを利用した方がコストがかからないかもしれません。廃棄作業の手間だけでなく、総合的なコストを一度比較してみてはいかがでしょうか。

効率の良い書類保管&保存方法

「書類が保存スペースに入りきらない」「書類管理の担当者の引き継ぎに困っている」そんな場合は書類を外部の倉庫に保存するサービスをオススメします。書類の管理にかける人件費や、書類の保存スペースの削減が出来るほか、セキュリティ対策などの書類の保存に適切な環境で書類を保存することが出来ます。また、書類の保存から廃棄までWeb管理システムなどで一元管理することができるため、書類の把握がしやすくなります。

外部に書類を預けるのであれば、普段使うことの少ない「保存」する書類を預けるとよいでしょう。入出庫は別料金の場合が多く、普段あまり使わない書類を預けるとコストを削減出来ます。

書類を外部に預けたい方や、書類の運用方法に悩んでいる方はキーペックスに一度ご相談ください。キーペックスでは書類の仕分けなどのさまざまなオプションサービスなどを行っており、日々の書類の管理がしやすくなる総合的なご提案をすることができます。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

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書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。