KEEPEXコラム編集部 
日々増える請求書に悩まされていませんか？
領収書を集めて、分類して、ファイルに閉じて、表計算ソフトに打ち込んで……それなのに保管する場所がもうない！過去に保管したはずの請求書も一つ一つファイルを開いて確認しなければいつのものか分からない……。そういった経験はありませんか？様々な書類の中でも請求書は毎日のように発生するものなので、特に管理にかかる手間が大きくて大変ですよね。請求書の取り扱い方法についても実はよく分かっていない、など人に聞けない疑問もあると思います。
この記事では、請求書保管について保管期間や保管方法など、よく悩みがちな点について分かりやすく説明いたします。
請求書の保管義務って？
古い請求書をなんとなく保管しているけれど、保管って絶対にしなければいけないもの？そう疑問に思ったことがある方もいらっしゃると思います。請求書には、法律で定められた保管義務がありますので、会社の判断で破棄はできません。
もう使わなさそうな請求書は処分してしまいたいところですが、そういうわけにもいかないところが困りますよね。請求書の取り扱い方に困らないよう今一度「請求書」について確認してみましょう。
■そもそも「請求書」とは？
商品やサービスによって発生した代金を、特定の期日に支払うように取引先に請求するための文書です。領収書や納品書とともに証憑（しょうひょう）書類と呼ばれています。
書類保管期間は書類の種類によって様々です。請求書を含めた証憑書類は所得税法・消費税法・法人税法などによって保管期間が定められていますので、その期間は保管しておかなければなりません。なお、書類保管期間がすぎた後には適切な方法で破棄することができます。
請求書保管の期間はどれくらい？
さて、書類保管義務には期限があるということで、どのくらいの期間保管しておけば良いのでしょうか？請求書保管の期間について簡単にご説明します。
法人の場合：7年
個人事業主の場合：5年
領収書の書類保管期間は事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数える必要があります。
例）3月末決算の法人の場合、確定申告の提出期限は事業年度終了日の翌日から2ヶ月のため、「5月末から7年間」が保存期間です。
※勘違いしやすいポイントですが、領収書の日付ではありません
個人事業主の場合、法律上の請求書保管の期間は5年間ですが、帳簿は7年保存する必要があるので、できれば請求書も7年保存しておくとよいとされています。ここまで読んでいただいた方はお分かりだと思いますが、そんなに長い期間社内に保管しておくのは大変ですよね。請求書が溜まっていく一方で、整理するのにも探し出すのにもかなりの時間と手間がかかってしまいます。
請求書の社内保管にはリスク有り？
では、請求書保管の方法はどうするのがよいのでしょうか。これも悩みどころです。ずっと社内で保管してきたけれど、手間もかかるしスッキリまとめて効率化したいなあ……と思った方も多いのではないでしょうか。この期に改めて請求書保管の方法について見直してみませんか？
まず、請求書の社内保管の場合についての見直しをしてみましょう。以下に社内保管のメリットとデメリットを比較できるよう、まとめてみました。
■社内保管のメリット
- 必要書類をすぐ手元に取り出せる
- 外部の委託業者への契約等の手続きは不要
■社内保管のデメリット
- スペース確保の手間や、スペース用の賃料等がかかる
- 保管場所のセキュリティ対策や災害対策が難しい
- 書類の整理が大変
- 書類を取り出す際に人手が必要
請求書の社内保管のデメリットを見ると、特にセキュリティ対策や災害対策の面においてリスクがあることが分かります。
会社内で書類保管するスペースを確保して、セキュリティ対策や災害対策も行うとなると、請求書の量が多ければ多いほど大変です。特に災害対策の面において火事や地震などに対応できる設備を設けるのは一般のオフィスだと難しいのではないでしょうか。紛失や災害など万一の際に書類を失ってしまうことを考えると、請求書の社内保管には不安が残ります。それにくわえて普段から取り出しやすいように保管場所の整理をしたり、リスト化したりするのは、やはりかなりの手間がかかってしまいますよね。
請求書保管は外部委託がおすすめです！
リスクがあるのは分かったけど、今まで社内保管でなんとかやってきたし、他の方法を調べるのも面倒だからこのままでいいかな……。そうお思いの方こそ、もう少しだけ考えてみませんか？
お早めに解決してしまったほうが、今後社内保管のリスクや手間に悩まされる時間を無くすことができ、面倒な思いをしなくて済むはずです。ここでおすすめするのは、書類保管の外部委託サービスの利用です。
■書類保管の外部委託サービスとは？
会社様から様々な書類等を預かり、保管するサービスのこと。
具体的には以下のようなサービスを行なっています。
（※一例として、弊社のサービスをご提示しています）
- 書類の集荷、倉庫への格納
- 保管した書類の閲覧、配送
- 保管した書類のウェブからの在庫確認
- 不要となった書類や保管期限の切れた書類の廃棄
- 書類の分類、ファイリング、ナンバリング
- 書類の電子化
など
社内保管だとスペースの確保が大変ですし、管理の人件費もかかってしまいます。他の方法として貸し倉庫、レンタルルームなど、いろいろな選択肢があると思いますが、これらは用途としては趣旨を満たしているものの、賃料や人件費がかかりセキュリティ面でも期待できず、解決策としては不十分です。
外部委託であれば比較的安価で預けられるうえ、書類が必要な際にはすぐに取り出せますので、大変おすすめできる保管方法です。
預けた書類はウェブで閲覧することもできますので、テレワークにも対応可能です。「ごく少量の新しい請求書は社内保管にし、古い請求書は外部委託サービスに預ける」などの使い分けもできます。書類の量や管理方法に悩まされたくないのであれば、外部委託サービスのご利用をおすすめします。外部委託サービスについてもっと知りたいと思う方のために、次の項では外部委託会社の選び方についてもご紹介します。
保存管理に悩まされない外部委託会社の選び方
いざ外部委託するとしても、今度は会社選びにも迷ってしまいますよね。安さで選ぶのも一つの手……と言いたいところですが、料金が安価すぎる会社では保管方法や対応に難がある場合も多く、注意が必要です。色々な会社のウェブサイトを見ても、情報が多すぎて何を基準に選べばいいのか分からなくなってしまいます。そういった時のために、ここではどのような点に注目して選べばいいのかをご案内します。下記の点がウェブサイトや資料に載っていないような会社であれば、一度お電話などでその点を確認してみたほうが良いかもしれません。
■保管方法について
- セキュリティ管理はされているか？
- 災害対策を行っているか？
- 書類の保管に適した環境か？(湿度管理など)
■保管書類について
- 預けられる書類の量はどのくらいからか？少量でも預かってもらえるのか？
- 長期的に保管してもらえるのか？
- 万一の際の賠償保険などはあるのか？
■会社の対応について
- 書類の取り寄せ等の際にスピーディーな対応をしてもらえるか？（特に大手の場合注意）
- 一律の対応ではなく適切なプランを提案してもらえるか？
なお、弊社キーペックスなら上記の確認事項を全てクリアしています。大手のような規模はないですが、会社様ごとに専任の担当者がつきますので、スピーディーで細やかな対応ができます。外部委託サービスの会社選びに迷ったら是非一度キーペックスまでお問い合わせください。