オフィスの書庫整理方法

フィスの書庫はきれいに整理されていますか? 「どこに何があるのかがわからない」「書類があふれかえっている」そんなときは一度書庫整理をしてオフィスをスッキリさせてみましょう。この記事では書庫整理の方法を一からわかりやすくご説明します!

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オフィスの書庫整理の手順

オフィスの書庫整理をしたいと思っても、どのような手順で行えばいいのか悩んでいる方は多いのではないでしょうか。書庫整理に不慣れな方のために、まずは効率の良い手順をご紹介します。オフィスの書庫整理をする際には、以下のような手順を踏みましょう。

1.保管が必要な書類と不必要な書類とに分類

オフィスの書庫整理をするためには、まず必要な書類と不要な書類とを分類しなければなりません。それでは、「必要な書類」とはどの書類のことを指すのでしょうか? 保管が必要な書類とは、「法律で定められた保管義務があり、保管期間がまだ過ぎていない書類」です。

保管義務のある書類の一覧はこちら

法律で定められた保管義務がない書類と、保管期間が過ぎた書類は、法的に捨てても問題ない書類です。しかし保管義務がない書類や、保管期間が過ぎても保管し続けている書類も、会社の業務内容によっては必要な書類かもしれません。一度確認しておきましょう。

2.不必要な書類をしかるべき処理で処分

次に、不必要な書類を処分します。しかし、ここで書類をそのまま燃えるゴミとして捨ててはいけません。保管期間が過ぎた書類には、社外秘の書類や個人情報が記載されている書類も多いはずです。そういった書類は人の目に触れないように、しかるべき処理で処分しなければなりません。処分する書類の量が少ない場合はオフィスでシュレッダーにかけてもいいかもしれませんが、書類の量が多い場合は書類廃棄サービスを利用しましょう。書類廃棄サービスとは、機密書類などをシュレッダーや溶解処理などで人の目に触れないように処分するサービスのことです。その中でもオススメは、比較的安価で、作業員の目につく可能性が少ない溶解処理の書類廃棄サービスです。

キーペックスでも溶解処理の書類廃棄サービスを行っています。不要な書類を詰めた段ボール箱を、開封せず機密性を保ったまま提携製紙所で溶解リサイクル処理しています。

3.必要な書類を種類別に分類する

法律で定められた保管義務のある書類などは保管しなければならないものです。これを「経理書類」「従業員に関連する書類」「取引先などに関連する書類」「その他」など種類別に分類します。

4.分類した書類を使用頻度や保管期間に沿って書庫に保管

種類別に分類した書類は、使用頻度や保管期間に沿ってオフィスの書庫に保管していきます。詳しくは下の項でも詳しく解説しています。書類を保管する際には、保管のルール決めもしておきましょう。今後発生する書類もはじめから保管期限に沿って保管していれば、頻繁な書庫整理は不要になります。書類がわかりやすく保管されていれば、新たに書類を綴じる際にもどのファイルに綴じれば良いのか分かりやすいはずです。オフィスの業務を円滑に進めるためにも、保管ルールを作り、徹底的に社員に浸透させていきましょう。

オフィスの書庫整理の手順は以上になります。こういった手順を踏むことで、オフィスの書庫はスッキリ整頓されるはずです。書庫が乱雑なままだと、法律で定められた保管義務のある書類を間違えて捨ててしまうかもしれません。法律で定められた保管義務のある書類を捨ててしまうと、法律違反となり、監査の際などに大きな不利益を被ることがあります。大切な書類を廃棄したり、汚損したり、紛失してしまわないように、一度しっかりオフィスの書庫整理をしておきましょう。

オフィスの書庫への便利な収納方法

保管すべき書類を分類したところで、実際に書庫にどう収納するかお悩みの方も多いかと思います。ここでは、書類の分類方法とファイリング方法をご説明します。オフィスの書庫整理の参考にしてください。

書類を綴じる際の分類

まずは書類を「経理書類」「従業員に関連する書類」「取引先などに関連する書類」「その他」などおおまかに分類します。

経理書類は年度ごとに分類したあと、帳簿、計算書類、帳簿書類に分けて保管します。また、今年度の経理書類は使用頻度が高いため、一番取り出しやすい場所に保管しておきましょう。

従業員に関連する書類は従業員ごとに分けたあと、保管期間別に保管します。取引先などに関連する書類も、取引先ごとに分け、保管期限別に保管しましょう。その他の書類(議事録など)は保管期間別に保管することで、わかりやすく分類することができます。

オススメのファイルとファイリング方法

使用するファイルは、どの箇所からでも綴じ換えが可能なリングタイプのファイルがオススメです。リングタイプのファイルにクリアフォルダを綴じてそのクリアフォルダに書類を入れていくとよいでしょう。また、ファイルは書類の種類ごとに色分けし、ラベルを貼り、ファイルを開かずとも何の書類が保管されているのか分かるようにしましょう。書類が必要になった際に、書類棚を見ただけでどのファイルか分かるようにするのが理想です。書類の種類にもよりますが、経理書類のファイルであれば、ラベルに「○年度 ○○書」のように年度まで書いておくと良いでしょう。

また、保管期間ごとに1ファイルに分けることで、書類の保管期間が過ぎた際にファイルごと廃棄できるため、手間が減ります。もし保管期間ごとの書類が少ないのであれば、ファイルに綴じたポケットファイルなどに入れておき、ポケットファイルごと廃棄できるようにすると簡単に処分できます。

また、地震などの災害に対応するために、書類棚はしっかりしたものを選び、天井と固定しておくことをオススメします。

このように、徹底的にオフィスの書庫整理を行うことで書庫がきれいになるほか、運用もしやすくなります。それでも書庫のスペースが足りない、すぐに足りなくなりそうという方には、外部の倉庫に書類の保管を委託するという手もあります。

それでも書類がオフィスの書庫からあふれているなら

「オフィスの書庫整理をしたのに、書類が書庫に収まりきらない」という場合には、外部倉庫に書類の保管を委託する「文書保管サービス」の利用をオススメします。文書保管サービスでは、預けた書類をWeb管理システムで一覧できるため、簡単に廃棄や配送の申請ができます。書類はセキュリティ管理された倉庫で保管されるため、オフィス保管よりも安心です。もし文書保管サービスを利用するなら、普段使わない書類を優先的に預けるのがよいでしょう。

キーペックスなら「どの書類を預けたらいいのかわからない!」などのご相談にも対応します。まずはお気軽にお問い合わせください

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。