文書破棄のルールとは?〜破棄する文書と破棄方法〜

「どの文書を破棄していいのかわからない」「文書の破棄方法がわからない」など、文書破棄について、どう行えばよいのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。 必要な書類を間違えて破棄してしまわないためにも、文書破棄のルールの基本的な考え方についてご説明していきます。

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文書破棄のために必要なルール

みなさんはどのように文書破棄を行っていますか? 「溜まってきたら捨てる」という声も多く耳にしますが、その方法は少し危険かもしれません。会社で発生する文書の中には、捨ててしまうと法律違反になってしまう文書もあります。文書破棄を適切に行うために、文書破棄をルール化しておきましょう。

では、文書破棄のために必要なルールはどのように作ればよいのでしょうか? 文書破棄のルールの作り方は以下の3つを参考にしてください。

破棄してもよい文書とそうでない文書を明確に記載する

文書破棄をするためには、まず保管すべき文書と破棄してもよい文書に分類する必要があります。「保管する文書」「破棄する文書」を社内でルール化し、明確に記載しましょう。文書の分類については、後ほど詳しく触れていきます。

文書破棄の方法を記載する

どのような方法で文書を破棄するかを決めておきます。例えば、「社内でシュレッダーにかけ、黒いゴミ袋に捨て破棄」「外部の文書破棄サービス(○○会社)を利用」など、具体的に記載するのがよいでしょう。もし破棄する文書の量によって破棄方法を変えるのであれば、その旨も記載しておきましょう。(「破棄する文書が○枚以下なら社内のシュレッダー可」など)

破棄のサイクルを記載する

文書破棄をどのくらいの間隔で行うかも記載しましょう。量の多い経理関係の文書などの破棄タイミングにあわせて、最低でも年一度は文書破棄を行っておくとよいでしょう。オフィスが乱雑だとあらゆる業務に支障が出てくるため、日々発生する文書の量に合わせて文書破棄のサイクルを設定します。
また、誰が文書破棄を行うかも決めておくと、効率よく文書破棄のサイクルを回すことができます。誰が文書破棄を行うかを決めておかなかった場合、「誰かがやってくれるはず」という気持ちで誰も文書破棄を行わなかったり、文書破棄をした人が不平等感を抱いてしまう恐れがあります。

文書破棄のルールの作り方は以上です。

例外として、マイナンバーの記載されている文書については扱いが異なります。文書保管について定めた法律は数多くありますが、文書破棄について定められているのはマイナンバーの記載されている文書のみです。一般的な文書は会社の任意のタイミングで破棄することができますが、マイナンバーの記載されている文章は速やかに破棄することとされています。マイナンバーの記載されている文書の破棄タイミングは別途設定しておくとよいでしょう。(ある程度は事業者の采配に任されるようです。参考:個人情報保護委員会

また、文書破棄だけでなく、文書管理についても同時にルール化しておくことをオススメします。日頃から文書の管理をしっかり行っておくことで、破棄すべき文書がわかりやすくなります。

文書管理方法についてはこちら

破棄してもよい文書とは?

文書破棄をするためには、保管すべき文書と破棄してもよい文書に分類する必要があります。では、破棄してもよい文書とはどのようなものなのでしょうか?

破棄してもよい文書とは、以下の2つになります。

・法律で定められた保管義務のない文書

・法律で定められた保管義務のある文書のうち、保管期限が過ぎたもの

この2つは、法的に破棄しても問題ない文書です。法律で定められた保管義務のある文書とはなにかを調べておき、「保管する文書」「破棄する文書」を社内でルール化しておきましょう。また、法律で定められた保管期限に従って、何年保管したあとなら捨ててもよいのかもしっかりルールに記載しておきましょう。

法律で定められた保管義務のある文書についてはこちら

また、法的に破棄しても問題ない文書でも、会社の業態によっては保管したほうがよい場合があるかもしれません。そういった文書は、忘れずに「保管する文書」にしっかり加えておきましょう。

文書破棄の方法

破棄してもよい文書が分類できたところで、どういった処理を行って破棄するかを悩んでいる方も多いのではないでしょうか。実は、文書破棄をどのように行うかを定めている法律というものはありません。つまり法的には「漏洩しなければOK」ということになります。とはいえ、情報はどこから漏洩するか分かりません。情報を漏洩させてしまうと、社会的な信用を失うだけでなく、賠償金などを請求されてしまう可能性もあります。情報漏洩のリスクは大きいため、できる限りの対策は取るべきです。

では、情報漏洩を防ぐにはどういった破棄方法がよいのでしょうか? 社内でシュレッダーにかけているという会社も多いと思いますが、なるべくセキュリティ対策されている「文書破棄サービス」を利用することをオススメします。特に、処分する文書の量が多い場合は、一枚一枚シュレッダーにかけていくのも手間ですよね? 文書破棄サービスなら文書を箱詰めするだけで済むため、手間と時間も削減できます。

また、文書破棄サービスを利用する際は、しっかりとしたセキュリティ対策がされている「文書破棄専門」のサービスを選びましょう。文書破棄サービスには大きく分けて、シュレッダー処理のサービスと溶解処理のサービスとがありますが、オススメは溶解処理のサービスです。溶解処理のサービスのほうが比較的安価なうえ、紙をドロドロに溶かしてしまうため、セキュリティ面でもより安心できます。

キーペックスでも溶解処理の文書破棄サービスを行っています。ダンボール1箱という小ロットから受け付けているほか、ダンボール箱から出さずにそのまま溶解処理してしまうため、溶解処理の作業者が機密文書を見てしまうこともありません。回収車にもセキュリティ対策がされており、セキュリティ研修を受けた社員が回収に伺います。

是非一度、お気軽にご相談ください

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。