書類保管を外部に委託するための業者選定基準

書類保管管理を外部業者に委託しようと検討されている方、業者の選定基準について、お悩みではないでしょうか。そんな方のために、失敗しない書類保管業者の選び方についてご紹介したいと思います。

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書類保管業者を決める前に社内で検討すべきこと

もう既に書類保管の委託先が決まっている方も、次の内容をチェックして本当に問題が無いかどうかもう一度検討してみてください。そもそも外部保管委託するべきなのかどうか、社内でできることがあるかなども検討していきましょう。

・書類保管を本当に外部保管委託するべきか?

現在、管理している書類の量や、書類を保管しているスペースはどのくらいでしょうか。書類の量が少なく、保管スペースに十分な余裕があるのであれば、外部保管委託のメリットは少ないかもしれません。保管料などの費用をかけても書類管理の手間が省ける効率を重視する場合や、社内の保管スペースのセキュリティ対策に不安がある場合は外部保管委託に向いているでしょう。

・社内でできることはないか?

書類を社内保管する場合も、外部委託する場合も、書類の分類作業は必要になります。一度大まかに書類を分類して、保管期限の過ぎた書類は処分するなどの作業を行ってみましょう。書類を処分した結果、保管する書類が少なくなったのであれば、現在の保管スペースでも問題ないかもしれません。

・社内保管と外部保管委託でのコスト比較

書類の社内保管と外部保管委託では、どのような違いが出てくるのでしょうか。書類保管にかかるコストを大まかに挙げてみると、社内保管では「保管スペース分の賃料」「セキュリティ対策などの費用」「分類、整理、管理のための人的コスト」、外部保管委託では「サービス利用料」となっています。ただし、社内の保管スペース分の賃料や外部の書類保管サービスの利用料は様々なため、会社ごとに比較してみる必要があります。オフィスが賃貸ではなく自社ビルで、かつスペースや労働力が余っているのであれば社内保管のほうがコストがかからないかもしれません。賃料が高いオフィスを借りていて、書類の保管スペースに困っているのであれば、書類保管業者に委託した方が金銭面でも手間の面でも得でしょう。

・自社保管を選択された方へ

自社保管を選択される方もいらっしゃるでしょう。自社保管をするにしても社内で不要になった機密書類も、会社の信頼に関わる重要な書類です。大量な書類を安全かつ迅速に処理を行うためには、専門業者に頼むことが有効な手段となります。当社キーペックスへ連絡いただきましたら、最短で翌営業日に回収致します。ホチキスやバインダーもそのままでOKです。また運搬から処理まで一社完結で行い、処理完了後は機密抹消処理証明書が発行されるので、徹底した情報漏えい対策が行なえます。キーペックスなら、業務への負担をかけず手軽に機密処理が行なえるでしょう。

・書類保管業者に委託することが決定したら

どの書類を書類保管業者に預けるのかを決めましょう。業務で頻繁に使用する書類を預けてしまうと、その都度取り寄せなければならないため、かえって手間とコストがかかってしまいます。

書類保管業者への委託に適している代表的な書類は、「保管義務があり、使用頻度が少ない書類」です。法律で定められた保管期限がある書類を書類保管業者に預け、保管期限が過ぎたら破棄する手続きを行えば、保管スペースにかかる費用も最小限にすることができます。その他、劣化させてはならないような資料や重要書類も、湿度管理などが徹底されている書類保管業者に預けることをオススメします。

書類保管業者の種類と実態

書類を外部保管委託することが決まったのであれば、次は書類保管業者を決めなければなりません。と言っても、書類保管業者の違いがいまいち分からない……という方も多いのではないでしょうか。どの書類保管業者も一見同じようなサービスを提供しているように見えますが、実は書類保管業者の形態は様々で、サービスの質にも差が出てきます。ここでは、いくつか代表的なものを挙げてご紹介します。

・倉庫系

元々倉庫のスペースを貸し出している企業が書類保管サービスも始めたものです。倉庫会社のため広いスペースを持っており、書類の保管料も安価な傾向がありますが、書類の受配達はあまり得意ではないことが多いようです。

・運送系

運送会社が書類保管サービスも始めたものです。運送会社だけあって書類の受配達については最も優れているでしょう。しかし、書類管理のノウハウや実績は少ないため、書類管理の点では劣る傾向があります。

・警備会社系

警備会社が書類保管サービスも始めたものです。警備会社のため、セキュリティ対策に特化しています。もし書類の流出などが起こってしまっては警備業務の信用も失ってしまうことになるため、社員のセキュリティ対策意識も他と比べて高いでしょう。セキュリティに関しては心配は少ないですが、こちらも書類専門の業者ではないため、書類管理の点では多少劣る傾向があります。

・オフィスコンサル系

コンサル会社のため、魅力的でトータルなオフィス提案が得意です。書類管理をどう行えばいいのか分からない方などにはスムーズなやりとりが期待できるかもしれません。ですが、実際の書類管理やセキュリティ、受配送については専門ではないため外部の会社に委託していることも多く、不安が残ります。

そのほか、書類保管専門の業者などもあります。専門の業者ですので、書類の取り扱いについては最も優れています。とは言っても新しい会社なども多いため、文書保管の実績が長い業者を選ぶと安心できるでしょう。

失敗しない書類保管業者の選び方

書類保管業者の違いについてはなんとなく分かってきたところだと思いますが、実際に書類保管サービスを見比べると、情報が多すぎてどの書類保管業者を選んでよいものか悩んでしまいますよね。いざ書類保管サービスを利用しはじめてから「違う業者にすればよかった……!」とならないためにも、押さえるべきポイントをご紹介しましょう。

・担当者がいるかどうか

書類保管サービスを初めて利用するなら、書類を預ける際の手続きなどについて不安な点もあると思います。書類保管サービスを利用したことがあっても書類保管業者によって手続きの流れなどは違うので、疑問点があった際などに質問や相談ができる書類管理専門の担当者のいる業者がよいでしょう。特に、利用会社ごとに個別に担当者がつくような書類保管業者は細かな対応をしてくれるためオススメです。

・書類保管の専門業者かどうか

書類保管サービスを提供している業者は様々ですが、選ぶポイントとしては、「書類保管専門」の業者かどうかです。

単に空き倉庫などを利用したい業者がその空きスペースを「書類保管サービス」として提供することも多いため慎重に検討する必要があります。そういった業者では書類保管のノウハウがなく、書類管理の作業も他社に委託するケースもあり、書類保管サービスとしては不十分です。複数の業者が関わるとなると、情報漏洩などセキュリティ面でも劣るほか、万一の際の責任の所在もあやふやになってしまうことがあります。これらを考慮すると、書類保管を専門に行っている業者を選ぶのがベターと言えるでしょう。

・セキュリティ対策について

情報漏洩などの社会の目は年々厳しくなっています。一度でも個人情報の流出などが起こると、マスコミやネットで取り上げられ、長年社会的な信用を失ってしまうことになります。そのため、書類保管サービスを利用する際はしっかりとしたセキュリティ対策を行っている業者を選びましょう。分かりやすい判断基準としては「ISO27001」「プライバシーマーク」などの規格を取得しているかどうかです。これらを取得している会社は最低限のセキュリティ対策をしていると判断できるでしょう。また、その他の判断基準としては、「24時間365日の警備体制がとられていること」「防犯カメラによる監視体制がとられていること」「書類保管場所への入室が記録されていること」「作業スタッフへの教育が徹底されていること」などが挙げられます。

・管理システムの有無、操作性

書類保管業者では、預けた書類を一覧できる管理システムを提供している場合があります。書類の管理システムを利用する場合、直感的に操作できるわかりやすい画面かどうかは重要なポイントになってきます。また、書類の預け入れ、書類の取り寄せ、書類の廃棄などがWeb上で依頼できるのかどうか、書類の保管期限が一覧でき、期限切れの書類がすぐに判別できるかどうかなども確認しておくとよいでしょう。

書類保管業者選定における注意点

書類保管業者を選ぶにあたって、押さえておきたいポイントはお分かりいただけたと思います。前の項で紹介したポイントを押さえながら書類保管サービスを見比べると、利用したい書類保管業者がかなり絞れるはずです。ここでは、さらに一歩進んで、書類保管業者を選ぶ際の注意点についても触れておきたいと思います。

・金銭コスト重視の弊害

書類保管サービスを利用するにあたって、かかる費用はもちろん少ない方がいいですよね? ですが、金銭コスト重視の弊害として、「情報漏洩」「書類破損・紛失」などのリスクや「スタッフの対応が遅い」「スタッフが不親切」などの不満点が出てくることがあります。安価だからといってセキュリティ対策や災害対策の甘い業者を利用するのはやめるべきです。金銭コストだけで選ぶのではなく、リスク回避のためにも総合的に判断しましょう。

それでも、書類保管にかかる費用はできるだけ抑えたいものですよね。そのためには、どのサービスにどの程度費用がかかるのかを把握しておきましょう。書類保管業者に預ける際には「保管料」に目が行きがちですが、実際の運用シーンを想定して考えてみてください。使用頻度が低い書類には保管料以外の料金はあまりかかりませんが、使用頻度が高い書類には配送料などがその都度プラスされることになります。もし使用頻度が高い書類が多いのであれば、保管料が高めでも配送料が安い業者を選ぶなどの工夫でコストを抑えることができます。

・安全面、管理面、対応力など多面的なパフォーマンスに注目せよ

様々な書類保管サービスのウェブサイトを見ると、その書類保管業者が最も自信を持っているポイントが大きく表示されているはずです。書類保管サービスを利用するにあたって、「書類を預けるならこだわりたいポイント」と「書類保管業者の強みとするサービス」が一致する業者に決めてしまいたいところですが、一度冷静にサービス全体の質を確認してみましょう。例えば配送サービスが優れていても、セキュリティ対策面で甘い部分があったりはしませんか?こだわりのない部分でも、最低限のサービスを提供しているかどうかは注意して見定めましょう。

また、よくある失敗として「預かり書類の最小ロットの確認不足」があります。いざ書類保管業者に申し込みをしてみたものの、預けたい書類の量が少なすぎると断られてしまう……なんてこともあります。1箱からでも預かってもらえるのか、取り寄せも1箱単位から行ってもらえるのかはしっかりと確認するなど、あらゆる面でのサービスに目を通しておきましょう。

・重要なのはコスパのバランス

あまりにも保管料が安い書類保管業者は疑った方が良いですが、高いだけの書類保管業者も考えものです。大手の書類保管業者はしっかりとしたセキュリティ対策をしているため割高になる傾向がありますが、取り扱い書類が膨大なために細やかな対応は望めない場合もあるので注意しましょう。

また、書類保管業者のサービスには様々なオプションなどもあるため、少しでも便利なサービスを利用しようとすると費用がかさんでしまうこともあります。書類保管業者を選ぶならセキュリティ対策や災害対策がなされているかは外せないポイントですが、預ける書類の量や取り寄せの頻度が少ないのであれば、その他の部分は多少妥協して費用を抑えるのも一つの手です。

書類保管業者で悩んでいるなら専門家集団のキーペックスで決まり

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。