まだ間に合う!書類保管サービス選びの方法


企業が活動する上で、保管しなければならない書類は年々増えるのが当たり前となっています。しかし、社内のスペースは限られているため、書類の保管スペースがなくて困っているという方も多いと思います。そのような場合には、外部の書類保管サービスを活用するのがおすすめです。

決算まで、まだ間に合う!書類保管をご検討の総務・経理部の方必見!書類保管サービス選びにもう迷わない方法を大公開します!!

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書類保管に業者を使うのってどうなの?

書類を保管してくれるサービス』と聞いて言葉の通りを思い浮かべるのが普通だと思います。一概に書類の保管だけをしてくれるの?と疑問な点も多いのがこのサービス。

専門の保管や保存にはどのようなものがあるのか詳しく見ていきたいと思います。

まず書類にはライフサイクルというものがあり「作成・受領 ⇒ 整理・活用 ⇒ 保管・保存 ⇒ 処分(廃棄・長期保存)」という流れがあります。必要な書類はすぐ取り出せるように整理して保管しておき、活用しやすくしておくことが鉄則です。一般的にはひと段落終えたプロジェクト関係の書類などはしばらくは保存しておき、不要なら処分します。これらの事を会社内で全て行おうとすると、費用、時間、スペースの面全てにおいて大きな労力を費やさなければなりません。

それが会社にとって大きな負担になっているのなら思い切って業者に任せてみるというのも一考です。

『書類を保管する業者』の提供するサービスを利用する事で、自社での作業時間や保管スペースに余裕ができ、仕事の効率も上がります。そのためには自分たちが書類管理、保管の基本をしっかり理解する事で、自社にどのような課題があるのかを把握し、『書類を保管する業者』のサービスを導入する目的を明確にすることが大切です。そうすることにより、何社もある書類保管サービスを選ぶ際に迷う事無く、自社の目的にあったサービスかどうか判断する事が出来ます。

いずれの目的があるにせよ、まず自社で必要な書類を整理しておくことも重要になりますので、ここからは書類管理と保管を上手に仕分けするための基本を見ていきたいと思います。ここのポイントを押さえることで、書類保管サービスの概要をグッと理解する事が可能になります。

書類保管サービスの概要

さて、いざ書類を整理しようと思い立っても、どのように分類したらいいの?もう済んだ書類だからと処分してしまっていいの?など分からない事も出てきます。ここからは効率よく、かつ誰でも見分けがつく管理、保管の基本を見て行きましょう。

書類管理、保管の基本を挙げると、次の三つになります。

  • ライフサイクルを理解する
  • 保管期間、保存期間を決める
  • 管理のルール化

1.ライフサイクルを理解する

先ほども少しお話ししましたが、書類にはライフサイクルがあり

「作成・受領 ⇒ 整理・活用 ⇒ 保管・保存 ⇒ 処分(廃棄・長期保存)」という流れからなっています。必要な書類はすぐ取り出せるようにしておき、不要なら処分します。

全体的なライフサイクルから、「作成」「処分」のプロセスを日常的に意識することも重要です。

そもそも「作成」しなければ、保管も活用も必要ありません。受け取った書類も作成時と同じように、いつまで、どこで、どのように管理するのか決めておくと後々の整理も楽になります。また、保存期間が満了した時に重要な書類は長期保存することで、永久保存すべき価値のある書類と分類し、残すこともできます。

2.保管期間、保存期間を決める

書類は単に古いからといって、むやみに廃棄することはできません。種類によって法令で保存期間(法定保存年限)が定められている場合があります。保存期間が満了した書類は、適切な方法で廃棄し、廃棄記録を残しておくことをお奨めします。

法定保存年限を大きく分けると、2~4年(短期)、5年(中期)、7~10年(長期)の保存期間が定められている書類と、永年保存すべき書類があります。例えば、会社法では会計帳簿や重要書類は10年間、法人税法では取引に関する帳簿や決算関係書類、証憑類(領収書等)は7年間保存することが定められています。また永年保存文書は、総務関係で言えば「自社の株式に関する文書」「官公庁への提出書類および許認可・通達等の重要な文書」等、経理関係で言えば「決算に関する書類」「固定資産関係書類」等です。

書類の種類としては、人事・労務関係、総務・庶務関係、経理・税務関係などが挙げられますが、これらの書類の中には、電子データとして保存可能なものもあります。

3.管理のルール化

前述したように、業務効率を上げるためには「管理のルール化」が必要になってきます。多くの職場には、「文書管理規則」「文書管理規程」などと呼ばれる、明文化されたルールがあると思いますが、「ルールはあっても知られていない」「ルールはあっても守られていない」というのが、多くの企業の実情ではないでしょうか。書類や情報の管理ルールをおろそかにすれば、コンプライアンス違反やリコール、経営責任などを問われ、株主や顧客・消費者を含めて、社会的信用を失うことにつながります。まずは、自分の会社の書類管理・文書管理のルールをもう一度、読み返してみましょう。例えば、個人文書と共有文書を区別して、文書が完成(決裁・提出)段階になったら、必ず共有キャビネットや共有フォルダに保存して、共有文書にしなくてはなりません。逆に、メモ段階の個人文書を共有フォルダに入れてしまうと、どれが最終版・確定版で、どの情報が正しいものなのか、他の人が迷ってしまいます。最新版・最終版を定め、版管理をすることが情報管理の観点からは重要です。

書類保管サービスのメリット

ここでは、初めて「書類保管サービスを利用する」上で、社内稟議に上げる際に知っておいた方が良いメリットとデメリットを挙げていきたいと思います。

書類保管サービスを利用する」とは、自社倉庫ではなく他社の営業倉庫のサービスを利用して、書類を預けることです。サービスを利用することで、自社で管理する際に自前に構築することが求められるセキュリティ体制や災害対策が不要となり、そしてオフィススペースの有効活用を実現することができます。

一方、これまで社内に書類を保管してきた会社が、稟議申請し、予算を確保し、機密文書である書類を外部に保管することは、想像以上にハードルが高いと思います。もちろん書類保管サービスを利用する」メリットは多いものの、デメリットがあるのも事実です。まずはメリットを6つにしぼって解説していきます。

  1. スペースコストを削減できる
  2. オフィススペースを有効活用できる
  3. 書類を探す時間や取りに行く時間を削減できる
  4. 保管期限を設定すれば廃棄までしてくれる
  5. 書類の見える化につながり共有化が進む
  6. 全社統一管理ができる

1.スペースコストを削減できる

オフィスの賃料に比べ、外部倉庫の保管料は安いので、預けるだけでコスト削減できます。

オフィスにキャビネットを置いて保管する場合、1坪あたりキャビネット約3本収容できます。6段キャビネット1本あたり文書箱約12箱収納できますので、1坪のスペースに約36箱保管していることになります。

都心であれば1坪1万円以上する場合が多いので、36箱の保管費用に1万円以上かけていることになります。お金に換算して考えるととても高いですね。自社に保管していれば経費がかからないし…と考えてしまいがちですが、換算してみると実はかなりの費用がかかっていることがわかります。

2.オフィススペースを有効活用できる

「書類保管サービスを利用する」ことで、オフィスのキャビネットを削減することができます。それにより、打合せスペースや商談スペース、個人ブースなどを増やすことが可能です。また、スペースにゆとりが出来ることで、コロナ禍でソーシャルディスタンスを確保した座席を確保することも可能です。

3.書類を探す時間や取りに行く時間を削減できる

もし書類が手元(自分の机回りやキャビネット内)にあれば、探せば書類は見つかりますが、その「探す」という行為に私たちは一日あたり20分から30分取られていると言われています。また、オフィスのキャビネットや社内の書庫に書類を保管している場合、探す時間に加えて仕事中に書類を取りに行く時間も発生します。

一方、書類保管サービスを利用する」際、基本的に台帳を作成しますので、欲しい書類がどの文書箱に収納されているのかが一瞬で判別でき、探さなくて済みます。また、書類を預けていれば、取り寄せ依頼をするだけで自席まで持ってきてもらえるサービスもあります。よって、書類を探す時間と取りに行く時間の両方を削減することが可能です。

4.保管期限を設定すれば廃棄までしてくれる

これまでは、決算月が明けたあたりで、保管期限が到来した書類を廃棄していたと思います。廃棄処理サービスの委託先を呼び、社員立会いのもとで対象書類の引き渡しをおこなっていたと思います。毎年恒例の行事になっていたはずですが、結構な工数や時間が取られていたのではないでしょうか。

書類を預け入れる際に、システムに保管期限を設定できる機能があります。保管期限を設定しておけば、期限が到来する際には通知があり、廃棄の依頼をしさえすれば基本的には外部倉庫会社が廃棄まで手配してくれます。廃棄にかかわる工数や時間が圧倒的に削減できるのは大きなメリットです。

5.書類の見える化につながり共有化が進む

書類保管サービス提供しているシステムについて、書類の明細管理機能がそなわっている場合があります。預けるときに、どの文書箱に何が入っているかの簡易的な台帳をエクセルで作成していれば、それを流用できるはずです。

これまでは、作成者しか分からなかった書類のありかを、台帳を共有することにより全社員で情報共有することができるようになります。個人的なファイリングから、全社共有の情報資産によみがえらせることができます。

6.全社統一管理ができる

拠点ごとにセキュリティなどの管理レベルが異なっていることもあると思います。たとえば、本社ではキャビネットは常に施錠管理していて総務に鍵を借りて書類にアクセスしていたけれど、営業店や支店ではキャビネットの鍵が開けっ放し、というのは良くある話です。

書類保管サービスを利用する」ことにより、セキュリティレベルは同一になり、システムも本社と営業店で共通になるので書類にアクセスするための方法が統一化され、全社統一管理が実現されます。

どの拠点も同じ管理レベルというのは、監査の時に力を発揮します。全て同じ管理体制であれば、監査する側、される側の確認工数を大幅に軽減することができるからです。

書類保管サービスのデメリット

次に書類保管サービスを利用する」デメリットを3点説明します。

  1. 外部流出費用が発生する
  2. 閲覧までに時間がかかる
  3. 台帳作成しなくてはならない

1.外部流出費用が発生する

社内のキャビネットや書庫に書類を保管している場合、直接目に見える形でコストが発生することはありません。しかし、書類保管サービスを利用する」場合には、保管料や輸送費用を支払う必要が出てきます。閲覧頻度が高い書類の場合、何度も出し入れすることで想定以上にコストが発生する可能性はあります。

2.閲覧までに時間がかかる

書類が手元にあれば見たいときに見ることができますが、書類を預けていると取り寄せに1営業日ほどかかります。すぐに閲覧する必要がある書類については、業務に支障がでる可能性があります。

3.台帳作成しなくてはならない

手元にあれば、探せばだいたい欲しい書類は見つかります。しかし、書類保管サービスを利用する」場合、この文書箱に何が入っているかという台帳を作らないと何を預けたか分からなくなってしまいます。これまで無くても良かった台帳をわざわざ作成しなくてはならず、時間と労力がかかります。

これらのデメリットを解消するためにも、預けていると困ることになる書類はなるべく預けないようにすることが大事になる場合もありますね。

書類保管サービスでの注意点

ここまで書類保管サービスを利用する」ことのメリットデメリットを見てきました。大体の全体像と自社の保管プランが固まって来た方もいるのではないかと思います。

最後に書類保管サービスを利用する」上での注意点をまとめてみました。自社保管プランを確定する前に参考にしてみてください。

『自社の目的に合ったサービスか?』

書類保管サービスを利用する」時は、自社の目的にあったサービスかどうか判断しましょう。どのような課題があるのか把握して、導入する目的を明確にすることが大切です。例えば、ペーパーレス化が目的なら、スキャナや複合機が充実しているサービスが適しています。また、既存システムとの連携機能も必要になるでしょう。業務を効率化させたいなら「検索機能」「承認機能」も重要です。検索機能が優秀だと、目的の文書を迅速に探すことができ、全文検索機能も可能です。承認機能が充実していると、申請の進捗状況を簡単に把握できます。

いずれの目的にせよ、書類を預ける前に必要な書類を整理しておくことが重要です。

『セキュリティーは万全か?』

書類保管サービスを利用する」なら、セキュリティ対策が充実しているところを選びましょう。セキュリティが万全でなければ、紛失リスクが増大します。本来の業務ではなくただ預かるだけを目的としたサービスの場合は、他の貨物との混載も起こりえます。人の出入りの多い保管場所も安全とは言えませんね。

注意点をしっかりとカバーしていて安心して依頼できるのは『キーペックス』です!

企業が事業活動を行う上で、法定文書や事業活動の記録文書などの様々な書類の保管が必要となります。また、企業が存続していく上で、書類の保管、活用および廃棄などの適切な管理は必要不可欠となります。『キーペックス』は、お客さまの文書係として文書保管(書類保管)と配送(物流倉庫)、廃棄(書類溶解処理)まで一元で承っています。

企業にとって、「情報」のもつ意味・価値は時代とともに大きく変化しており、企業が改めて見直すべきなのは、文書保管、書類保管管理です。管理のすみわけを明確にし、「紙、空間、時間の無駄」がない攻めの文書保管、書類保管管理を実現することが生産性や効率を向上しコスト削減とセキュリティ向上に効く手法です。そこでお役にたつのが、『キーペックス』の書類保管サービスです。お預かりする文書のプランニング・分類・集荷依頼・引渡・保管・閲覧・配送・在庫確認まですべて対応いたします。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。