KEEPEXコラム編集部 
会社の大事な機密文書の保管を外部委託することが社内・部署内で決まったけれど、色々な文書保管サービスがあって、どこに頼めばよいのかがわからない。安全確実に保管してくれる会社を選びたい。そんなことありませんか？そんなお悩みをもつ方に文書保管サービスの選定方法を一挙公開いたします！
どんな種類の機密文書を文書保管サービスに預ける？
まず最初に、どんな機密文書を預けるのか整理しておきましょう。機密文書とは外部に漏洩すると関係者に不利益が生じる「大切な情報の記された秘匿性が高い書類」のことです。重要度によって、次の3つに分けられます。
- 極秘文書
- 秘文書
- 社外秘文書
極秘文書とは？
簡単に言ってしまうとセキュリティレベルが一番高い機密文書です。
「重要なので社内外に対して秘密にしておきたい情報が記載された文書」という意味で使われています。
ごく一部の関係者しか閲覧できない書類のことを言い、たとえば、未発表の研究結果や合併プロジェクトの詳細といった、発表前に外部に漏洩すると企業に大きな損害を与えかねない情報が記された書類です。極秘文書に関わる人数も限られており、社内でもあまり目にすることがないでしょう。
秘文書とは？
極秘文書に比べるとセキュリティレベルは下がりますが、こちらも会社の経営や運営に関わる重要な書類です。
人事情報、財務情報、顧客リスト、仕入れ価格、クレーム情報、開発中の製品の情報、製造プロセス、金型図面、ビジネスモデルなど多種多様な秘密情報が記載された文書は秘文書といえるでしょう。
閲覧できる範囲はやや広くなり、役員や部署の長あたりまで見られるような文書です。送付や手渡しの場合は基本的に親展となり、作成時にも周囲に漏れないよう十分に気を配る必要があります。
社外秘文書とは？
社内の人間は基本的に閲覧できますが、外部の人間に見せたり、社外に持ち出したりすることを禁止されている書類です。各種マニュアル、顧客データ、企画書案などを社外秘文書と呼びます。業務上すぐに閲覧することは必要ですが、秘匿できる体制が必要でしょう。「これは社外秘だ」「秘文書だ」といくら定めても、扱う人間が重要性や危険性を理解していないと保管が甘くなったり安易に持ち出す等、事故の危険性が増してしまいます。
社員の情報に対するリテラシーを高めることが、社外秘文書ないしすべての機密文書の取り扱いには必要不可欠になってきます。
機密文書における文書保管サービスは、機密文書や記録情報の保管から活用、廃棄までの一元管理を行っています。また、管理をコンピューター上で行えるものを文書管理システムといいます。紙で保存すると膨大な量になってしまいますが、システム化することにより文書保管倉庫が離れていても会社にいながら管理できるようになります。物理的な書類は文書保管の倉庫に預け、文書管理システムでオンライン管理できるサービスを選ぶようにしましょう。
機密文書を文書保管サービスに任せて大丈夫？
「保管書類が増えてオフィスのスペースが狭くなってきた」「キャビネットがいっぱいで段ボールが山積み」など書類の保管スペースに困っている方も多いと思います。
普段使わない書類でも保管の必要があるため、保管スペースの確保に困ります。しかも会社が長く続けば続くほど保管しておく書類は多くなっていきます。
文書保管サービスなら不要な書類を段ボールに入れてWEB上で依頼をするだけで回収しにきてくれ、セキュリティレベルの高い倉庫で安全に書類を保管してくれます。
保管スペースが不要になることで、オフィスを広く使え作業効率も上がります。
文書保管サービスのメリットは保管スペースになること
「文書保管のためにトランクルームを借りている」「保管のために1部屋使っている」など書類の保管のために費用をかけている会社も少なくありません。
文書保管サービスを利用することで今までの保管スペースが不要になるので、別途倉庫などを借りる必要もありませんし、必要以上に広いオフィスを借りる必要もありません。
文書保管サービスの倉庫は、書類を保管するための専用倉庫となりますので、自社でトランクルームなどを借りるよりも安く保管することができます。
このように会社にとってはいい事ずくしの文書保管サービスですが、セキュリティ面で安心して任せられるのでしょうか？
セキュリティレベルの高い文書保管サービスを選ぼう
社内で書類を保管する場合、外部の方の出入りや社員の入れ替えなどでどうしてもセキュリティが甘くなるため、個人情報や製品開発の設計図など、外部に漏れては困る機密文書の保管には細心の注意が必要です。外部に漏れることで会社の信用を著しく落としたり、競合他社に製品を真似されてしまうなど被害を受けてしまう場合があります。
書類を保管してくれる会社のほとんどが、書類専用のセキュリティレベルの高い倉庫で保管してくれます。
保管庫への入退室の管理から24時間の有人監視など安心して任せられるレベルで管理されています。また安全なのは倉庫だけの話ではありません。
書類の集配時も、厳重にロックのかかったトラックで書類を運んでくれたりと、自社ではとても真似できない方法で大事な機密文書を守ってくれます。
災害対策がしっかりした文書保管サービスを選ぼう
さらに文書保管のリスクの一つが災害による書類の紛失です。製品開発の設計図や顧客情報などの書類はなくすわけにはいきません。
文書保管サービスの倉庫は災害などの対応を行っている倉庫も多く存在します。災害時のリスクや対策がしっかりした文書保管サービスを利用するのも選ぶポイントになってきますね。
文書管理システムが使える文書保管サービスを選ぼう
また「必要な書類をどこにしまったかわからない」「どこかにあるはずだが見つからない」など書類探しに困った経験はありませんか。
文書保管サービスには保管している書類をシステムと連動させることで、探している書類がどの段ボールに保存されているか簡単に検索できます。
遠方にある営業所の書類が必要な場合にも社員を使わずパソコン一つで本社に集められるなど、文書運用の点からも多くのメリットがあります。
機密文書・文書保管サービスの6つのチェックポイント
さてここからは、文書保管サービスを選ぶに当たって、抑えておきたい6つのチェックポイントをあげていきたいと思います。
- 倉庫に預けた後、文書整理・検索がスムーズな文書保管サービスか？
- 必要な時に必要な文書がタイムリーに閲覧可能か？
- 担当者変更時の引継ぎも心配なく、専門知識が無い人でも利用しやすいシステムか？
- 機密漏洩の心配無用の万全なセキュリティ対策が立てられているか？
- 防災、防犯など万全な管理体制で、保管から廃棄まで一元管理か？
- 最終処分もリサイクルで環境を考慮しているか？
企業向けの文書保管サービスは日々進化を遂げています。Webシステムを使用し24時間受付可能なものや、万全な防災・防犯対策をしている倉庫もあります。オフィスのスペースを圧迫していた書類は、文書保管サービスを利用することで管理コストを抑え、必要な書類を探す手間も時間も減らすことが可能です。さらに山積みになった書類で圧迫されたオフィスを整理整頓された快適な空間にできます。
文書保管サービスごとに、受付可能な最小ロットや価格帯に幅があります。保管する単位も箱・ファイル・クリアケースなど様々ですので、自社にとって利用しやすい内容か注意深く確認し、自社に合う文書保管サービスを見つけることが重要になってきます。
トータルバランスで文書保管サービスを選ぶなら？
文書保管サービスを選ぶ際には、コストで選んではいけません。もちろんコストも重要ですが、機密文書が含まれた保管を考えている場合は、倉庫のセキュリティレベルが高い倉庫を選ぶことが最低条件となってきます。
また、「大手企業でまとまって依頼したい」ということでない限りは、担当営業マンのフットワークや小回りの良さで選ぶと良いでしょう。
わたしたちキーペックスは、上記の文書保管サービスを選ぶための6つのチェックポイントに対応してきました。そして、わたしたちキーペックスは「お客さまの文書係」として文書保管から配送、機密文書廃棄までトータルサポートサービスを提供しています。
強みとしては、中堅倉庫会社としてのフットワークと細やかなサービスです。そして、文書情報管理士が経験と実績に基づきお客さまに最適な文書保管プランをご提案しています。また、1ケースから集荷にお伺いしているため、気軽に依頼できるところがお客様に喜ばれていますので、まずはお気軽にご相談ください。
企業にとって、「情報」のもつ意味・価値は時代とともに大きく変化しており、企業が改めて文書保管・文書管理方法を見直すべき時代になっています。管理のすみわけを明確にし、「紙、空間、時間の無駄」がない攻めの文書保管・文書管理を実現することが、生産性に寄与しコスト削減とセキュリティ向上の第一歩となります。文書保管サービスの選び方は難しいと思いますが、本記事を参考にしていただき、よい文書保管サービス検討に役立てればと思います。