KEEPEXコラム編集部 
みなさんは不採用者の履歴書をどのように取り扱っていますか？ 「保管期間はあるの？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。この記事では不採用者の履歴書の取り扱い方法について、さまざまな視点から触れていきます。
不採用者の履歴書の取り扱いに法的な決まりはあるの？
在職者や退職者の履歴書とは違い、実は、不採用者の履歴書の取り扱いについて法的な決まりはありません。そのため、不採用者の履歴書の扱いは会社の裁量に任せられています。保管しようが廃棄しようが構わないということです。しかし、法的な決まりがないからといって粗雑な扱いをしてしまうと、求職者から悪い印象を持たれてしまい、会社の悪評判につながってしまうかもしれません。履歴書に記載されている内容は個人情報でもあるため、機密文書として扱う必要があります。廃棄する場合にも、機密文書などと同じく人の目に触れないような処理をしましょう。
また、不採用者の履歴書に対して一枚ずつ別個に対応していては、一貫性のない対応として不誠実な印象を持たれてしまいます。不採用者の履歴書をどのように扱うかは会社の方針として決めておくべきでしょう。不採用者から履歴書の返却を求められることも多いため、返却を求められた場合はできるだけ返却できるような決まりにしておくとベターです。
次の項からは、不採用者の履歴書のよりよい取り扱い方法について具体的に触れていきます。
不採用者の履歴書のオススメの取り扱い方法
不採用者の履歴書の取り扱い方法に法的な決まりはありません。しかし、余計なトラブルなどを起こさないためにも、不採用者の履歴書の取り扱い方法について一度考えておきましょう。
求職者の立場に立って考えてみると、不採用になった会社に自分の個人情報をいつまでも取っておかれている状況は不安なものです。また、一度使用した履歴書を次の会社に送る履歴書の参考にする求職者も多く、「履歴書を返却してほしい」という声も少なくはありません。
不採用者の履歴書は「即時返却する」か、「保管期間を定めておき、保管期間に沿って破棄する」かのどちらかの取り扱い方がよいでしょう。
a.即時返却する
不採用者に履歴書を返却する義務はありませんが、返却することで会社の信用を得ることができるでしょう。履歴書を返却することで、個人情報の保護の観点からも安心してもらえるうえに、社内で保管する手間を省くこともできます。不採用者に履歴書を返却する際には、不採用通知とともに返却するとさらに手間が省けます。
b.保管期間を定めておき、保管期間に沿って廃棄する
不採用者全員に履歴書を返却するのは手間だと考えているのであれば、こちらの方法がよいでしょう。「社内で保管期間を定めておき、その保管期間が過ぎたら廃棄する」という方法です。その場合、あらかじめ保管期間を告知しておくとトラブルを避けることができます。保管期間を告知せず廃棄してしまうと、のちのち不採用者から「返却して欲しい」と言われてしまった場合に対応できません。なお、不採用者の履歴書の保管期間については、数ヶ月としている会社が多いようです。
不採用者の履歴書を廃棄するときは
不採用者の履歴書には保管義務がないとはいえ、個人情報です。そのまま一般ゴミとして捨てるなど、人の目に触れる可能性のある廃棄方法は避けるべきです。最低限、社内でシュレッダーにかけてから廃棄するようにしましょう。
不採用者の履歴書だけでなく、人の目に触れないように処分しなければいけない書類が多いのであれば、書類廃棄サービスの利用をオススメします。書類廃棄サービスとは、不要になった書類を引き渡すことで、人の目につくことなく書類を大量に処分できるサービスのことです。
社内で書類を一枚一枚シュレッダー処理する作業は手間がかかります。人件費と照らし合わせると、書類廃棄サービスなどに外部委託したほうがかかるコストが低い可能性があります。不採用者の履歴書は他の機密文書などとまとめて預けるなど、書類廃棄サービスなどの便利なサービスをうまく利用していきましょう。
不採用者の履歴書の保管方法
最後に、不採用者の履歴書を保管する場合の保管方法についても考えておきましょう。不採用者の履歴書を含め、履歴書は個人情報のため、鍵付きの棚などに保管する必要があります。できれば、防災対策やセキュリティ対策がされている部屋で、決められた社員しか触れられないような保管方法をとるべきです。
しかし、不採用者の書類は、当人から要求のない限り、定めた保管期間を過ぎるまでに見る可能性は低いものです。いざというときのためにしばらく保管しておきたいと考えていても、「社内の限られたスペースを使ってしまうことがもったいない」「細かく保管期間を把握して管理していられない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そんな時は書類保管サービスの利用がおすすめです。
書類保管サービスは、防災対策やセキュリティ対策のされた倉庫に書類を預けることのできるサービスです。書類保管サービスに預けた書類はWEB管理システムなどで確認することができるため、書類の管理をしやすくなります。また、保管期間が過ぎた場合には、連絡ひとつで廃棄手続きを行えるオプションなどもあります。書類が多い会社なら、書類保管サービスの利用を検討すべきでしょう。
社内で保管するにしても、書類保管サービスなどを利用するにしても、書類全般をしっかり管理して、履歴書などの個人情報書類を紛失したりしないようにしていきましょう。
もし書類の保管に悩んでいるなら、一度キーペックスにご相談ください。
キーペックスは、書類の保管から廃棄まで承ります。