経理書類は電子化したほうがいい?〜わかりやすい電子化の導入方法〜

みなさんは経理書類をどのように保管していますか? 経理書類は毎日増えていく書類のため、保管が大変ですよね。経理書類を電子化して管理を楽にしたいと考えている方は多いのではないでしょうか。近年では書類の電子化に関する法律が緩和されていることもあり、経理書類を電子化している会社が増えています。しかし、「経理書類の電子化をするとどういった利点があるのかが分からない」「電子化する方法が分からない」という声も多く見られます。この記事では、経理書類の電子化のメリット・デメリットと電子化の導入方法について一から説明していきます。

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経理書類の電子化のメリット

まずはメリットについて触れていきましょう。電子化による一番のメリットは、社内の書類保管スペースを大幅に削減できることです。すべてを電子上で保管してしまえば、必要なのはパソコンを設置するスペースだけで済むため、書類の数が多ければ多いほど電子化するメリットは大きいと言えます。

また、手書きで書類を作成するよりも手が疲れないという話もよく聞きます。経理の仕事をしている方には腱鞘炎の方も多く、経理書類を電子化することは社員の健康を守ることにもつながるでしょう。

最近は新型コロナウイルスの影響でテレワークを実施している会社も多いですよね。しかし、経理の仕事をしている社員だけは、紙の経理書類を処理しなくてはいけないため、毎日出勤しているというケースもよく耳にします。経理書類を電子化することでテレワークにも対応できるため、今の情勢だからこそ大きなメリットになり得るでしょう。電子化することで、外出先などで確認できるようになるのも便利なポイントです。

このように経理書類の電子化にはメリットも多いですが、反面、導入しにくいデメリットも多々あります。次の項で説明していきますので、経理書類の電子化を考えている方は一度目を通すことをオススメします。

経理書類の電子化のデメリット

経理書類を電子化することで便利になる点も多いですが、もちろんデメリットもあります。一番のデメリットとして、「導入のハードルが高い」ことが上げられます。年々法律が緩和されてはいますが、まだ導入しやすいとは言いがたいでしょう。そのほかにも導入に踏み切りづらいデメリットがいくつかあるため、電子化を導入する前によく考えておきましょう。以下に書類の電子化のデメリットをひとつひとつご紹介していきます。

まず第一に、経理書類の電子化は法律で厳しく条件が定められています。後ほど詳しく説明しますが、電子化を導入するためには「真実性の確保」「可視性の確保」という2つの条件を満たすことが必要です。この2つの条件を満たすための設備を用意するのが難しく、パソコンや保存媒体などの購入をしなければいけません。また、保存する際にはただハードディスクに保存するだけでなく、いつでも閲覧しやすいように分かりやすく整理する必要があります。そのためのデータの保存場所や保存形式のマニュアルなども必要になってくるため、電子化の導入のためには費用と時間と手間がかかることを考えておきましょう。

さらに、電子化を導入したあとも、社員への教育など定着させるまでの手間がかかります。経理書類はあらゆる社員が関わる可能性のある書類です。関わる社員全員にデータの処理方法を浸透させるのは案外骨の折れる作業ですよね。また、電子化した場合、「真実性の確保」を満たすために、書類を「誰が」「いつ」保管したのかわかるタイムスタンプが必要になってきます。そのため、書類管理の手間としては紙で保管する場合とあまり変わらないとも言えるでしょう。

また、電子化データの活用面では、書類を探したい場合に紙より探しにくいということが挙げられます。。例えば、「詳しい日付は覚えてないけど、A社から購入したときの領収書ってどこにあるんだろう?」という際に、電子化した領収書のPDFデータを一つ一つ開いて確認していくのは手間ですよね。紙の領収書の場合なら、めぼしい日付のファイルをパラパラめくるだけでよいため、紙での保管をしていたほうが便利な可能性があります。書類の保管スペースにまだ空きがあるのであれば、無理に経理書類を電子化する必要はないかもしれません。

経理書類の電子化については詳しい人が身近にいなければ難しく、導入のハードルが高いかもしれません。それでも「将来を見据えて今のうちに電子化しておきたい!」「一刻も早くテレワークに対応したい!」など、電子化のメリットとデメリットを比較してもメリットが勝つようであれば、一度腰を据えて経理書類の電子化に取り組むのもよいでしょう。電子化の導入に混乱しそうな場合は、税理士に相談したり、書類を電子化してくれるサービスなどを利用することをオススメします。

キーペックスでも書類の電子化サービスを行っているため、一度ご相談ください

経理書類の電子化の導入方法

経理書類の電子化をするのであれば、まず「電子帳簿保存法」という法律について知る必要があります。電子帳簿保存法は、経理書類などのさまざまな書類を電子保管するための条件について、詳細に定めている法律です。経理書類を電子化する際は、電子帳簿保存法に記載されている通りに保管しなければなりません。また、書類を電子化して保管する3ヶ月前までに、税務署長の承認を受ける必要があります。書類を電子化するためには最低限、「電子化した書類の保管方法」「対象となる書類」「税務署への申告方法」を理解しなければなりません。

電子化した書類の保管方法

電子帳簿保存法では、経理書類を電子データで保存する際に「真実性の確保」「可視性の確保」という2つの条件を満たさなければいけないことが記されています。「真実性の確保」とは、電子データが正しいものかどうかが明確に分かる状態で保管しなければならないという意味です。「可視性の確保」とは、電子データがすぐに参照できる状態になっていなければならないという意味になります。この「真実性の確保」「可視性の確保」は電子帳簿保存法内に詳しく条件が記載されているため、一度しっかり目を通しておく必要があります。
また、電子帳簿保存法で定めている書類のデータは2種類に分けられます。1つはパソコンなどで作成・取引をした電子データの書類を、そのまま電子上で保管するものです。もう1つは、紙の書類として作成・取引したものをスキャナなどでスキャンし、保管するものです。書類の種類によって、スキャナでの保管が認められていないものもあるため、注意が必要になります。

対象となる帳簿、書類

具体的に電子帳簿保存法の対象となる書類にはどのようなものがあるのでしょうか? 大きな区分として、「電子データで作成・取引したもの」のみ電子化が可能な書類と「電子上で発行した電子データ+紙の書類をスキャンしたデータ」を電子化可能な書類に分けられます。

▼「電子データで作成・取引したもの」のみ電子化が可能な書類

帳簿(総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金・買掛金元帳固定資産台帳、売上・仕入帳 など)
決算関係書類(棚卸表、貸借対照表、損益計算書、その他決算に関して作成した書類)

▼「電子上で発行した電子データ+紙の書類をスキャンしたデータ」を電子化可能な書類

証憑類(契約書や領収書とその写し、見積書、請求書、注文書、契約の申込書、納品書、検収書 など)

税務署への申告方法

書類を電子化して保管するためには、税務署長の承認が必要になります。書類を電子化して保管する3ヶ月前までに所轄の税務署長宛てに必要な書類を提出しましょう。
電子化の申告に必要な書類は以下になります。

・国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書
・電子保存で使用するシステムの概要を記載した書類
・電子保存を行うパソコンに関する事務手続の概要を記載した書類(保存を委託する場合は、委託契約書の写し)
・その他補完書類

書類の電子化のイメージはつかめたでしょうか? 実際に電子化の導入に取り組む際には、間違いのないよう国税庁のホームページを一度確認しておきましょう。→電子帳簿保存法関係|国税庁

経理書類の電子化が大変だと感じたら

経理書類の電子化はメリットも多いですが、導入のハードルが高いですよね。書類の電子化は年々条件が緩和されており、今後はさらに導入しやすくなっていくと思われます。

「経理書類の電子化は大変そうだし、一度見送ろうかな」と考えているなら、紙の書類の保管を外部委託するという手もあります。書類を外部委託するには、文書保管サービスの利用をオススメします。文書保管サービスとは、書類を文書専門のセキュリティ管理された倉庫に預けられるサービスです。文書保管サービスを利用することで、社内の保管スペースを削減できるほか、Web管理システムによって書類管理の手間が大幅に省けます。際限なく溜まっていく上に、あまり見返すことのない経理書類にぴったりのサービスです。

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大切な経理書類を正しく管理できるよう、さまざまな方法を比較して自社に合った適切な方法を選択しましょう。

この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。