機密文書の保管についての年度単位整理のコツ

年が明け、年度末が近づいてきました。毎年、年度末に機密文書保管について整理していませんか?非常に時間と労力がかかりますよね。そういった手間暇のかかる機密文書の保管整理についての方法を今更ひとに聞けないあなた、または「もっと効率的で生産性の上がる書類整理方法はないのか」と考えてる総務・経理部のあなた、そういった方を対象に今回、書類整理の「いろは」から、書類整理の上級者に向けて記事を書きました。初めに書類整理の一般的な方法、その後に書類整理のコツをご紹介していきます。最後までお付き合いいただければ幸いです。

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機密文書保管、年度単位整理の一般的な方法

まず書類整理の初心者向けである機密文書保管整理の一般的な方法をご紹介していきます。どの単位で管理するのがベストかを見ていきましょう。

箱単位での整理

  • 閲覧頻度が低い長期保存文書

  ・経理、税務関係文書※発生年度、廃棄年度が同一になるように箱詰めする。

ファイル単位での整理

  • 閲覧頻度の高い長期保存文書

  ・人事、労務関係書類
  ・総務、庶務関係書類
  ・技術資料
  ・不動産資料

1件単位での整理

  • 1件ごとに管理されており、年限設定ができないような活用文書

  ・ローン、リース等契約書
  ・生損保各種契約申込書
  ・会員申込書
  ・医療機関のカルテ
  ・レントゲンフィルム

上記のように目的・内容によって分類して箱単位、ファイル単位、1件単位に分けて、それぞれ社内の書庫やキャビネットに整理収納するのが一般的です。それでは次に上級者向けの機密文書保管整理のコツを見ていきましょう。

機密文書保管、年度単位整理のコツ

このセクションでは書類整理の上級者向けである機密文書保管整理のコツを見ていきたいと思います。

(1)即座に取り出せるようにファイリングする

整理のポイントは「必要なときに」「必要な書類を」「即座に取り出せる」ことです。そのためには書類を適切にファイリングしてラベル等を活用してタイトルを記載しておくことが必要です。

出し入れが頻繁な伝票、製本した書類、電算帳票、持ち運びの必要なマニュアル類などはパイプ式ファイルを使って整理管理するのが最適です。それ以外の書類は個別フォルダで管理しましょう。

(2)ラベル・タイトルを表記する

書類管理担当以外の人でも書類が探せるようにするには、ラベルに3つのキーワードが必要です。

 ①時間要素:文書が作成された年月・期間など

 例:2020年度、2021年度4月〜

 ②固有名詞:商品名、地域名、相手先名、プロジェクト名、顧客名、開発テーマ名など

 例:K商事 特務プロジェクト

 ③内容と形態:証明書、報告書、契約書、請求書など

(3)保有・保管・保存それぞれの期間を定める

保有・保管・保存の違いを認識して、それぞれ明確に期間を定めて書類のライフサイクルを回すことが必要です。

※書類の「保有」とは社員個人が手元に書類を置いておくということです。

保管と保存の違いについて

(4)書類の内容について共通の性質に基づいてグループ化する

仕事の内容に則してグループ化(分類)をしておくことで書類が探しやすくなります。組織の区分にとらわれずに、仕事の内容・流れを基準に考えましょう。

(5)目録(管理台帳)を作成する

目録を作成していると文書のライフサイクル全体が管理できて、書庫への移管、機密抹消(廃棄)するまで役立ちます。

(6)順・向きを決めて並べる

キャビネットは左から右(引き出しは手前から奥へ)、ファイルを立てて並べるようにしましょう。

以上が書類整理のコツとなります。ラベル・タイトル表記、書類の保有・保管・保存期間を定める、書類の内容について共通の性質に基づいてグループ化、目録(管理台帳)を作成の4項目を考慮して書類整理することで整理以後の運用コストも下げることができます。

機密文書保管、年度単位整理を維持、継続させるには

ここまで書類整理の一般的方法とコツを見てきましたが、ここで落とし穴があります。書類管理に関する「仕組み」がないと、せっかく整理した書類が再び整理前の秩序のない状態に戻ってしまいます。そこで書類管理上の「仕組み化」が必要になってきます。ここでは書類管理上の「仕組み化」をご紹介致します。

○書類管理上のルールを共有する

「ルールはあっても守られない」という事例は、多くの企業にとって運営上の課題となっているのが現状だと思います。

まずは自社のルールを改めて見直してみることが重要です。出来るだけシンプルなルールにすることが運営コスト低減と長続きする要諦となります。

○必ず部署単位で行う

書類管理は「個人の仕事」ではありません。個人任せにせず、必ず部署全体でルールを作り、責任者の判断で決定しましょう。また書類管理のルール策定において推進部を作る、担当者を設置するなど、会社全体で取り組むことが大切です。

○オフィスレイアウトを見直す

共有キャビネットは個人の机から5m以内に配置するのが理想となります。『5m以上離れてしまうと書類の出し入れが面倒になり、そのことによってキャビネットに書類をしまわなくなる』と言われています。使う側の立場に立ち、オフィスレイアウトを見直す必要があります。

これらは書類整理する上での注意点になります。これらを実施することで部署内だけでなく、会社全体で書類管理・保管が秩序を持って運用されます。

機密文書保管、年度単位整理を見直しませんか?

ここまで社内において書類保管上重要な整理の「一般的方法」「コツ」「仕組み化」について紹介してきました。ここでは書類整理・保管自体を外部に委託するという選択肢をご紹介します。

「あまり閲覧しない」「いつか見るかもしれない」「でも捨てられない」書類も多いと思います。それらの書類について人的コストや社内のスペースを労することは会社の生産性を損なう要因となりえます。

そこで外部に書類保管・管理を委託するという選択があります。ただ社外の業者をどう選ぶかが難しいと思います。そんな業者選定の基準を知りたい方は、こちらの記事を是非御覧ください。
【決定版!】文書保管サービスの選び方

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ここまでお付き合いいただき誠にありがとうございました。この記事で読者の方の負担が少しでも軽減されたら筆者として嬉しい限りです。今後も弊社記事をよろしくお願い致します。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。