電子帳簿保存法の改正への対応方法とは？2024年からの義務

電子帳簿保存法の改正に対し、どのような対応をすればよいのか困っている声を多く耳にします。この記事では、電子帳簿保存法の改正に沿った保存方法をわかりやすく解説していきます。いままで紙での書類保存をしていた方は必見です。

電子帳簿保存法の改正とは？

電子帳簿保存法は、帳簿類を電子的な形式で保存する際の規程を定めた法律です。この法律は2021年に改正され、2022年1月から実施されています。しかし、多くの企業から即座に対応することが難しいという声が挙がったため、2023年12月31日までに作成または取引された書類に関しては、これまで通りの方法で保存することが認められる宥恕（ゆうじょ）期間が設けられました。

2024年が近づいており宥恕期間の期限が迫る中、まだ改正電子帳簿保存法への適合を行っていない企業は、早急に対応を進める必要があります。

改正電子帳簿保存法の2024年からの義務

2022年からの改正電子帳簿保存法において、電子保存の要項が緩和され、電子保存がしやすくなりました。

ただし、一点だけ重要な義務が新たに追加されました。それは、電子取引に関する書類を電子保存しなければいけないという義務です。これまでは、メールなどで電子取引された書類は紙に印刷して保存できましたが、2024年以降に作成・取引された書類では、これが違反となります。

電子帳簿保存法の改正に伴い、ペナルティが強化されているため、2024年1月1日までには電子取引に関わる書類の保存環境を整えておかなければなりません。

なお、電子取引を一切行っておらず、全ての取引書類のやりとりを紙だけで行っている場合には、対応する必要はありません。しかし、多くの企業で電子化が進んでいるため、今後は電子取引できない企業との取引を避ける企業も増えると予想されます。いずれは電子取引できるような体制を整えておくことも視野に入れておくべきです。

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改正電子帳簿保存法で扱われる保存方法と対象書類

ここでは、2024年からの電子帳簿保存法に対応できる書類の保存方法を基礎から説明します。

「すでに社内で書類の電子化を取り入れているので、改正ポイントだけ知りたい」という方はこちらをクリック（次の項目にジャンプ）

電子帳簿保存法で扱われる書類の保存は、大きく3つに分類されます。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引データ保存

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、コンピューターや他の電子的な手段を用いて作成された帳簿書類を電子形式で保存する方法です。会計ソフトウェアなどを利用して書類を作成し、一定の要件を満たす場合には電子保存することが認められています。

対象書類：帳簿類（総勘定元帳・仕訳帳・売掛帳・現金出納帳・固定資産台帳など）、決算関係書類（貸借対照表・損益計算書など）、取引関係書類（請求書・請求書・見積書・納品書・注文書・領収書など）の控え

電子帳簿等保存の必須要件

• システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付ける
• 保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面･書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく
• 税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めに応じることができるようにしておく（※特定の要件を満たすことで不要）

なお、電子帳簿等保存には「優良な電子帳簿に関する過少申告加算税の5％軽減措置」があります。上の必須要件よりもさらに多数の要件を満たせば軽減措置を受けられるため、気になる場合は国税庁のホームページの確認をオススメします。

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙の書類をスキャンし、電子データ保存を行う仕組みです。スキャナ保存をする際にも一定の要件を満たす必要があります。なお、スキャナによる読み取りだけでなく、スマートフォンやデジタルカメラで撮影したデータも認められています。

対象書類：紙で取引した取引関係書類（請求書・見積書・納品書・注文書・領収書など）、紙で発行した取引関係書類（請求書・請求書・見積書・納品書・注文書・領収書などの控え）

スキャナ保存を行うためのルールには、以下のようなものがあります。

• 入力期間の制限（おおむね7営業日もしくは2ヶ月以内）
• 200dpi相当以上の解像度による読み取り
• 256階調以上のカラー画像による読み取り
• タイムスタンプの付与
• データの訂正・削除が確認できるヴァージョン管理
• 帳簿との相互関連性の確保
• 14インチ以上のディスプレイ、プリンタ等と操作説明書の備え付け
• 明瞭かつ速やかに出力できるようにする
• システム概要書等の備え付け
• データの検索機能の確保

スキャナ保存を行うためのルールについて、詳細は国税庁のホームページに詳しく記載されています。

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

電子取引データ保存

電子取引データ保存とは、電子的に受け渡された書類を一定の要件を満たしたうえで、データ形式として保存することを指します。例えば、領収書や請求書などをメールでやりとりしたり、電子取引システムを利用してweb上で契約を交わしたりした際のものです。これは受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存が必要です。ファイル形式の指定はなく、PDFに変換したものや、スクリーンショットでもよいとされています。

なお、web通販などで買い物をした際に紙の領収書が届いた場合は、紙のままの保存でも問題ありません。

対象書類：電子取引した取引関係書類（請求書・見積書・納品書・注文書・領収書など）

電子取引データ保存の要件

• 改ざん防止のための措置（タイムスタンプの付与、データの訂正・削除が確認できるシステムの利用、改ざん防止のための事務処理規程の策定などのいずれか）を行う
• 保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面･書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく
• 2つの検索要件をどちらも満たす（①日付または金額について範囲を指定した検索ができる　②日付・金額・取引先のうち2つ以上の任意項目を組み合わせて検索できる）
• 税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めに応じることができるようにしておく

なお、上の検索要件については、専用のシステムなどを利用しなくても保存が可能です。Excelで索引簿を作成したり、ファイル名に日付・金額・取引先をつけフォルダ分けしたりなどの方法で対応が可能です。

詳細を知りたい場合は、こちらも国税庁のホームページで確認することができます。

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

e-文書法との違い
書類を電子保存する法律には、電子帳簿保存法のほかにe-文書法があります。
e-文書法は電子帳簿保存法よりも対象となる書類の範囲が広く、あらゆる書類が対象になっています。
電子帳簿保存法の対象以外の書類の電子保存に関しては、e-文書法に沿って保存する必要があるため、e-文書法での扱いについても確認しておきましょう。

電子帳簿保存法の改正ポイント

すでに電子化を導入している方や、今まで電子帳簿保存法の規程がネックで電子化に踏み切れなかった方向けに、電子帳簿保存法の改正によって変更があったポイントを説明します。基本的に保存条件が緩和されているため、これまでよりも管理の手間を省けるかもしれません。

ただし、2021年12月31日までに作成・取引された対象書類に関しては、引き続き改正前の保存方法で保存する必要があるため、注意が必要です。

電子的に取引された書類の電子保存の義務化

先ほど「改正電子帳簿保存法の2024年からの義務」の項で説明したとおり、電子取引した取引関係書類の電子保存が義務化されました。

税務署長による事前承認制度の廃止

改正前は電子化したい書類を報告する「承認申請書」や「事務手続きの概要」などを事前に税務署に提出して、税務署長の承認を得る必要がありましたが、廃止されました。これにより、いつでも書類を電子化できるようになりました。

スキャナ保存のタイムスタンプ要件緩和

スキャナ保存にはタイムスタンプの要件がありましたが、そのうち「受領者等がスキャナで読み取る際の国税関係書類への自署」が不要になりました。

また、付与期間が最長2ヶ月（早期入力形式の場合7営業日）以内となり、猶予が延びました。

さらに、修正や削除のログを残せる書類管理システムを使用する場合には、タイムスタンプの付与が不要になりました。

検索要件の緩和

電子帳簿保存法では、帳簿の電子保存をする際に検索機能やそれに準ずるものを整備する必要がありますが、その条件が緩和されました。

改正後は、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの検索要件で検索できる状態になっていれば問題ありません。

適正事務処理要件の廃止

適正事務処理要件とは、税務関連書類の管理において、「相互けん制」「定期的な検査」「再発防止」などの社内規程の策定をする必要がありましたが、廃止されています。スキャン保存において原本とスキャンデータの定期的なチェックなどをしている企業もあるかと思いますが、改正電子帳簿保存法では不要です。

改正電子帳簿保存法にすぐ対応したいときにオススメな方法

改正電子帳簿保存法にすぐ対応できる最も簡単な方法は、電子取引データ保存に該当する取引関係書類だけ電子保存できる環境を整えることです。書類保管システムや電子契約サービスを利用している企業が大半ですが、電子取引した書類の索引簿をExcelで作成するか、ファイル名に日付・金額・取引先をつけフォルダ分けするかのどちらかの方法でも対応できます。

また、電子取引データ保存だけでなく、電子帳簿等保存やスキャナ保存に該当する書類の電子化も進めていきたいという場合には、新しく作成・受領した書類から電子化していくのがよいでしょう。古い紙の書類を1枚1枚スキャンしていく作業は大変手間がかかるため、紙のまま社内で保存しておくか、書類保管サービスに預けておくことが現実的な対応になると思われます。書類を書類保管サービスに預ける場合には、保存期間が過ぎたら廃棄するフローにしておくと、社内の書類保存スペースが省けるだけでなく、手間も省けます。

なお、キーペックスの書類保管サービスなら、保存期間が過ぎるタイミングで通知するため、無駄な料金がかかることなく書類を管理できます。紙の書類だけでなく、電子帳簿保存法に対応した書類の保存方法のアドバイスなどもできるため、書類の保存に悩んでいる方はお気軽にご相談ください。