【決定版!】文書保管サービスの選び方

社内書類が増えてきて文書保管サービスを依頼しようか検討中、または既に文書保管サービスを依頼していて現サービスに不満を持つあなたの会社の課題に合った文書保管サービスの選定基準、メソッドをチェックしていきます。

安心の書類保管サービス
「書庫番人」
キーペックス運営の書類保管サービス「書庫番人」ならコンサルティングがつくため、初めての方でも安心です。お客さまの状況に合わせてコスパの良いご提案・運用を行います。

チェックポイント①
文書保管サービス会社の選定基準はコスト優先?

文書保管サービスを検討する際に、ポイントとしてコスト(サービス料金・保管料など)を挙げる方が大半かと思います。しかし機密文書の保管を委託する業者を選定するにあたって、コスト重視ということで良いのでしょうか?

コスト重視のデメリットとして、「情報漏洩」「書類破損汚損紛失」「手元にほしい時に配送に時間がかかる」「担当者がつかまらない」などのリスクがあります。

安かろう・悪かろうでは大きなリスクを抱えることになりかねません。

機密文書管理のアウトソーシングでは危険な情報漏えいを未然に防ぐ為にもコストだけで選ぶのではなく、コスト以外のリスク回避と管理施設・体制のセキュリティ面、耐災害設備完備などを併せて総合的に判断し検討することが大切です。

チェックポイント②
検討・利用中の文書保管サービス会社は、文書保管専門の会社か?

文書保管サービスを取り扱っている会社は色々とありますが、そういった業者の選定ポイントは、文書保管に特化した「専門会社」か?ということです。

物流や一般貨物を扱う倉庫会社が、倉庫内の一部空きスペースを文書保管用に改築・改装してサービスを開始するところも増えてきているようです。このような倉庫会社では、単に文書保管用の場所を提供し、その賃料を取るといったモデルが多く、文書の保管(この場合は「保存」に近い)は行いますが、その他の文書処理(廃棄・抹消処理)、電子化・ファイリング業務(文書管理)などは他社へ丸投げという場合が多いようです。

委託先がさらに他の業者へ業務委託することにより、監視の目も行き届きにくくなり責任の所在も不明確になる傾向があります。

文書の保管だけでなく、文書のライフサイクルに応じたサービスをトータルにサポートできる専門会社を選択するべきでしょう。

チェックポイント③
その文書保管サービス会社のセキュリティ体制は万全か?

物流倉庫や貨物倉庫などの一角で文書保管サービスを行っている会社もありますが、セキュリティ面では非常にリスクが高いと言わざるを得ないです。主要業務の片手間として保管サービスを行っているため集配送時や施設内においても一般貨物との混載が避けられない状況となり紛失や破損の危険性さえ懸念されます。業者やクライアントなどの人の出入りも激しく、セキュリティが高レベルで実現しているとは言えません。

施設セキュリティ

○施設への入退室管理(アクセス制限、ログ管理など)が徹底されているのか?

 →簡単に施設内へ入退場できるような環境では紛失や盗難等の危険性があるといえるでしょう。

○監視カメラ、生体認証(指紋認証、静脈認証、網膜認証等)、IDカードにより入退室がチェックされているのか?

 →特にセキュリティエリア内では入退室や荷物の持ち出しなどを監視する必要があるでしょう。

○施設は老朽化していないのか?耐災害仕様(防振火災等)となっているのか?

車両セキュリティ

○専用便で集配送が行われているのか?

 →他の貨物との混載状態では紛失や破損、誤配送などの危険性があるでしょう。

○車両にはセキュリティシステムが搭載されているのか?

 →セキュリティ機能が搭載されていなければ未然の防止、万が一の際の対応が取れないでしょう。

情報セキュリティ

○情報セキュリティに関する教育を定期的に行っているのか?

 →文書保管サービスに関わる全従業員に徹底した教育が必要でしょう。

   ※ISMS/ISO2700・プライバシーマークの取得などが良い判断材料となります。

チェックポイント④
その文書保管サービス会社はISO27001/Pマークは取得しているか?

その文書保管サービス会社はISO27001、プライバシーマークなどの規格を取得しているでしょうか?

近年、個人情報漏洩やコンプライアンスの欠如によって某教育系企業での不祥事や某コンビニチェーン関連会社でQRコード決済の不正利用などが起こっています。それらはマスコミやネットでも厳しく取り上げられています。

こういった事故は、品質・個人情報保護を重要課題として取り組むことが必要となってきています。

情報に対して様々なリスクを想定し、そのリスクに対して対策を講じることによってリスクがコントロールでき、事故を未然に防ぐことができます。

品質管理の手法としてPDCAサイクルを回すという考え方があります。

P(Plan:計画):顧客要求事項および組織の方針に沿った結果を出すために必要な目標やプロセスを設定する。

D(Do:実行):行動計画に沿って業務を遂行する。

C(Check:監視):方針、目標、要求事項に対して製品・サービスや、そのプロセスを監視・測定し、その結果を報告する。

A(Action:改善):プロセスの実施状況を継続的に改善するための処置を取る。

顧客、組織のニーズに対応するため具体的な計画を立て(P)実行し(D)行動を監視し(C)その結果、改善していく(A)ということを回していけば自然と継続的な品質向上につながっていきます。こういった活動の基本的な考えが認証制度(情報セキュリティISO27001)です。

文書保管サービスの選定では企業の重要文書・個人情報が含まれる契約書等を扱う委託先としてプライバシーマークは当然として、ISO27001といった認証規格を取得していることを要点として検討されてはいかがでしょうか?

チェックポイント⑤
その文書保管サービス会社は拠点・部署ごとに情報共有する仕組みはあるか?

部署ごと拠点ごとに文書管理のルールが異なって一元管理されていないことがあると思います。紙媒体の文書管理については各企業で定められた文書管理規程に則り、管理を行う必要があります。主に総務部門が主管部署となって各部署の文書管理をまとめる役割を担います。

保管されている文書在庫を管理するための文書保存台帳は、紙の保存台帳や表計算(Microsoft Excel等)を用いて管理されているのがほとんどです。この台帳で管理する内容(箱内容・番号・タイトル・年限)は部署によって異なるケースが多く、社内で統一されたルールで管理されている企業は稀です。台帳の媒体・管理情報が異なるため社内で統一することは非常に難しく、このバラバラな管理体制が部署間・拠点間での文書情報共有を妨げるハードルとなります。

従来、拠点や部署ごとに縦割りで文書保管サービス業者を選定し独自の運用を許容してきたという企業も多かったというのが実際です。しかし今後は法規制などにより企業の情報管理体制を問われる時代です。文書管理を所轄する責任者としては社内文書・在庫情報の一元管理が求められるのは必然でしょう。文書保管の文書保管サービス先の選定では、これらのことを念頭に入れて検討する必要があります。

チェックポイント⑥
その文書保管サービス会社は保管文書の在庫情報管理を徹底しているか?

社内文書を外部に保管する上で文書在庫情報管理は非常に重要な要素です。業者を選定する上で、どのような仕組みで入出庫が行われ在庫が管理されているかをチェックする必要があります。

電話での入出庫は危ない!

とある倉庫会社では「電話一本でご希望の文書を配達します!」と利便性を強調している会社も存在します。一見、非常に便利でユーザーファーストだと思われるかもしれません。ですが、このような体制では「在庫管理はズサンで、セキュリティは何も考えておりません」と言っているのと同じことです。悪意のある第三者が、なりすましで依頼をかけたとしても、その会社の担当者からなのか?権限がある人からなのか?など非常に判断が難しいところです。毎回録音でも取らない限り、ログ(記録)が残るわけでもありません。この状態では在庫数に食い違いが生じる可能性は大だと言わざるを得ません。

FAXでの文書の入出庫依頼は担当者の時間を無駄にします。

現在、多数の倉庫会社ではFAX対応を行っています。電話対応よりはまだ良い方ですが運用の煩雑さやセキュリティ面でも問題があります。

担当者がFAX対応で文書出庫する場合

  1. 担当者が在庫管理台帳を見てから該当の文書箱管理ナンバーを調べます。
  2. 担当者は出庫依頼書に文書管理ナンバーを書き込み、その依頼書を倉庫会社にFAXします。
  3. FAX送信した依頼書は、控えておいてお客様側で保管する必要がありますのでファイリングします。
  4. 担当者は依頼の文書が届いた後、記録台帳へ「出庫中」とメモしておきます。

お客様側だけで、これだけの手間がかかります。倉庫会社側でも同様に依頼書の保管やシステムへの手入力などが発生します。

またFAX依頼伝票や文書管理リストなどを顧客側・倉庫業者側で別々に管理することによって情報の更新が一致せずリストの不一致が起こる可能性が高いと言えるでしょう。

文書の入出庫の履歴・ログ管理は管理者として把握すべきことですが、FAX運用では非常に手間もかかりリスクも高くなります。

苦労して文書管理を外注したとしても依頼書の管理・ログ管理などの業務が発生し担当者は無駄な時間を費やすことになります。

今後、内部統制やSOX法への対応をする上で社内機密情報へのアクセスログ・閲覧者の履歴管理などは必須となりますがFAX対応では非常に困難となるでしょう。

ウェブでの文書入出庫・在庫確認

物流倉庫会社などではウェブでの商品在庫管理システムを、無理やり文書の在庫情報管理システムとして使っている会社もあるのが現状です。ウェブ上で在庫確認や入出庫依頼が可能なので上記のFAX運用と比べて利便性はかなり向上されますが、物流倉庫会社が商品在庫管理として構築したシステムであり、文書保管のためのユーザーファーストの作りにはなっていない場合が多いです。

上記すべてのチェック項目を満たしている文書保管サービス会社はキーペックス

キーペックスは チェックポイント1. 費用対効果がよい。チェックポイント2. 文書保管専門会社である。チェックポイント3.4. 万全のセキュリティ体制を有している。(ISO,PMS認証取得)チェックポイント5.6. 情報番人WEBサービスで情報共有、在庫情報管理を徹底している。

以上全てのチェックポイントを満たしています。また実績も豊富で東証一部上場企業や官公庁からの依頼も多く受注いただいております。それでいて小回りが利く専任担当者がお客様1社1社、誠心誠意ご対応致します。決してお客様に後悔させません!是非一度キーペックスに無料相談ください。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。