KEEPEXコラム編集部 
機密文書の処理ってどうしたらいいの？ どういう方法があるの？ などの疑問はありませんか？ この記事では、自社での処理から業者での処理まで処理方法をご説明し、最適な処理方法の選び方をわかりやすく説明します。
機密文書って特別な処理が必要？
みなさんは機密文書をどう処理していますか？ 不要になった書類とはいえ、機密文書は秘密保全の必要性が高く、漏洩した場合には企業の安全や利益に損害を与える恐れがあります。もし、社外秘の営業方針や、顧客の個人情報リストなどが流出したらどうなるでしょうか？ 一般の燃えるごみのように捨ててしまうと情報漏えいのリスクがあるため、誰の目にも入らないような処理をしなければなりません。この記事では、機密文書のよりよい処理方法の選び方について比較しながら紹介していきます。
機密文書処理は自社？ 業者？
さて、機密文書を処理する上で一番はじめに考えるのは、自社で処理するか業者に頼むのかではないでしょうか。現在自社で機密文書を処理している方も、業者に頼んでいる方も、一度会社にあった処理方法を比較しながら確認してみましょう。
自社で処理する
自社内で一枚一枚シュレッダーなどにかけて処理していく方法です。この作業は人が付きっきりでホチキスの芯などを分別しながら紙をシュレッダーにかけていく時間と手間が必要になるほか、ゴミが大量に発生してしまいます。その反面、かかる費用はゴミ袋代やシュレッダーの電気代など少ない費用で済みます。会社外の人間が機密文書を手にすることがありませんので、漏洩のリスクは低めでしょう。処理する機密文書がファイル数冊分程度など書類の量が少ないのであれば、自社内の処理でよいと言えます。
機密文書処理業者を利用する
機密文書処理の専門業者に依頼する方法です。一般のごみ処理施設などとは違い、機密文書処理の専門業者は機密文書が漏えいしないよう、セキュリティの整った施設で処理を行っています。機密文書を段ボールにまとめて預けるシステムのサービスのほか、会社ごとに回収ボックスを設置しておき定期的に回収に訪れるサービスを行っていることもあります。処分する機密文書の量が多いのであれば、機密文書処理業者を利用するべきと言えるでしょう。
まとめると、機密文書の量が少ないのであれば自社で処理、多いのであれば機密文書処理業者の利用がよいでしょう。機密文書の量が多い場合、一枚一枚シュレッダーにかけていく手間は計り知れません。費用面でもシュレッダーのために割く人件費よりは、機密文書処理業者を利用するほうが安く済むことも多いでしょう。
次の項では、機密文書処理業者の利用を考えている方のために、機密文書処理業者について詳しく説明していきます。
機密文書処理業者とは？
機密文書処理業者とは、機密文書や個人情報などの社外に漏らしてはいけない情報が記載された書類を、セキュリティ管理された工場などでシュレッダー処理や溶解処理するサービスを行っている業者のことです。単に「書類処理サービス」などのシンプルなサービス名の場合もあります。書類を箱詰めしておけばあとは回収車に渡すだけで処理できてしまうため、自社では手間がかかりすぎる量の書類をまとめて処理するにはうってつけのサービスです。
機密文書処理業者を利用する流れとしては、以下のような流れの会社が多いようです。
資料請求・お問い合わせ
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案内・契約
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書類を入れる箱の用意・書類の箱詰め
（業者によって指定の箱がある場合とない場合があります）
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集荷の日時の依頼
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回収
↓
工場での廃棄処理
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請求書・機密情報抹消証明書などの発行
また、依頼主の会社に回収ボックスを置いて定期的な回収に訪れるサービスや、依頼主の会社にシュレッダーの機械を持ち込んでその場で裁断するサービスなどもあります。書類処理の方法としてシュレッダーでの処理をしている業者と溶解処理をしている業者とに分かれるため、次の項で詳しく説明していきます。
シュレッダー処理or溶解処理 どちらがいいの？
機密文書処理業者は主にシュレッダー処理の業者と溶解処理の業者とに分かれます。この２つの処理方法では、どちらの業者がよいのかを比較できるよう、それぞれについて触れていきます。
シュレッダー処理
シュレッダー処理の業者には「書類処理専門の大きなシュレッダーのある工場に配送しシュレッダー処理を行うサービス」もしくは「シュレッダーの機械ごと依頼主の会社に持ち込み、その場で断裁するサービス」の２種類があります。シュレッダー処理を行う作業員が機密文書の内容を目にする可能性があるため、セキュリティ教育のしっかりした会社を選ばなければなりません。会社にシュレッダーごと持ち込むサービスは作業に立ち会えるので、多少の安心感があります。
溶解処理
溶解処理とは、回収した書類を専門の工場に送り、ミキサーのような機械にダンボール箱ごと入れ、専用の溶液で溶かしながらドロドロの繊維状にしていく処理のことです。ドロドロの繊維状になったものは再生紙としてリサイクルされます。機密文書の入ったダンボール箱ごと溶かしていくため、作業員に機密文書を見られる心配はありません。またホチキスの芯やクリップ、パイプファイルの金具などは製紙過程で除去されるため、書類とともにダンボール箱に入れっぱなしでも問題ありません。（ビニールやプラスチックは除去できないほか、感熱紙などは熱に反応してしまい製紙出来なくなってしまうため入れられません）費用面では、シュレッダーの業者より費用が安い傾向にあります。
比較すると、情報漏えいの危険性が少なく、エコで、費用の安めな溶解処理のほうがオススメと言えるでしょう。しかし、セキュリティ管理の甘い業者を選んでしまっては意味がありません。そのため業者選びは慎重に行いましょう。次の項では、よりよい機密文書処理業者の選び方について詳しく説明していきます。
機密文書処理業者の選び方
機密文書処理業者を選ぶ際に最も重要なのは、セキュリティのしっかりした業者です。多少費用が高くても、信頼できそうな業者を選びましょう。情報漏えいに対するセキュリティは業者によってばらつきがあります。判断基準としては、情報セキュリティに関する認証の取得状況（ISO27001またはプライバシーマーク）などが参考になるでしょう。また裁断証明書や溶解証明書などの機密情報抹消証明書を発行できない会社はやめておいたほうが無難です。そのほか、機密文書処理業者のグループ会社なども参考になります。グループ会社にセキュリティ関連の会社や機密文書を取り扱っている会社があれば、しっかりとしたセキュリティ教育をされている可能性が上がります。さまざまな業者を調べても不安が残るようであれば、シュレッダー処理や溶解処理に立ち会える業者を選ぶとよいでしょう。
セキュリティ面以外では、処理を依頼できる書類の最小ロットを確認しておくことをオススメします。少量の書類では受け入れができない場合があるので、Webサイトに記載されていないようであればあらかじめ問い合わせておくとよいでしょう。
機密文書処理業者の選び方についてはこちらの記事でも詳しく触れています。
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