機密文書の廃棄処理会社の選び方

機密文書のシュレッダー処理に多くの時間を費やしている方におすすめなのが、機密文書廃棄処理サービス。ですが、はじめての場合、どんな会社に頼めば良いのか?不安なことも多いですよね。この記事では、どんな会社なら安心して大事な機密文書の廃棄処理を任せられるのか?わかりやすく解説します。

キーペックスの機密文書廃棄・溶解処理サービス
キーペックスの機密文書廃棄・溶解処理サービスの強みは圧倒的な格安料金です。書類保管サービスもご提供しているため、セキュリティ面でも安心です。

機密文書廃棄処理を外部に頼んでも大丈夫?

廃棄処理するべき機密文書が社内に溢れかえり、シュレッダーに多くの時間を割いている。テレワークや書類電子化の中でコンプライアンスを守りながら、どのように機密文書を適切に処理するべきかわからない、そんな方も多いのではないでしょうか。そんなときに便利なのが「機密文書廃棄処理サービス」です。ですが、会社の重要な機密文書を外部に任せてしまって本当に大丈夫なのでしょうか?まずはどんな会社が「機密文書廃棄処理サービス」を取り扱っているのか、調べていきましょう。
まずはじめに思いつくのが、「古紙回収会社」や「リサイクル会社」の機密文書廃棄処理サービスです。古紙の回収・廃棄処理を日常的に行っているため、「紙」の処理には長けていると言えるでしょう。しかし機密情報の取り扱いに関しては会社によって差が出てくるかもしれませんので確認が必要です。次に、「運送会社」が行っている機密文書廃棄処理サービスです。こちらは大手の運送会社が数多く取り扱っています。機密文書の処理工場までの輸送は安心できますが、コスト面で高く付く場合が多いようです。次に「書類保管会社」が行っている機密文書廃棄処理サービスです。機密文書の取り扱いに長けているため、セキュリティ面も安心して任せられそうですね。
機密文書の廃棄処理を外部に頼む場合、それぞれの会社で強みや弱みがありますので、まずはホームページや電話などで確認して安心できる会社に頼むと良いでしょう。

機密文書の廃棄処理を安心して任せられる会社の見分け方

では、どんな会社が安心して機密文書の廃棄処理を任せられるのか?見ていきましょう。まずは、事前にしっかりとしたやり取りを行ってくれる会社を選ぶべきでしょう。依頼した際に事前に試算の見積もりを出してくれたり、頼みたい書類の量によっては搬出経路確認や搬出車両の手配をする必要がありますので、事前に聞き取りを行ってくれたりと、担当営業がついて細やかな対応をしてくれる会社だと安心できるでしょう。
次に見るべきポイントは「次回以降も頼める会社かどうか?」です。初回にしっかりとした内容の契約書が用意されていたり、Web上で依頼できるシステムがある会社だと2回目以降も安心して任せられますね。また、廃棄用の箱を販売していたりクリップやパイプファイルなどの分別が不要だったり、箱詰めの作業が楽な会社だと尚良いでしょう。
最後に、セキュリティ面をしっかり見ていきましょう。機密文書の廃棄処理の場合、ただ捨てる・燃やすのではなく、溶解処理を行い完全に抹消処理することが重要です。溶解処理の証明書を出してくれたり実際に溶解処理現場の見学が出来る会社だと安心して任せられることができると言えます。官公庁や大手企業との取引実績があるとさらに安心感が増しますね。

機密文書廃棄処理はコストも重要

前章であげたように、安心して任せられるポイントは数多くあります。しかし、会社にとって「機密文書廃棄処理」はコストでしかありません。極力安く済ませたいものです。また、定期的に依頼することになるため、なるべく料金が安い会社を探したいものです。
大手企業が提供している機密文書廃棄処理サービスの場合、1箱1,800円前後の料金が多いようです。安くても1箱1,400円と、「捨てるだけなのに・・・」と意外と割高感をおぼえるかもしれません。安心して依頼できる会社かもしれませんが、大量の機密文書のはこの眼の前にすると躊躇しますよね。もちろん安いだけの会社を選んではいけませんが、セキュリティレベルとコストのバランスが取れた会社を探すようにしましょう。

セキュリティとコストの両立ならキーペックスがおすすめ

わたしたちキーペックスも実は機密文書廃棄処理サービスを取り扱っています。創業当時から文書保管サービスを行っており、機密文書の取り扱いでは37年以上の実績があります。また官公庁や大手上場企業の求めるセキュリティレベルでサービスを提供しているため、安心しておまかせいただくことができると思います。
また、気になる料金ですが、大手機密文書廃棄処理サービスの3分の1以下の料金設定になっています。これはわたしたちキーペックスが「機密文書に関わるサービス」を複合的に提供しているからこそできる格安料金といえます。そしてポイントは、1箱から対応可能な点です。キーペックスならではの細やかな対応を心がけています。
もちろん、簡単に依頼できるWebシステムや証明書発行、溶解処理現場の見学など格安料金でもサービスの質は高いと自負しています。大量の機密文書に悩まされている方は、取引実績多数のキーペックスにぜひご相談ください

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。