シュレッダーor溶解処理 どちらの文書廃棄方法を選ぶべき?

文書廃棄の方法についてお悩みの方は多いと思います。この記事では、文書廃棄の方法について、シュレッダー処理と溶解処理の違いなどをそれぞれ比較しながらご説明します。

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キーペックスの機密文書廃棄・溶解処理サービスの強みは圧倒的な格安料金です。書類保管サービスもご提供しているため、セキュリティ面でも安心です。

文書廃棄の3つの方法

みなさんはどのように文書を廃棄していますか? 機密文書などは人の目に触れないよう、特別な処理をしてから廃棄する必要があります。個人情報の記載された文書はもちろん、法律で定められた保管期間を過ぎた機密文書についても、漏洩しないようしっかり処理してから廃棄しましょう。

しかし、廃棄する文書の量が多ければ多いほど、文書廃棄は大変です。文書を一枚一枚社内でシュレッダーにかけていては大きな手間になってしまいます。そのため多くの会社では、文書廃棄サービスなど外部のサービスを利用しています。文書廃棄サービスには、文書をシュレッダー処理しているサービスと溶解処理しているサービスがあり、それぞれ異なる特徴があります。ここでは文書廃棄の方法を、社内処理(シュレッダー処理)・文書廃棄サービス(シュレッダー処理)・文書廃棄サービス(溶解処理)の3つに分けてご説明していきます。

社内処理(シュレッダー処理)

文書の量が少ない中小企業などでは、文書廃棄を社内で行っている企業も多く見受けられます。そういった企業では、社内で文書をシュレッダーにかけてから、燃えるゴミなどとして破棄しています。当たり前ですが、個人情報や取引先とのやり取りをした文書などはすべてシュレッダーをかけるようにしましょう。小さな会社でも、個人情報の漏洩などは大きな問題になります。
また、社内で文書廃棄を行う場合、常日頃適切な文書管理をしていれば、情報漏洩の危険性は少ないと言えるでしょう。しかし、文書廃棄には作業者が必要になります。廃棄する文書が多い場合、一日の大半をシュレッダー処理に費やすなどということも起こり得ます。

文書廃棄サービス(シュレッダー処理)

シュレッダー処理の文書廃棄サービスでは、工場などにある大きなシュレッダーの機械で機密文書を処理しています。
基本的に、文書の運搬や一時保管の際にはセキュリティ管理がされており、情報漏洩しないような仕組みになっています。しかし、作業員が機密文書をシュレッダーの機械に入れる際に、機密文書を目にしてしまう可能性もわずかにあります。
また、シュレッダー処理の文書廃棄サービスの中には、シュレッダー処理を工場で行うのではなく、各会社に出向き大きなシュレッダーの機械を持ち込むサービスもあります。シュレッダー処理の作業は作業員が行いますが、作業を直に見ることが出来るため、こちらのほうが安心感があるかもしれません。

文書廃棄サービス(溶解処理)

溶解処理の文書廃棄サービスでは、工場などで機密文書の入ったダンボールを薬液に溶かし、リサイクルしているサービスです。
機密文書に適したサービスのため、文書の運搬や一時保管の際のセキュリティ管理がされています。処理段階でも機密文書の入ったダンボールごと薬液に溶かすため、作業員が機密文書を目にする心配はありません。
また、便利な点として、機密文書の入ったダンボールにホチキスの芯やクリップなどが付いたままでも、問題ないという点があります。文書廃棄サービスに機密文書を引き渡す前に、社内でホチキスの芯などを取り外す面倒な作業を省くことが出来ます。(ホチキスの芯などは薬液に溶かす段階で自動的に分別されます)また、薬液で溶かした機密文書はすべて再生紙になり、環境にも優しい文書廃棄方法と言えるでしょう。

社内処理or文書廃棄サービス

文書廃棄サービスは魅力的なサービスです。しかし、費用面などの点で機密文書を社内で処理するか、文書廃棄サービスを利用するかを悩んでいる方も多いのではないでしょうか?

そこで、社内処理をするか文書廃棄サービスを利用するか悩んでいる方に向けて、比較してみました。

社内処理

社内処理の最も優れている面は、好きなタイミングで機密文書を一枚から処理できることです。また、機密文書が社外の人間の目に触れる可能性も低いと言えるでしょう。
しかし、社内でのシュレッダー処理は時間も手間もかかってしまいます。分別、裁断処理、裁断されたゴミの処分、ゴミ袋の交換など、シュレッダー処理をする社員の作業時間分の賃金を考えると、文書廃棄サービスの利用料のほうが安く済むことのほうが多いと思われます。廃棄する機密文書の量が多ければ多いほど社内処理のコストはかさみます。廃棄する機密文書が多いのであれば文書廃棄サービスの利用を検討すべきでしょう。

文書廃棄サービス

文書廃棄サービスのよい点は、とにかく手間がかからない点です。利用料もそれほど高価ではなく、社内処理よりもかかるコストが低い可能性があります。
しかし、文書廃棄サービスはある程度まとまった機密文書の量が必要です。破棄する機密文書の量がごく少ないのであれば、社内処理で十分でしょう。それでも手間を省きたいと言う方は、「ダンボール1箱から」など少量から受け付けている文書廃棄サービスもあるため、探してみるのも手です。
文書廃棄サービスの注意点としては、サービス会社によってセキュリティ管理にバラつきがある点です。文書廃棄サービスを利用する前に、どんなセキュリティ対策をしているかをしっかり確認しておきましょう。文書廃棄サービスのセキュリティ管理に不安があるのであれば、処理を見学できる会社もまれにあります。
また、文書廃棄サービスの一つとして、「文書廃棄ボックス」というような名前のサービスもあります。社内に廃棄したい文書を投入する箱を置いておき、定期的に回収に来るというサービスです。通常の段ボールとは異なり施錠されたボックスに投入し、 溜めた書類も見えないため、 社内におけるセキュリティも担保されます。文書廃棄ボックスは、「廃棄したい機密文書が溜まるたびに手続きするのは面倒」「社内においてもセキュリティを強化したい」という方には特にオススメのサービスです。

結論としては、

・廃棄する機密文書の量がごく少ないのであれば社内処理でよい

・廃棄する機密文書の量がある程度あるのであれば、手間の面でもコスト面でも文書廃棄サービスの利用がオススメ

ということになります。

文書廃棄サービス シュレッダー処理or溶解処理

では、文書廃棄サービスならシュレッダー処理のサービスと溶解処理のサービスとのどちらがよいのでしょうか?

ここでは、溶解処理の文書廃棄サービスをオススメします。

溶解処理の文書保管サービスは、機密文書をダンボールから取り出さずに処理できます。溶解後は字の識別も不可能となる為、機密性が高く、よりセキュリティ管理に優れていると言えます。また、機密文書にホチキスの芯やクリアファイルが混ざっていても処理可能なため、作業の手間を減らせるのも良い点です。さらに、溶解処理の文書保管サービスの方が、シュレッダー処理の文書保管サービスより安価な傾向にあります。そのため、基本的には溶解処理の文書廃棄サービスを選ぶとよいでしょう。

溶解処理の文書廃棄サービスの注意点としては、感熱紙などは廃棄できないという点です。感熱紙など熱で反応する紙は溶解処理の薬液と反応してしまい、うまくリサイクルができません。もし廃棄したい文書に感熱紙などが多いのであれば、溶解処理の文書廃棄サービス以外の廃棄方法を考える必要があります。

また、見えないところで廃棄処理を行われるのが不安だという方もいるかと思います。そういった場合は、「会社にシュレッダーの機械を持ち込んでその場で処理してくれるサービス」の利用、もしくは「工場への立ち会い可の溶解処理サービス」の利用がオススメです。

文書廃棄サービスを利用するなら

では、文書廃棄サービスを利用するなら、どんな会社を選べばいいのでしょうか?

文書廃棄サービスを利用するなら、まず一番にセキュリティがしっかりしているサービス会社を選びましょう。情報漏洩を防ぐために利用した文書廃棄サービスで情報漏洩が起こってしまっては元も子もありません。配送車・工場内のセキュリティはもちろん、社員教育までされているかどうかを確認してみましょう。

また、文書廃棄だけでなく、他のサービスとの連携や便利なオプションがあるかどうかも注目しておきたいところです。例えば、文書保管サービスと連動している会社を利用すると、保管から廃棄のサイクルが連絡一つで出来て文書管理がとても楽になります。

なお、キーペックスでは、文書廃棄サービス文書保管サービスも行っています。預けた文書をWeb管理システムで確認できるほか、預けた文書の保管期間が過ぎたときは、廃棄の申請をするだけで文書の保管→廃棄が簡単に行えます。セキュリティ面でも配送車から工場内まで万全の対策を行っています。キーペックスなら文書廃棄だけでなく、文書保管のノウハウもあるため、機密文書の取り扱いに特化しており、厳しい社員教育がされています。

もちろん文書廃棄サービスのみの利用もダンボール一箱から受け付けております。是非お気軽にお問い合わせください

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。