間違えやすいタイムカードの保管期間

みなさんはタイムカードをしっかり保管できていますか? タイムカードには保管期間があり、2020年の法改正により保管期間が変わっています。保管期間を間違えて破棄してしまわないよう、一度タイムカードについておさらいしておきませんか?

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タイムカードとは? 保管義務はあるの?

タイムカードをしっかりと保管するために、一度タイムカードとはなにかおさらいしておきましょう。タイムカードとは労働基準法が定める「その他の労働関係に関する重要な書類」である法廷三帳簿のうちの「出勤簿」になります。労働基準法により保管期間が定められており、保管期間の間は保管しておく義務があります。タイムカードには打刻式のものや記入式のものなど会社によってさまざまな形式のものが使用されていますが、出勤の記録のある書類は出席簿として扱われるため、すべて保管が必要です。タイムカードは、正社員、アルバイトやパートなどの雇用形態に関わらず保管義務があります。派遣社員のものは、派遣元の会社も派遣先の会社もタイムカードを保管しておかなければいけないため、注意が必要です。また、退職者のタイムカードにも保管義務があるので忘れないようにしましょう。従業員が退職したあとも、定められた期間は保管しておかなければなりません。
なお、タイムカードの保管義務には唯一例外があります。実は、みなし労働時間制の従業員や管理監督者のタイムカードには保管義務がありません。しかしタイムカードは会社が従業員を不当に扱っていない証明にもなるため、一定の期間は保管しておくことをオススメします。

タイムカードを保管していないとどうなるの?

「タイムカードには保管義務があるのは分かったけど、罰則はあるの?」と疑問に思う方もいるでしょう。さまざま書類の中でもとくにタイムカードには明確な罰則があり、労働基準法により30万円以下の罰金が科せられています。誤って破損させてしまったり、紛失してしまうことのないよう、タイムカードは災害対策やセキュリティ対策を行った上での保管が望ましいです。もし従業員と賃金について論争になった際にタイムカードを保管していなければ、適正な賃金を支払った証明ができません。結果として会社が慰謝料の支払いを求められることもあります。また、労働基準監督署から情報開示を求められた際にタイムカードなどの労働に関する書類を提出できないと、会社の管理能力を疑われてしまいます。会社の大きな不利益にもつながってくるため、タイムカードはしっかり保管しておきましょう。

タイムカードの保管期間

タイムカードには保管義務があり、保管期間が定められていることがわかりましたね。では、タイムカードは何年保管すればよいのでしょうか? タイムカードの保管期間は長らく3年間とされていました。しかし、労働基準法は令和2年(2020年)4月1日に改正施行され、タイムカードを含む法廷三帳簿の保存期間も5年間に変更されました。2020年3月31日までのタイムカードは3年保存でも違法ではありませんが、賃金請求権の消滅時効も5年間に改正されたため、5年保存が望ましいとされています。わかりやすいように現状の保管期間をまとめました。

2020年3月31日までのタイムカード

3年保存でも違法ではないが5年保存が望ましい

2020年4月1日以降のタイムカード

5年保存

賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合のタイムカード

7年保存(賃金台帳の保管期間に合わせ)

タイムカードは今後5年保存となっていくので、2020年以前のタイムカードも5年保存にシフトしていくべきです。タイムカードの保管期間の起算日(数えはじめの日)は「最後に記入をした日」になっています。法改正以前は起算日が曖昧でしたが、法改正にあたり「タイムカードを使用して賃金の計算し支払が完了した日」と明確化されたため、今一度確認しておきましょう。ただし、派遣社員の場合は「派遣契約終了日」が起算日になるため注意が必要です。

タイムカードのオススメ保管方法

まず、タイムカードをまとめる前に、一度会社の書類保管規定を見直しておきましょう。労働基準法の法改正より前に作成された規定の場合、情報が古い可能性があります。情報が古く保管期間などが間違っていた場合や、そもそも会社の書類保管規定がない場合は、新しい書類保管規定を作成しておきましょう。今後間違って必要な書類を破棄してしまわないためにも必要な作業です。
タイムカードを整理する際には年月ごとに分類することをオススメします。年月ごとに分けておけば、監査が入った際や、保管期間が過ぎて破棄する際などに取り出しやすく便利です。また、打刻式のタイムカードなどは太陽光で劣化しやすいため、陽の当たらない・湿気の少ない場所に保管するよう気をつけましょう。
もし社内保管での災害対策やセキュリティ対策に不安があったり、適切な保管環境がなかったり、古いタイムカードの処理に困っているなら、文書保管サービスなどを利用すると面倒な書類管理の手間を減らすこともできてオススメです。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。