機密文書廃棄サービスの比較・選び方ポイント

機密文書の廃棄がしたくても、どの機密文書廃棄サービスを選べば良いか分からない……という方は多いのではないでしょうか。この記事では、機密文書の廃棄サービスを比較するときのポイントを解説していきます。

機密文書廃棄サービスとは

機密文書廃棄サービスとは、機密文書を預けることで、企業の代わりに機密文書の廃棄を請け負うサービスのことです。預けた機密文書は工場で大きなシュレッダーにかけられるか、溶解処理をされリサイクルされます。また、機密文書廃棄サービスによってはシュレッダーの機械を各企業に持ち込んで、その場で裁断してくれるものもあります。

機密文書廃棄サービスの価格はダンボール1箱数百円のものから二千円超えのものなど多種多様です。社内でシュレッダーをかける時間分の人件費や、ゴミの処分費用と照らし合わせると、機密文書廃棄サービスに頼んだ方が安く済むと言えるのではないでしょうか。機密文書廃棄サービスは機密文書を扱うサービスのため、基本的にセキュリティ対策もされています。ただし、セキュリティ対策については機密文書廃棄サービスの会社によって大きく取り組みが異なるため、機密文書廃棄サービスを選ぶ際には注意が必要です。

機密文書廃棄サービスの比較ポイント

機密文書廃棄サービスを利用したいと考えていても、どの機密文書廃棄サービスを選ぶべきか分からないという方も多いのではないでしょうか。機密文書廃棄サービスの料金形態は各社異なるため、一概に料金だけを比較しての判断ができません。そこで、ここでは機密文書廃棄サービスを選ぶ際に比較すべきポイントを選別してみました。

価格設定

機密文書廃棄サービスの料金形態は各社異なります。1箱数百円ほどの安さを売りにしている機密文書廃棄サービスでも、集荷や処理証明書の料金が含まれていないことがあり、注意が必要です。その逆に、一見価格が高いなと感じた機密文書廃棄サービスも、1箱分の料金ではなく、複数箱を一回分とする料金かもしれません。箱自体の大きさも各社異なるため、よく確認しておきましょう。

最小ロットはどれくらいか？

機密文書廃棄サービスが一回の集荷で受け付けている最小の機密文書の数も確認しておきましょう。1箱から受け付けている機密文書廃棄サービスもあれば、10箱単位でしか受け付けていない機密文書廃棄サービスもあります。

シュレッダー or 溶解処理

機密文書廃棄サービスは基本的にシュレッダー処理か溶解処理かの処理を行っています。ここでは、溶解処理の機密文書廃棄サービスをオススメします。溶解処理の方がセキュリティ面での安全性が高く、料金も安いことが多いためです。
シュレッダー処理は工場にある大きなシュレッダーの機械に作業員が機密文書を入れていく処理です。そのため、工場の作業員に機密文書が見えてしまう可能性があります。シュレッダー処理の機密文書廃棄サービスのうち、会社にシュレッダーの機械を持ち込んでその場で裁断してもらえるサービスであれば、少し安心できるかもしれませんが、料金が高くなってしまいます。
一方溶解処理は、機密文書の入ったダンボールごとドロドロに溶かすため紙片も残らず、作業員が機密文書を目にすることもありません。溶かした機密文書は再生紙としてリサイクルされるため、環境にも配慮できます。ホッチキスの針やクリップが混入していても問題なく溶解できるため、ダンボールへの箱詰め作業の負担も少なく済みます。
以上のことから、特別なこだわりがない限りは溶解処理の機密文書廃棄サービスを選ぶと良いでしょう。

セキュリティ対策

しっかりとしたセキュリティ対策のされている機密文書廃棄サービスを選ばなければ、機密文書廃棄サービスを利用している意味がありません。
一般的にはセキュリティ認証であるISMS/ISO27001や、プライバシーマークの取得がされていれば良いとされがちです。しかし、実際にどういったマネジメントを行っているかはその会社によって異なるため、セキュリティを保証できるというわけではありません。監視カメラがあるなど、具体的なセキュリティ対策がどう行われているかを確認できるとよいでしょう。有名企業の機密文書廃棄サービスでも、配送車から機密文書が紛失するという事故がありました。その点から、配送車のセキュリティ対策まで取られている会社であれば、安心できるかもしれません。

証明書発行があるかどうか

機密文書の廃棄処理の場合、ただ捨てるのではなく、完全に抹消処理することが重要です。廃棄証明書や溶解処理証明書を出してくれたり実際に溶解処理現場の見学が出来る会社だと安心して任せられることができると言えます。もし各種証明書を発行できないという機密文書廃棄サービスがあれば、セキュリティ対策などにも期待できないため、利用は避けておきましょう。

機密文書回収ボックスという選択

機密文書廃棄サービスの中には、機密文書回収ボックスというものもあります。廃棄したい機密文書を投入するボックスを会社内に設置しておくことで、定期的に機密文書廃棄サービスの会社が回収しにくるというものです。廃棄したい機密文書の社内での取り扱いが面倒な場合などには、機密文書回収ボックスのある機密文書廃棄サービスを選んでも良いでしょう。
キーペックスでも機密文書回収ボックスを取り扱っています→機密文書回収ボックス｜株式会社 キーペックス

機密文書廃棄サービスを選ぶ際には、これらの点に注目してみましょう。最も大切なのはセキュリティ対策です。まずどのようなセキュリティ対策が行われているかを確認した後に、他の項目にも着目すると良いと言えます。価格に惑わされずに、自社にふさわしい機密文書廃棄サービスを選びましょう。

機密文書廃棄サービスなら

機密文書廃棄サービスなら、キーペックスをオススメします。

1箱600円（集荷・溶解処理・証明書発行込み*/税別）
*1箱のサイズ：(長さ)450×(幅)330×(高さ)310mm（Sタイプ）
1箱から受付可能

と他社と比較しても安価な料金で機密文書の溶解処理を請け負っています。キーペックスでは機密文書の保管サービスも行っており、そのセキュリティ対策を機密文書廃棄サービスにも適用させているため、セキュリティ対策も万全です。

機密文書が漏洩してしまわないか不安な方は、溶解処理の工場への立ち会いも可能です。まずはキーペックスの集配エリアかどうか、お気軽にお問い合わせください。