会社法による文書保存期間

経理に関係する文書などの保存期間を定めている法律は複数あり、管理方法に悩まされがちです。この記事では、会社法に関係する文書の保存期間を他の法律とも照らし合わせながら、わかりやすく解説していきます。

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文書保存期間とは?

会社で発生する文書の多くには、法律で定められた保存期間があり、その保存期間のことを文書保存期間と呼びます。文書を保存する際には、基本的に文書保存期間に沿って文書を保存することが文書管理の基本です。文書保存期間を守らなかった場合、法律違反になってしまうだけでなく、監査などの際に不利な扱いを受ける可能性があります。文書ごとに、文書保存期間を定めている法律は異なるため、さまざまな法律を確認して文書管理をしていかなければなりません。この記事では、混乱しがちな会社法で定められている文書保存期間について詳しく触れていきます。

文書保存期間の一覧は以下の記事でも解説しています

会社法による文書保存期間

会社法とは、会社に関する私法的規定を実効性のあるものとするために不可欠な、訴訟法的規定,非訟事件的規定,刑罰に関する規定などを定めた法律です。会社で発生する文書のうち、記事録や経理に関わる文書など一部の文書の保存期間が定められています。

ここでは、会社法で定められている文書を、文書保存期間が長い順に並べてみました。起算日(文書保存期間の数えはじめの日)がそれぞれ異なるため、確認しながら文書保存に役立ててください。

まずは10年間保存の文書について解説していきます。

()内:起算日

▼10年保存

株主総会議事録(株主総会の日)

株主総会議事録は、株主総会の日時、場所、内容などの記事を記載したものです。株主総会の際には必ず作成する必要があります。

取締役会議事録(取締役会の日)

取締役会議事録は、取締役会の日時、場所、内容などの記事を記載したものです。取締役会の際には必ず作成する必要があります。

決算書/財務諸表/計算書類(作成日)

決算書は、主に会社の業績報告、与信管理、税金の申告として使用される文書です。「決算書」は通称であり、有価証券報告書を提出する会社では「財務諸表」、それ以外の会社は「計算書類」と呼びます。決算書の代表的なものとして「貸借対照表」「損益計算書」「株主基本等変動計算書」「キャッシュフロー計算書」が挙げられます。

会計帳簿(帳簿閉鎖の時)

会計帳簿にはさまざまなものがあり、「主要簿」と「補助簿」に分けられます。
主要簿は、「日記帳」「仕訳帳」「総勘定元帳」など、日々の取引を記録する帳簿のことです。
補助簿は主要簿の補助となる詳細な帳簿であり、「売掛金元帳」「買掛金元帳」「現金出納帳」「預金出納帳」「経費帳」「固定資産台帳」などのことです。

会社法によって10年間保存しなければならないとされている文書については以上のものがあります。その他、5年保存の文書や3ヶ月保存の文書もあるため、忘れずに保存が必要です。

▼5年保存

会計参与報告定時(株主総会の1週間前の日 ※取締役会設置会社は2週間前の日)

臨時計算書類(作成日)

▼3ヶ月保存

株主総会の代理権を証明した文書(株主総会の日)

株主総会の議決権行使に関わる文書(株主総会の日)

会社法に関係する文書の文書保存期間は以上です。文書保管期間を守れるように、社内の文書保存規定や文書保存マニュアルなどをしっかり整備して、文書を保存していきましょう。

会社法と法人税法

会社法に関係する文書の保存時には、気を付けなくてはならない点があります。それは法人税法でも保存が義務づけられている文書の文書保存期間です。決算書は会社法と法人税法とのどちらでも保存が義務づけられていますが、文書保存期間が異なります。決算書の文書保存期間は会社法で10年間保存、法人税法で7年間保存とされており、保存期間に悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。決算書を保存する際には、どちらの法律も守るために、文書保存期間の長い会社法に合わせて10年間保存しておきましょう。

なお、混同しがちな注文書や契約書、領収書などの「取引に関する書類」の保存期間を定めている法律は法人税法のみとなっており、それらの書類は7年間の保存で十分です。

文書のより良い保存方法

文書保存期間が分かれば、文書の保存方法を決めるだけで文書管理が出来ます。経理関係の文書は事業年度ごとに分類したあと、文書保存期間別に分類してファイリングすると良いでしょう。そうすることで文書を探しやすくなるだけでなく、廃棄する際にも手間が少なくなります。

また、文書管理の手間を省くために、経理関係の文書をすべて10年間保存している会社も多く見られます。文書管理に手間取っているのであれば、すべて10年間保存としてしまっても良いでしょう。

「文書を10年間も管理して保存するのは大変だな」「文書の保存スペースが足りないかも」という場合は、文書保管サービスなどの利用もオススメします。文書保管サービスとは、セキュリティ管理された倉庫に文書を預けることの出来るサービスです。Web管理システムがある文書保管サービスを選ぶことで、いつでも預けた文書を確認することが出来、文書廃棄のタイミングも一目で分かりやすくなります。

文書保管サービスのキーペックスなら、Web管理システム以外にもお客様ごとに担当者が付くため、細やかなサービスを提供することが出来ます。文書保存期間などを考慮した文書の分類・管理のお手伝いも出来ますので、是非お気軽にお問い合わせください。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

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書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。