KEEPEXコラム編集部 
機密文書リサイクルサービスを知っていますか？ 機密文書リサイクルサービスとは、不要になった機密文書などを手軽に処理できる便利なサービスです。この記事では、サービス内容から会社の選び方について、詳しく説明していきます。
そもそも機密文書リサイクルサービスって？
「そもそも機密処理リサイクルサービスってなんだろう？」という方のために、まずは機密文書リサイクルサービスについて簡単に説明していきます。機密文書リサイクルサービスとは、不要になった機密文書などを回収・運搬し専門の処理施設にてリサイクル処理する、エコで便利なサービスです。
機密文書を処理する方法としては、主にシュレッダー処理と溶解処理の2つの方法に分けられます。このうち、「リサイクル」とうたっているサービスのほとんどが溶解処理をしています。溶解処理とは、書類を薬液でどろどろに溶かしたものを古紙としてリサイクルする処理のことで、環境に優しい処理方法です。処理の際は書類の入ったダンボールごと溶解する会社が多く、機密文書を見られることはないため、セキュリティ的にも安心です。ほとんどの会社ではセキュリティ認証などの取得をしており、機密文書が漏洩しないような仕組みづくりをしています。
社内で処分したい書類が少ないのであれば、手作業で一枚一枚シュレッダーにかけてもよいでしょう。しかし、書類の量が多い場合は手間と時間がかかり、社内で発生するゴミも増えてしまいます。機密文書リサイクルサービスを利用すると、セキュリティ管理されたシステムで回収から処理までまかせてしまえる上に、環境にも配慮できます。
機密文書リサイクルサービスの選び方
「機密文書リサイクルサービス」などの名称で機密文書のリサイクルをするサービスは数多くあります。いざ機密文書の処理を頼もうかと思っても、どの会社にすればいいのか悩んでしまいますよね。ここでは、機密文書リサイクルサービスを選ぶときのポイントについて触れていきます。
一番大切なのはセキュリティ対策がしっかりなされているかどうかです。ほとんどの会社は一定の基準を満たしています。しかし、料金が安価な会社などではセキュリティ対策が不明瞭な場合もあり、注意が必要です。セキュリティ認証などを取得しているか、そして書類の処理証明書を発行しているかは最低限のセキュリティ対策の判断基準になります。
そのほかにも、最小集荷量や集荷体制（エリア、依頼から集荷までの期間）はチェックしておきましょう。翌日集荷をしているなどの素早さも大切ですが、ここでもセキュリティ対策がされているかは確認しておくべきです。一例として、キーペックスでは機密保持・紛失防止のためにすべてダンボールでの集荷をしています。また、車両にセキュリティカメラなどの搭載をし、セキュリティ教育を受けた社員が回収・運搬を行っています。
また、処理の方法としてはシュレッダー処理のサービスよりも、溶解処理のサービスをオススメします。溶解処理の場合はダンボールごと溶解することが多く、作業員に見られる心配はありません。しかしシュレッダー処理の場合、作業員が目にしてしまう可能性があります。さらに、溶解処理のサービスのほうが安価で環境にも優しいです。
まとめると、「回収・運搬・処理のすべての工程においてセキュリティ対策がされている」「社員のセキュリティ教育を行っている」「溶解処理」の会社を選ぶとよいでしょう。
また、料金を確認するときに注目すべき点は、基本的な処理料金と箱料金です。料金形態は各社異なるため「処理料金を見て安いと思ったけど配送費が高かった！」ということもあり得ます。機密文書リサイクルサービスの料金を比較する際には、処理料金と箱料金、配送費などを含めて、総合的に判断する必要があります。
機密文書回収ボックスもオススメ
機密文書リサイクルサービスのなかでよく見かけるのが、「機密文書回収ボックス」というものです。機密文書回収ボックスとは、機密文書リサイクルサービスのうち、社内に機密文書回収ボックスを設置することで、定期的に書類を回収するサービスのことです。回収された機密文書はそのまま書類処理場に送られ、適切に処理されます。
不要になった機密文書などを社内の機密文書回収ボックスに入れるだけで処理してしまえるため、とても便利です。機密文書回収ボックスを設置することで、不要な書類が溜まることなく、社内をきれいに保つことができるようになります。
処分したい書類がたくさん溜まっていて困っている方は、機密文書リサイクルサービスで一度すべて処分してから、機密文書回収ボックスを導入するとよいでしょう。
会社によって多少の差はありますが、機密文書リサイクルサービスは手軽でとても便利なサービスです。もし機密文書リサイクルサービスの会社選びに迷っているなら、機密文書回収ボックスあり、立会いOKで一箱から受付しているキーペックスにご相談ください。