法定保存文書とは?法定保存文書一覧と保存方法

「法定保存文書」とはなにか疑問に思っている方も多いのではないでしょうか? 保存しなければならない文書を適切に保存するために、法定保存文書とはなにかを一度おさらいしておきませんか? この記事では、法定保存文書の一覧とその保存方法とについて触れていきます。

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法定保存文書とは?

法定保存文書とは一体どのような文書のことを指すのでしょうか? 会社の運営にあたって発生する文書のうち、法律で保存を義務づけられている文書をまとめて「法定保存文書」と呼んでいます。

法定保存文書は商法や会社法、労働基準法などさまざまな法律で定められています。また、法定保存文書はそれぞれ文書ごとに保存期間も定められています。保存期間の間は法定保存文書を保存しておかなければ法律違反となり、罰則が科せられたり、社会的な信用を失ったりなどの大きな不利益が生じる可能性があります。そのような自体を避けるためにも、法定保存文書にあたる文書を把握し、しっかりと保存しておきましょう。

法定保存文書とその保存期間の一覧

法定保存文書を保存するためには、保存期間を知っておく必要があります。そこで、法定保存文書を保存期間別に並べ、一覧にしてみました。もし社内の文書保存規定などがない場合は、以下の法定保存文書一覧を参考に作成することをオススメします。

保存期間が分かったところで、実際に法定保存文書をどうやって保存して良いのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。次の項で詳しく解説します。

法定保存文書の保存方法

それでは、法定保存文書の保存方法について解説していきます。

まずは法定保存文書をジャンル分けします。経理に関わる文書、社員に関わる文書、取引先に関わる文書などに分けていきましょう。ジャンル分けした後は、その中で保存期間ごとに分けます。文書管理の手間をより省きたいのであれば、保存期間の長い文書にあわせて文書を保存するという手もあります。(例:法人税法のみが適応される決算書類の保存期間は7年間だが、会社法で保存を義務づけられている決算書類に合わせてすべて10年間保存する など)

経理に関わる文書は文書が発生した年度ごとに分けた後に、保存期間別に分けると文書管理がしやすくなります。社員の給与明細や保険に関わる文書などは、「社員が退職してから○年間保存」といった文書が多いため、まずは社員ごとに文書を分類しましょう。その後さらに保存期間別に分けることで、保存期間が過ぎた箇所だけ処分できるようになります。

また、文書を保存棚に保存する際は、運用しやすい配置を考えましょう。「今年度の経理に関わる文書など、頻繁に使用する文書ファイルは一番取り出しやすい場所に収納する」などの工夫をすることで、日々の業務の手間を減らすことができます。

なお、社員や顧客の個人情報などは特に保存に注意が必要な文書です。個人情報を流出させてしまうと、大きな問題に発展しがちです。企業が個人情報が流出させてしまったニュースを見かけることも多いのではないでしょうか。そういった事態を招かないためにも、個人情報にあたる文書は、限られた社員しか目にできない場所に保存しておくことが望まれます。それが難しい場合でも、最低限、鍵付きの棚に保存するようにしましょう。

このように、法定保存文書の保存には何かと気を遣うものです。文書の分類や破棄のサイクルを考えなければならないほか、セキュリティ対策、災害対策、湿度対策なども必要になってきます。少しでも文書管理の負担を減らしたいという方には、文書保管サービスなどの利用をオススメします。

オススメは文書保管サービス

「社内のセキュリティが不安」「文書の保存スペースが足りない」そういった悩みがある場合には、文書保管サービスの利用がオススメです。文書保管サービスとは、外部の倉庫に法定保存文書などの文書を預けられるサービスです。文書の保存に特化しているサービスであり、セキュリティ対策、災害対策、湿気対策のなされた文書保存に適した環境で保存できるほか、預けた文書をweb上で確認できるため、文書管理も楽になります。預けた文書が必要になった際には配送などのサービスを行っていることも多く、大変便利なサービスです。

キーペックスでも文書保管サービスを行っています。まずは最適なプランを提案しますので、お気軽にお悩みをご相談ください。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。