注文書の保存期間まとめ〜その注文書、捨ててませんか?〜

みなさんは会社の注文書をどのように扱っていますか? 自己判断で捨ててしまっては、重大な不利益を被ることがあります。注文書の保存期間を覚え、一度保存方法を見直してみませんか? この記事では注文書の保存期間から保存方法までわかりやすくご説明します。

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注文書って捨ててもいいの?

「うちの会社、注文書をすぐ捨ててるけど大丈夫なの?」「とりあえず注文書を保存してるけど溜まってきたから処分したいな」という悩みを耳にすることがあります。注文書の保存期間は法律で決められており、決められた保存期間の間は保存しておかなければいけません。もし保存が必要な書類を保存していなかった場合、監査が入った場合などに責任を問われ、追徴課税を科せられてしまうなど大きな不利益を被ることになります。また、契約上のトラブルがあった際や、控除を受ける際などにも注文書が必要になる可能性があります。もし注文書を保存していないのであれば、今すぐにでも保存する体制を整える必要があります。注文書を保存していても、保存期間があやふやになってはいませんか? 管理がしっかりなされてないと、間違えて破棄してしまったり紛失してしまう危険性もあるため、一度管理体制を見直してみましょう。次の項からは保管期間やよりよい保存方法について触れていきますので、注文書の保存をする際の参考にしてみてください。
なお、「発注書」も法律上は注文書と同じものになります。名称は異なりますが、注文書として保存しておきましょう。

注文書の保存期間って?

注文書を正しく保存するためには、保存期間をしっかり把握しておくことが大切になってきます。以下の保存期間を覚えておきましょう。

<注文書の保存期間>

7年間保存
(起算日:確定申告書類の提出期限の翌日)
※欠損金が生じる事業年度は9~10年間保存

注文書は経理書類の一つである帳簿書類に分類されています。帳簿書類の保存期間は法人税法で定められており、領収書、請求書などと同じく7年間の保存が必要です。起算日(数えはじめの日)は確定申告書類の提出期限の翌日からとなっているため、間違えて年度末などに処分してしまわないように気をつけましょう。(例えば会社が3月決算であれば、5月末までの保存が必要です)
また、欠損金が生じた(赤字のある)事業年度の注文書の保存期間は、現在では10年間と定められています。ここで注意が必要なのですが、平成30年3月31日までに終了した欠損金のある事業年度の注文書の保存期間は9年間です。それ以降の欠損金のある事業年度の注文書の保存期間については、繰越欠損金制度の延長に伴い法改正され、10年間に変更されています。
保存期間が変更されているため、管理がややこしいと感じる方も多いでしょう。そういう方には「欠損金の生じた事業年度がある場合はまとめて10年間保存する」と保存のルールを決めておくことをオススメします。そのほか、詳しい保存方法については次の項で説明していきます。

その他の書類の保存期間について知りたい方はこちら

注文書のオススメ保存方法

業務で発生する注文書はとにかく量が多く大変なのではないでしょうか。注文書は原則として紙での保存が求められます。コンピュータなどで作成された注文書も紙に印刷してから保存する必要があるため、社内の書類保存スペースも圧迫されがちです。しかし、保存方法としてはそれほど複雑ではありません。まず第一に、注文書は年度別に分けて保存しておきましょう。オススメするのは、“経理書類はまとめて10年間保存しておく”という保存方法です。毎年「この事業年度は赤字だったかな……」と確認しなくても、10年前の事業年度の保存ファイルをまとめて処分するだけで済みます。経理書類には保存期間が10年tと定められているものが多いため、まとめて10年間保存しておくと効率的です。注文書は個人情報などと違い、長く保存しておいても困るものではありません。社内の書類保存スペースに余裕があるのであれば、経理書類はまとめて10年間保存として統一しましょう。
また、注文書の保存期間が過ぎて処分する際も、適切な処理をしてからの処分を推奨します。シュレッダーにかけたり、書類破棄サービスを利用するなど、部外者の目に触れないような処理をしておきましょう。
なお、際限なく増えていく注文書などの書類に手を焼いているなら文書保管サービスの利用もオススメです。文書保管サービスなどを利用し、書類保存を外部に委託することで、社内の書類保存スペースをスッキリ削減できます。例えばキーペックスの文書保管サービスに書類を預けると、WEB管理システムで預けた書類を一覧でき、申請一つで書類の配送や破棄の手続きができます。管理から破棄のサイクルを一元化できるほか、セキュリティ対策もされているので社内の書類棚より安心です。価格についても、書類保存スペースの賃料より安価な可能性もあるため、一度問い合わせや資料請求をしてみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。