領収書の保管期間パーフェクトガイド

 

みなさんは領収書の保管期間を把握していますか? 毎日増えていく領収書をどう保管すべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。この記事では、領収書の保管期間から保管方法についてまとめてご紹介していきます。

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領収書の保管って必要?

領収書の保管は必要です。法律で定められており、決められた保管期間の間は必ず保管しておかなければなりません。

とはいえ、「そもそも領収書って具体的にどの書類を指すのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。保管すべき領収書を捨ててしまわないために、まずどの書類が「領収書」にあたるのかを把握しておきましょう。店頭などで「領収書をください」と言ったときにカーボン紙に書かれる手書きの領収書も、レジで印刷されるレシートも、法律上は同じものとされています。手書きの領収書の方が重要そうに感じるかもしれませんが、法律上の区分の違いはないため、等しく保管しましょう。そのほか、支払先・領収書が発行された日付・支払った金額や明細が記載されているものは、すべて領収書として扱われます。「領収証」「受領書」「お買い上げ票」や「代済」「相済」「了」などと記載されたものもすべて領収書になるため、しっかり保管しておきましょう。

もし領収書を保管していなかった場合はどうなるの? という疑問をお持ちの方もいるかと思います。領収書の保管は法律で定められた義務のため、もし領収書を保管していなかった場合は法律違反になってしまいます。税務調査などで領収書を保管していなかったことが判明した場合、追徴課税など追加の税金の支払いを求められてしまうかもしれません。そのようなことがないよう、領収書はただ取っておくだけではなく、整理していつでも取り出せるようにしておく必要があります。

領収書の保管期間

領収書をしっかり保管しておくためには、保管期間を把握しておかなければなりません。領収書などの書類には法で定められた保管期間があるため、その保管期間の年数に沿った保管をするとよいでしょう。

領収書の保管期間は7年間となります。但し、欠損金の繰越控除を利用した事業年度(赤字の事業年度)の保管期間は10年間となるので気をつけましょう。領収書だけでなく、納品書などの「帳簿書類」と呼ばれる書類については、すべて同じく7年(赤字の事業年度は10年)の保管期間が定められています。

また、この保管期間の起算日(数えはじめの日)についても間違えないように覚えておきましょう。領収書などの帳簿書類の起算日は、「確定申告の提出期限(事業年度の最終日から2ヶ月後)の翌日」となっています。もし会社の決算が3月末なら、6月1日から数えるということです。よくある間違いとして、領収書の発行日から数えてしまうケースが多いため、起算日についてもよく把握しておきましょう。

領収書以外の書類の保管についても知りたい方はこちら

領収書の保管方法は?

領収書などの帳簿書類は、基本的に紙での保管をすることとされています。そのため、データでもらった領収書なども紙に印刷してから保管することになります。領収書は一枚一枚が小さく、サイズもバラバラで保管が大変ですよね。年月ごとにポケットファイルに入れたり、紙にのり付けしたりなどの保管方法を取っている会社が多いようです。

管理しやすい保管方法としては、それぞれ日付ごとにまとめるのがよいでしょう。日ごとにまとめたものを月ごとにまとめ、月ごとにまとめたものはさらに年度ごとにまとめると分かりやすいです。年度ごとにまとめたものはほかの帳簿書類とともに経理書類の棚に保管しておきましょう。

処分の手間も考えると、領収書などの帳簿書類はすべて10年保管と決めて保管する方法が一番効率的です。領収書などの帳簿書類は赤字のない事業年度と赤字の事業年度とで保管期間が異なるため、処分のサイクルが変則的になってしまいます。また、領収書以外の経理書類には10年保管のものも多いため、社内の保管スペースに余裕があるのであれば、経理書類はすべてまとめて10年保管すると良いでしょう。

なお、領収書などの帳簿書類は一定の規定を満たすことで電子化することも認められています。電子化については次の項で詳しく触れていきます。

領収書を電子化して保管するには?

前の項で触れたとおり、領収書などの帳簿書類は紙での保管が原則となっています。しかし、電子帳簿保存法の規定に沿って電子化することも認められています。

電子化の導入には、3ヶ月前までに国税庁への申請と、書類を電子データで保管するにあたっての環境づくりをしなければなりません。領収書などの帳簿書類を電子データで保管するためには「真実性の確保」「可視性の確保」が必要です。わかりやすく言うと、「データが改ざんされていないかどうか」「すぐにデータを参照できるような保存形態になっているか」を基準としたさまざまな規定があります。電子化の導入には費用と手間がかかりますが、電子化することで社内の保管スペースを削減することができます。社内の保管スペースに困っているのであれば、電子化の導入には一考の価値があります。電子化したいと考えている方は、国税庁のホームページに目を通しておきましょう。また、キーペックスでも書類の電子化サービスを行っているため、さらに詳しく知りたい方は一度ご相談ください。

国税庁のホームページ→No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

領収書の保管をもっと楽にしたいなら

領収書の保管方法としては、「社内の保管スペースに紙で保管をする」「電子化してデータでの保管をする」という方法が一般的に思いつく保管方法だと思います。しかし、社内の保管スペースがなくなってしまったり、電子化に手間がかかってしまったりと大変ですよね。

領収書の保管が面倒だなあと感じたり、保管スペースに余裕がなくなってきたなあと思っている方には、文書保管サービスなどの利用がオススメです。文書保管サービスとは、保管が必要な書類を預かってくれる外部倉庫としての役割だけでなく、預けた書類をWEB管理システムで一覧でき、取り寄せや破棄の手続きが連絡一つで行える大変便利なサービスです。外部の倉庫に書類を預けるため、社内の保管スペースをスッキリさせることができるほか、書類の管理に悩まされることがなくなります。量が多いわりに使用することの少ない領収書には、うってつけのサービスです。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。