書類保管サービスの選び方〜各社比較編〜

社内であふれかえる書類に困ってはいませんか? そんな方には書類保管サービスがオススメ。この記事では書類保管サービス各社の比較や選ぶときのポイントをご紹介していきます。

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書類保管サービス各社比較

「社内の書類が増えてきたし、この際書類保管サービスを使ってみよう!」と思っても、書類保管サービスを行っている会社はたくさんありすぎて会社選びに困ってしまいますよね。基本的には各社同じようなサービスを提供していますが、得意分野があったりなど多少の違いはあります。わかりやすいように、書類保管サービスを選ぶ際に注目されがちなポイントを会社ごとに比較してみました。
※各社のセールスポイントのピックアップのため、下記に記載されていない設備やサービスもあります。

A社

セキュリティ:入室管理、赤外線センサー、監視カメラなどによる24時間管理システム、ISO/IEC27001・ISO9001認証
災害対策等:
記載なし
集配:
集配送あり 専任ドライバー
その他:Web管理システム、
書類の閲覧方法が選択可能、電子化サービス

B社

セキュリティ:生体認証、ISO/IEC 27001取得
災害対策等:
免震構造、落下防止装置付専用固定棚、火災時の窒素ガス消火設備
集配:
集配送有り、翌営業日配送
その他:Web管理システム、
写真フィルムや医療関連の書類等に特化したサービスあり、保管サービスのカスタマイズができる(顧客保管の書類との一元管理可)、電子化サービス
※配送車両での書類紛失歴あり

C社

セキュリティ:指静脈認証による入退室管理、監視カメラなどによる24時間の警備体制、ISMS情報セキュリティマネジメントシステムの認定
災害対策等:
記載なし
集配:
集配送あり、GPSによるトラッキングシステムを設置した専用集配車
その他:Web管理システム、
メディア類も可、大量書類専用サービスあり

D社

セキュリティ:24時間警備(警備会社)、磁気カード・施錠による二重ロック、二重扉、モニターチェック、ISMS認証、ISO27001・ISO9001認証、SGS施設セキュリティ認証、プライバシーマーク認証取得
災害対策等:
空調管理、地震・津波リスクの低い立地
集配:
集配送あり
その他:Web管理システム、
保存期限通知サービス

E社

セキュリティ:生体認証の静脈認証システム、24時間監視カメラ、ISO9001認証、プライバシーマーク認証取得
災害対策等:
耐震構造
集配:
集配送あり 最短翌営業日配送 機密文書専用車両
その他:Web管理システム、
書類のPDF化サービス

キーペックス

セキュリティ:静脈認証システム、積み荷降ろし場の二重施錠、侵入検知センサー、監視カメラ、侵入防止の有刺鉄線フェンスでの24時間管理体制、ISO/IEC 27001:2013認証、プライバシーマーク認証取得
災害対策等:空調管理、耐震仕様の電動移動ラック、地震・津波リスクの低い土地(施設による)
集配:集配送あり、翌日配送、至急便オプションサービスあり、盗難防止、施錠装置付専用車両、セキュリティカメラ搭載 カーセキュリティ位置情報サービス
その他:Web管理システム、電子化サービス、記録媒体の保管・廃棄、カルテ・レントゲンフィルムの保管・廃棄

預ける書類の量や種類などにもよりますが、料金などにそれほど大きな違いはありません。また、基本的には各社のセキュリティレベルなどは一定以上と言えるでしょう。それではどういった点に注目して文書保管サービスの会社選びをすればよいのでしょうか? 次の項から詳しく触れていきます。

書類保管サービスを選ぶときのポイントは?

各社を比較してもそれほど違いがあるわけではありません。それでは、何を決め手にすればよいのか迷ってしまいますよね。書類保管サービスに書類を預けるにあたって、最も大切なポイントは「セキュリティ対策がしっかりしているか」です。しかし前の項で触れたとおり、セキュリティ対策の面ではどの会社も大きな差異はありません。(なお、費用が安すぎる会社はセキュリティ面が不足しがちのため、よく調べておきましょう。)

セキュリティ対策面で大きな差異はないとすると、次に考慮すべきは親身になってくれるかどうかなどの対応の良さです。よく聞く話として、「大手の会社がいいかなと思ったけど、見積もりが遅くて返事もなくて、あまり丁寧じゃなかった……」などの声を耳にします。文書保管サービスの会社かに関わらず、会社の規模が大きくなればなるほど社員の対応が事務的になります。それによって柔軟な対応が望めなくなるというのはよくある傾向です。書類保管サービスに書類を預けるということは、その会社と年単位での付き合いになるということです。合わないな……と感じた会社は避けておいたほうが無難でしょう。

また、書類保管サービスを選ぶ際には「書類保管専門」の会社をオススメします。近年、他の事業がメインの会社による書類保管サービスが増えてきました。倉庫会社による「倉庫が余っているから書類保管サービスもやっておくか!」という書類保管サービスなどがこれにあたります。しかし、そういった会社では管理などを外注の業者に任せていたりするケースが多いです。書類保管に複数社が関わることで、様々な作業者の手に触れることになります。書類保管専門の書類保管サービスと比較すると、セキュリティ面で劣ってしまうでしょう。

そのほか、新しめの書類保管サービスの会社も、セキュリティ教育が行き届いているか分かりかねます。長い実績のある会社のほうがより安心できると言えるでしょう。

最後に注目すべき点として、廃棄サービスも請け負っているかをチェックしておくことをオススメします。廃棄サービスのある会社では、保管期限が過ぎた書類をそのまま廃棄してくれるため、とても便利です。また、預ける書類の整理を請け負うオプションなどがある会社もあるため、予算があるならオプションで考えてもよいでしょう。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。