【総務・経理向け】会社の大掃除チェックリスト

もうすぐ年末に恒例の大掃除がやってきますね。大掃除に対して、「嫌だな」「面倒だな」と思われる方もいらっしゃると思います。そんなあなたのために大掃除をスムーズに済ませるためのチェックポイントを紹介します。大掃除当日までに確認しておきましょう。

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会社の大掃除チェックリスト

□必要な道具が揃っているか確認

大掃除に必要な道具を当日までに準備しておきましょう。掃除当日に「あ、あれがない!これがない!」では話になりません。道具を集めるだけで時間が潰れてしまいます。時間を無駄にしないために、どこにどんな掃除道具が必要になるかを明確にしてリストにしておきましょう!

□大掃除のスケジュール・リスト作成

計画(大掃除のスケジュール・リスト)を作るのも大切なポイントです。何時まで大掃除を行うのか、誰がどこの掃除を担当するのか、具体的にスケジュールを立てましょう。そして気になるところ(ボトルネックになりそうなところ)をリスト化しましょう。大掃除の全体の作業量がわかり1日でどこまで出来きるのか目安が付きます。人数と分担を決めることで手順通り進められるでしょう。

□役割ぎめ

場所別、役割別などで担当する方法がありますが、役割別で分担したほうがスピード感を持って進むこともあります。たとえば、天井・照明などの高所作業は男性社員、窓ガラスは女性社員、床掃除は若手社員、書類整理はベテラン社員が担当するなど、役割を決めることで作業がスムーズに進行し、時間内で終わらせることもできるでしょう。場所別、役割別担当をうまく組み合わせて掃除をしましょう。

□掃除の段取りを確認

大掃除前に事前にこれから行う掃除の段取り(手順)を再確認しましょう。限られた時間で満足度の高い掃除をするためには必要です。掃除は内から外、上から下、奥から手前に行います。大掃除を担当する社員全員にこれらを周知させ共有、理解することが大切です。きちんと全員で把握していなければ、二度手間三度手間になり、効率の良い清掃とは行きません。

□大掃除の邪魔者「機密書類」

大掃除の中でも「機密書類」の分類整理整頓が非常に厄介です。なにを廃棄すればよいのか、何を残せばよいのか、きちんとした社内での知識がないと、重要書類を廃棄してしまったりして後々大変な事態に陥ることもあります。これから後は社内の「機密書類」の大掃除について考えていきましょう。

チェックリストで一番の大敵!機密文書!

会社の大掃除のときに出現する邪魔者「機密文書」!

そろそろ会社の大掃除シーズンが到来しますね。「よし!部内総出で気合い入れて大掃除するぞ!」と意気込んでいる総務部や大掃除担当の方も多くおられるのではないでしょうか。でもそういうやる気ある担当者を泣かせるのが、邪魔者「機密文書」です。「機密文書」その響きだけでとっつきづらい、どうやって片付ければいいかわからないという悲鳴が聞こえてきそうです。まずは機密文書について知りましょう。

知らなかったじゃ済まされない!?社内機密文書ってなんだろう。

機密(書類)文書の定義は一般的に「社内外に対して秘密にしておきたい重要情報が記載された文書」というものです。例えば、顧客リスト、仕入れ価格、クレーム情報、財務情報、人事情報、開発中の製品の情報、製造プロセス、金型図面、ビジネスモデルなど多岐にわたる秘密の重要情報が記載された文書が機密文書(書類)と言えます。(ただし、どの社内文書(書類)に該当するかはここの企業での規定に依ります。)
こういった、すぐに必要にならない機密文書に関しては外部保管サービスに委託するという選択肢もあります。

会社の書類大掃除のチェックリスト

捨てるものと捨てないものを分ける。

捨てるものはどんなものか。

  • 1年に一度も閲覧することのなかった文書
  • 作成部門でない書類(送付されてきた通知や報告、資料、社内刊行物等)
  • 処理済文書(下書きの原稿、訂正済の変更通知、既に終了している会議、イベントの開催通知、旧版マニュアルやカタログ等)
  • 重複している文書
  • 社交的文書(年賀状、招待状、案内状)

引き出しやキャビネットの中に上記のような書類がないか点検しましょう。

残すべきものを決める。

社内で保存廃棄選別基準を策定する。

選定方針を決める。

なぜ残すか、どのようなものを残すかなど組織の方針を明らかにします。
例)会社設立以前の書類を保存する。上記以降の社史に関連する書類を保存する。予算200万円以上の会社主催のイベントに関する書類を保存する。等
分野毎に基準を具体的に定め、事例を提示する。
例)
企画部:展示会参加ブース図面、ハロウィン用菓子企画書については採用非採用に関わらず年ごとに全て保存する。
営業部:契約書:完了している契約書であっても、事業に関わる仕入れ、販売に関連する契約書はすべて残す。
総務部:創業時の会計記録

残しているものを共有する仕組みをつくる。

保存すると決まったものは何があるのか、その利用を検討して示します。
理想的なものはアーカイブシステムを導入して検索や閲覧が可能になるようにすることです。しかし、基本的にはファイル管理表などで、目録リストを作成し管理担当が把握することです。最低限、何を所蔵しているか、どこにあるかがわかるので、利用したい文書に到達できます。

保存書類の活用状況を現場にフィードバックする。

書類がどの様にその保存期限を過ぎても活用されているかが現場が把握できれば、書類の作成や保管の段階でも取り扱いが変わってきます。また、それによって選別時の負荷も減らすことができます。企業でも歴史的な書類保管を進めると、ナレッジベースとして情報資産の活用ができます。

会社の大掃除での書類の外部保管利用という選択肢

社内書類の外部保管とは

通常、社内の書類は社内で保管する必要がありますが、信頼性の高い外部企業に委託して、維持管理、人的コストを削減するという社内書類の外部保管というサービスがあります。

外部保管のメリット

外部保管のメリットは、煩雑な整理業務、または管理業務(社内書類の出し入れ等)の外部化による人的コスト削減や保存スペース、コストの賃料コスト削減、劣化災害からの保守コスト、セキュリティコストなど様々なコスト削減が可能となります。

まず、1つ目に保管スペースを削減可能!

社内の保管スペースにも賃料は発生しています。事務所を借りている場合は、キャビネット(書庫)にかかる賃料も考慮する必要があるでしょう。外部に委託することで保管スペースを削減し、他の利用シーンへ活用できます。

原本は外部委託することで、劣化や災害から守ることができる。

紙が劣化しやすい日本の気候から原本の書類を守るにも維持管理コストが掛かります。万が一自社で保管している原本の書類が劣化破損していては、自社の責任問題になりかねません。また地震や火災などが多いのも日本の特性です。災害によって大切な書類に被害が発生する可能性もあります。原本など大切な書類は、外部の信頼の置ける保管設備が整った外部倉庫で保管するのが肝要です。

セキュリティが万全で、紛失や情報漏えいリスクを減らせる。

社内の誰でも閲覧できる社内保管という管理方法は紛失や情報漏洩リスクがあり管理の徹底が求められます。その管理コストを考えたとき、監視設備が充実していて信頼できる外部保管、外部倉庫であれば、書類の扱いや出し入れもプロがしっかり管理するので、わざわざ自社で対応をする必要がなくなります。

社内書類は「社内保管」と「外部保管」の使い分けが重要!

紙文書は、情報漏洩の原因の過半を占めると言われており、会社や事務所では個人情報や、人事、採用、経理に関連する書類など、一般的なものから社外秘などの重要書類まで様々な文書が存在します。そのため各書類の保管・廃棄の徹底管理が必要になります。

社内で保管するべき書類

機密情報など社外に持ち出せなものは施錠できるキャビネットに収納して、書類の出し入れを厳重に管理する必要があります。

外部保管に適した書類

総務、庶務、経理、税務、人事、労務に関する書類などは、法律や社内の規定で、3年、7年、10年、永久という保存期限が定められているものがあります。保存期限があり使用頻度が少ない書類は、社内の保管スペースを有効活用するためにも外部委託での保管が適していると言えます。そして、希少資料の保管も劣化を避けるためには管理が徹底している設備の整った外部倉庫保管がオススメです。そこで機密保管サービスを手がける中でもキーペックスをおすすめします。

機密文書保管にキーペックスをおすすめする理由

その書類の外部保管サービス会社の中でもキーペックスをおすすめします。

おすすめする理由1 お預かりは1箱からOK!

キーペックスではお客様が気軽に手軽に社内書類をお預ずけいただけますように、お預けできる「最小単位を1箱から」とさせていただいております!お客様の満足を第一に考え、「一箱から」お預かり致します。まずはお試し「1箱」の書類からご用命ください!

おすすめする理由2 万全のセキュリティ体制で御社の文書を守ります!倉庫見学も可能です!

近年セキュリティの重要性が高まる中、適切にリスクアセスメント(職場の潜在的な危険性又は有害性を見つけ出し、除去、低減するための手法)を実施して総合的な情報セキュリティを確保するために、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)の認証取得をしております。リスクマネジメントプロセスを適用し情報の気密性や安全性を担保しています。またPMS(個人情報保護マネジメントシステム)認証取得をしており、お客様からお預かりする書類のほか、お客さまの個人情報を厳格かつ適切に管理することで、安心してご利用いただける文書保管サービスをご提供致します!

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。