書類保管倉庫は必要か?書類を外部保管するということ。

「会社の機密書類の保管には大きく分けて「社内保管」と「外部保管」の2つがあります。「外部保管」のやり方も様々ですが、今回は書類保管倉庫にフォーカスして、社内で機密書類を保管したほうが良いのか?外部の書類保管倉庫で保管したほうが良いのか?メリットとデメリットを交えて徹底検証したいと思います!

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社内保管ができるのに書類保管倉庫は必要か?

そもそも書類は社内保管ができるのに書類保管倉庫は必要でしょうか?まずは社内文書の保管について考えてみます。

本当は違う!?社内文書の「保存」と「保管」について

会社が企業活動を行っていく上で様々な文書が発生し、これらを保存・保管していく必要があります。ISOやPL法ができる以前は紙の書類としてそのままファイリングを行い、キャビネット、書架、書庫などを利用して保存・保管ができていました。しかしISOの取得により各種の書類を保存する義務が生じている他、PL法への対応のための書類、顧客満足度向上のためのデータ保管など、文書の保存や保管のニーズは非常に高くなっています。「保存」「保管」は同じような意味で使われますが、一般に次のような違いがあります。

書類の「保存」について

書類について言えば、段ボール箱などに入れて倉庫に放り込んでおくのは「保存」です。この場合、特定の書類を探そうとすると、埃にまみれながら肉体労働するはめになります。国税庁の査察で、帳簿などを提出するように指示されなければ通常は使用する必要なく、まさに「保存」することだけが必要です。

書類の「保管」について

これに対して社内で利用することを前提に、文書棚などに整理して傷めたり失くしたりしないように「保っておく」ことが「保管」です。必要に応じて簡単に文書が取り出せるように配慮するのが一般的です。

「保存」する書類と「保管」する書類を分ける必要がありますが、基本的に会社ですぐに利用できるようにしておく書類は社内「保管」という選択で良いと思います。「保存」する書類に関しては、そこまで利用頻度がない書類であっても「傷んだり」「紛失」しない配慮をしなければならない書類があると思います。それらの書類の量が増えてきたら外部の書類保管倉庫に預ける必要は出てくるかもしれません。その時の判断基準として書類保管倉庫について考えていきましょう。

外部の書類保管倉庫の種類

外部の書類保管倉庫にも様々な形態、種類があります。ここでは主にトランクルームと貸倉庫について紹介します。

トランクルーム

一般的に社内の書類や雑多なものが増えてくると、最初に考えるのはものを収納できる場所の確保でしょう。そうするとトランクルームが頭に浮かぶ人が過半数だと思います。トランクルームとは自宅の収納の延長として利用できる収納サービスです。月々の料金で収納スペースをレンタルします。トランクルームがビルの屋内にある場合と屋外に設置されているコンテナなどにある場合、業務用倉庫と同じ施設にある場合など様々な形態があります。

貸倉庫

書類、雑多なものが社内に大量にある場合、次に考えるのは貸倉庫ではないでしょうか。貸倉庫(レンタル倉庫)は倉庫業法に基づかないため、主に不動産賃貸借契約として行われます。貸倉庫は住居の賃貸と同じものと考えられていて、業者は内容物(預かった荷物)に対する保管責任を負わない場合が多いようです。ただトランクルームと違うのは上記の通り貸倉庫は不動産賃貸サービスという場所を借りる契約なのに対し、トランクルームは物品を預ける寄託契約であるという違いがあります。またトランクルームは利用者が荷物を出し入れするときには、トランクルームを運営している業者の担当者が立ち会うことになっています。

以上、外部書類保管倉庫について2種類見てきました。それぞれに特色があり「預けよう」とお考えになった方もいらっしゃるかもしれません。しかし安易に判断するのは禁物です。これから、それらに預ける場合の注意点を示していきます。

書類保管倉庫を始めとする外部保管の注意点

上記で紹介したトランクルーム、貸倉庫は一見デメリットがないように感じますがトランクルームでは配送、取り寄せは自社で行わなくてはならず、貸倉庫に関しては配送取り寄せは、業者によっては行ってくれるところもありますが、書類や預かっているものに対して保管責任を追わないので、盗難や火災などの時に貸倉庫を運営する業者は一般的に責任を追わないことがほとんどです。また貸倉庫は借りる倉庫の大きさにも拠りますが一般的に10万円以上の賃料がかかります。それに加え不動産賃貸借契約が必要です。会社の重要書類を預けるには少々頼りないのが上記2つのサービスと言えるでしょう。他には書類を預けるサービスはないのでしょうか。

書類専門の外部保管サービス

これまで書類の保管サービスについてお話してきましたが、実は書類専門の保管サービスがあるのです。一般的に保管を委託する箱数による従量制料金なので一箱100円〜200円という月額保管料でとてもリーズナブルです。(坪40箱と換算して月額4,000〜8000円程度)それに加えて、欲しい書類を配送してくれます。ここであえて説明すると上記で「保存」ではなく書類専門「保管」サービスと言っているのは、きちんと預かった書類を管理しているので書類「保管」サービスなのです。なので欲しい書類を取り寄せたいときに取り寄せられるのです。また一般的にセキュリティ面も充実していて、それに関連する規格を取得している業者もあります。やはり書類専門というだけあって、書類に関してプロの対応と言えるでしょう。

書類外部保管サービスの注意点

ここまで書類を預けるのに、いい事ずくめのように見える書類保管サービスですが欠点がないわけではありません。まず預かってもらえる最小ロットに条件があったりします。10箱以上とか20箱以上からなど、ざらです。1箱から預かって欲しい場合もあるので少し不便に感じる方もいらっしゃるでしょう。また大手の書類保管業者になると対応する取引先も多く、対応できる人員も限られているためスピーディーな対応をしてくれないことも多くあるようです。書類が欲しいときに、なかなか担当者と連絡がつかないこともあると、それがストレスになることもあります。そして連絡がついても預けてるこちらが書類保管業者にお願いして、やっと対応してもらえるなどという本末転倒な状況もあるのです。意外なデメリットです。

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そんな意外なデメリットもある書類保管サービスですが、そのデメリットにもあてはまらない業者があるのです。おすすめしたいのは弊社、千葉の書類保管会社のキーペックスです。大手のような規模感はないですが、堅実な経営をしてきて35年以上の実績があります。書類を段ボール箱1箱からお預かりいたします。またお取引先様には専任担当者が付きますので対応がスピーディーで小回りがききます。そしてセキュリティや耐災害設備も充実しています。それら設備を無料見学もできます。書類の外部保管サービスならキーペックス一択であると自負しています。是非、弊社キーペックスへご相談ください!

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

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書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。