文書管理システムの基本

年が明けても新型コロナウイルスの感染状況に大幅な改善が見られない中(2021年3月現在)、テレワークやオンラインミーティングをますます余儀なくされる状況が続いています。それに伴い、焦って書類の電子化・文書管理システムの導入を採用したケースも少なくないと思います。
しかし、いざ導入してはみたものの運用がうまくいっていない、ということはありませんか?うまく活用させる為にはどうしたらいいか、文書管理システムをフル活用させて事業の質を落とさない為の注意点など、知りたいと思いませんか?
さらにこれから文書管理システム導入をご検討の方必見!

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文書管理システムとは?

まず文書管理とは、文書や記録情報の保管から活用、廃棄までの一元管理を行うことで、社内の重要文書の管理が目的になる場合が多いです。また、管理をコンピューター上で電子化して行えるものを文書管理システムといいます。紙で保存すると膨大な量になってしまいますが、電子化することによって保管場所も不要になります。とは言え、書類は常に手の届く場所や決まった所に保管しておく方が安心と思ってしまうのも否めません。

文書管理システムを導入する目的の多くは、生産性向上とペーパーレス化に集約されます。紙のドキュメントを保有することを極力少なくすることで、紙の保管・印刷コストを削減したり、目的の情報へのアクセス速度を速めたりするだけでなく、物理的な紙に働く場所を縛らなくなり、テレワークやオンラインミーティングをスムーズに実現しやすくすることができます。また一説では、ビジネスパーソンが探し物にかける時間は年間150時間もあり、その大半がドキュメントを探す時間だと考えられます。出勤日に換算したら約19日分なので、これを短縮できるとしたら大きな作業性向上に繋がることでしょう。

昨今の世情では働き方改革を余儀なくされ、出勤しないテレワークやオンラインミーティングなどを積極的に取り入れなければなりません。そうした中で、文書管理システムは高い生産性効果を期待できる存在として注目されています。働き方改革の実現はもちろん、ビジネスの成功や事業の功績維持を大きくサポートするシステムということなのです。この機会に、文書管理システムの導入を考えていくことがこれからの世の中には必要になってきます。

書類電子化のメリット

時間や場所の制約から解放された働き方の需要が高まる中、どこにいても文書の閲覧・作成・編集を可能な状態にするペーパーレス化は、今の時代において必要不可欠であると言っても過言ではありません。まずこれらの事を実現するために保管している書類を電子化する事と文書管理システムの導入が必要になります。まだ書類の電子化も始めていない場合でもこの機に導入を検討されることをお勧めします。ここでは電子化する事のメリット、実際のところ電子化と紙のままでの保管は一体どちらがいいの?と疑問を持たれる方もいるのではないかと思いますので、電子化のメリットを確認しながら見ていきたいと思います。

電子化のメリットとして挙げられるのが、次の3つです。

●書類を保管・保存しているスペースの問題が解決する

●検索性が向上する

●書類の紛失が防止できる

電子化する一番のメリットは、オフィスから書類がなくなり、キャビネットなどの収納スペースが要らなくなることです。電子データをサーバーやクラウドに保存することで、書類保管のために現在高い賃料を払って使用しているスペースが削減でき、他の用途に転用できます。また、膨大な書類の中から必要なものを探すのには、たくさんの時間と手間がかかります。電子化してあれば、数秒で必要な書類(データ)にたどり着くことができます。さらに、キーワードで検索すれば、関連する電子データを探し出すことができます。1つの原本に対して複数の人が見るような書類は、戻し間違いや返却漏れ、誤廃棄など、紛失リスクが高まります。

書類を自分のロッカーに入れてしまったり、戻す場所を間違えてしまったり、間違って捨ててしまったりと、どこに行ったか分からなくなるような事態が、電子化することによって防げます。また電子化すれば簡単にコピーやバックアップもできるのでそういった事態を防ぐことができます。また、書類の共有や受け渡し、災害等のリスクが減りセキュリティ面での対策にもなります。

書類保管電子化のデメリット

企業において、ペーパーレス化を遅らせている理由としては、「紙で提出・保管・配布する」という規定があることが最も多い理由になっています。企業に古くから根付く規定や制度、慣習を変えることはなかなか難しく、ペーパーレス化のメリットは十分理解していても、なかなか踏み切れない方も多いのではないでしょうか。また日常的にパソコンを使用している方はすんなりと受け入れられても、パソコン操作に自信のない方には、すぐには馴染めない可能性があります。特に年配者に多いのが、長年慣れ親しんできた仕事のやり方が変わることに心理的抵抗を感じていたり、紙への絶対的な信頼性を持っていたりなど、世代間ギャップからペーパーレス化への足並みが揃わないこともあります。

その他、取引先によっては紙でのやりとりを求められたり、一部を手書きで書き込みたいという需要のある書類も存在するため、取り扱う文書を100%電子化することが難しいこともペーパーレス化が進まない理由と言えるのかもしれません。

次に電子化のデメリットとしては、

●初期投資に膨大な費用がかかる

●電子化しても捨てられない書類が存在する

●電子データを探せるようにするためのデータ管理が必要になる

社内で電子化するにしても、外部にアウトソースするにしても、導入するとなると初期投資にどちらも膨大な費用(コスト)が発生します。社内で電子化する場合、例えば派遣社員を雇ったり、複合機を購入したり、作業・保管場所を確保したりすることで、予想以上の費用が発生する可能性が高まります。特に過去から溜まり続けてきた書類は想像以上に量があり、社内で共有するためには電子化に際しては責任者や担当者を設けて、「電子管理のルール」をしっかりつくる必要があります。

また電子化しても、一定の要件を満たさないと紙が捨てられない書類もあります。特に、社内で最も多く発生する経理関係書類は、「電子帳簿保存法」の要件を満たしていないと「電子化」しても有効と認められません。そのためには、税務署に申請をしたり、要件を満たした専用のシステムを導入したり、社内規程を整備しなければなりません。単に社内でスキャンしてPDFにしただけでは、紙の書類をすべて捨てられるわけではないのです。
そして電子化しても、紙で保管していた時と同様、必要な時に必要なものを探せなければ、電子した意味がありません。電子化したデータにファイル名を付与したり、フォルダや階層を分けたりして、整理する必要があります。電子データの管理は、目に見えないだけに、紙の書類よりも時間と労力がかかる場合があります。

電子化と紙での保管、どちらの方が良い?

実はオフィス内に保管している書類の多くが「ほとんど見ない書類」の場合があります。その場合は電子化しないほうが良い、という事が言われます。 書類全体量のうち、よく見る書類が30%以下であれば、電子化しない方が良いというのです。なぜ30%かというと、電子化の費用と紙のまま保管する費用を比較すると、使用頻度の高い書類が30%を切ると電子化の方が大幅に割高となってしまうからです。もしすべての書類を電子化したとして、70%以上の「ほとんど見ない書類」が一度も見られることなく保管期限を迎えてしまえば、電子化にかけた費用はまるまる無駄になってしまいます。逆にいえば、この30%の部分だけを電子化すれば良いということになりますが、この30%をしっかり把握して抽出するのが、少し大変な作業になるかもしれません。

しかし、事業が一定以上の規模に成長した場合は、電子化を導入しないことはセキュリティ面、保管するコスト、利便性の低さなどさまざまな観点でリスクを伴う事になります。電子化をしない企業でまず第1の問題となるのが、セキュリティ面に関して。すなわち情報漏えいのリスクです。情報漏えいの媒体としては紙媒体がほとんどであり、全体の76%を占めているという事実があります。情報漏えいと聞くと、デジタル化したデータがネットを通じて流出し、拡散するというイメージがあると思いますが、実は紙のまま保持した情報の方が流出のリスクが高いと言えるのです。また、先ほども説明した様に、紙に出力するコスト、出力した印刷物の保管にかかるコストは継続してかかってきますね。

さらに、紙の利便性の低さについて言えば、具体的には「検索や情報共有が難しい」事が挙げられます。大量の文書の束の中から目的の1枚を探すのは、非常に手間と時間のかかる作業になるため、見つけやすくするためにはあらかじめルールを決めてファイリングをする、文書一覧を作るなどの整理が必要となってきます。また、会社で情報共有しようとしても、紙の書類、またはハードコピーを相手に渡さなければいけないとなると、これでは業務効率は上がらないと言えますね。
このように目には見えにくい費用を換算すると、実は相応なコストが掛かっている事がわかります。電子化をしない企業は無意識にムダや危険にさらされているのかと思うと、電子化の導入を考えざるを得ませんね。

文書管理システム導入の注意点

続いて、実際に文書管理システムを導入する際に注意すべき点を3点まとめました。

適切な文書管理システムを選定する

文書管理システムは、サービス規模の大小や様々な機能があり多くの会社から様々な文書管理システムが提供されています。そのため、自社の業務にとって最適なサービスを選ぶことが大切です。営業資料の配布に使用するのか、自社内に限定した使用なのか、モバイル対応しているのかといったことを、利用シーンを想定しながら検討することが大事です。

電子化の工数がかかる

元々、紙で運用されていた文書を電子化する場合、スキャナに読み込ませて電子化し、整理する手間が生じます。その分の工数がかかることは認識しておきましょう。例えば、紙の文書をスキャンする際の解像度など、法的に定められている要件もありますので、電子化の際には注意が必要です。

セキュリティ対策

文書管理においては、情報漏えいなどが起きないよう、セキュリティを万全な状態に整える必要があります。文書管理システムでは、適切な権限を与えられたユーザーのみが閲覧・更新・削除できるため、情報漏えいといったセキュリティ事故を防止することができます。また、文書管理システムは、たとえ誰かが悪意をもって文書を削除したとしても、復旧できるようになっているものも多くあります。いつ、誰が、どのようなアクセスを行ったかが記録されますので、事故が発生した場合に追跡が可能ですし、不正の抑止力にもなります。
また、万が一、文書管理システムが消失するような事故が発生すれば、被害は甚大となり、業務が停止するリスクがあります。クラウドサービスを利用することで、こうした物理的なセキュリティの対策をとることにもつながります。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

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書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。