最新!文書保管方法〜電子化編〜

近年、文書保管の電子化を進めている企業が多く見られます。そもそも、文書保管の電子化とはどういう仕組みなのでしょうか? この記事では、最新の文書保管の電子化の概要とその方法について分かりやすくご説明していきます。

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文書保管の電子化とは?

現在、社内の文書を電子化しようか悩んでいる方も多いかと思います。文書を電子化するには、電子化に関わる法律をよく理解するほか、パソコンなど電子化のための環境を整える必要があります。

まずは、文書の電子化に関連する法律の概要について触れてみましょう。文書の電子化については、主にe-文書法、電子帳簿保存法の2つの法律で定められています。

e-文書法

e-文書法(2005年4月1日施行)は、様々な紙の文書の電子保存を認める法律で、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律の総称となります。

e-文書法の対象は、法人税法や商法、証券取引法など250の法律により保管を義務づけられている文書です。一般的に会社内で発生するさまざまな文書が含まれるため、文書の電子化の際には、どの文書が電子保管可能なのかをあらかじめ調べておく必要があります。なお、e-文書法に関連する文書の電子化にあたっては、事前の承認は必要ありません。

e-文書法では、電子データはいくつかの要件に沿って保存する必要があるとしています。e-文書法で定められた文書を電子保管するためには、以下の4つの条件のうち指定された条件を満たさなければなりません。

・見読性(電子化された文書が、コンピュータなどの画面上で読めること)
・完全性(消失や改ざんを防ぐために、消去・変更を確認できること)
・機密性(許可していない人からのアクセスを制限すること)
・検索性(必要なデータをすぐ検索し、引き出せること)

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法(1998年7月1日施行)は経理に関わる文書を電子保存するにあたっての法律です。会計帳簿や国税関係書類など経理に関わる文書の保存は電子帳簿保存法で定められています。正式名は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」となります。

電子帳簿保存法は「文書作成時にデータでの作成・保存を認める」法律でしたが、e-文書法の施行に伴って「スキャンしたデータの電子保存」の項目も追加されました。

令和3年12月31日までに作成・取引した電子帳簿保存法に関わる文書の電子化は、事前に税務署の承認が必要になります。

また、電子帳簿保存法に関係する文書を電子保管するには「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要です。

・「真実性の確保」(解像度200dpi以上、RGB256階調以上の解像度でカラー保存すること、担当者の電子署名があること)
・「可視性の確保」(書類がカラーで確認できること、取引年月日、勘定科目など所要項目で検索できること)

電子帳簿保存法の詳しい条件は国税庁のウェブサイトに詳細に記載されています。文書の電子化を行うと決めたのであれば、一度すみずみまで目を通しておきましょう。

また、文書の電子化を行うには、パソコンなど電子化のための環境を整える必要もあります。上記の2つの法律の条件を満たすよう、パソコン本体や記録メディアなどの設備を整えましょう。文書の電子化をしている会社では、文書管理システムを導入している会社も多く見られます。

 

【重要】改正電子帳簿保存法について

令和3年度に電子帳簿保存法が改正され、電子帳簿保存法に関する文書の取り扱い方法が大きく変わっています。

まず、今までは電子化するにあたり税務署へ事前に申請し、承認を得る必要がありましたが、改正電子帳簿保存法では申請が不要となりました。

また、改正電子帳簿保存法では「電子取引に係るデータの出力書面については、税法上の保存書類として扱わない」とされたことが最大の変更点となります。今までは、データで作成・取引した文書は紙に印刷しての保管が可能でした。しかし、今後は電子での保管が必須となります。基本的に紙での文書保管をしている会社も、データで取引した文書だけは電子での保管をする必要があるということです。改正電子帳簿保存法の施行は令和4年1月1日からとなっています。まだ電子帳簿保存法に沿った電子保管の設備がないのであれば、急いで準備しておきましょう。

そのほかにも細かい変更点があるため、国税庁から発行されている資料も確認しておきましょう。電子帳簿保存法が改正されました

文書保管の電子化のメリット・デメリット

文書の電子化をするためには、基礎的な知識が必要なほか、導入のコストもかかってしまいます。文書の電子化を進めた方がいいのか、今まで通り紙での文書保管をしていくのかを悩んでいる方も多いかと思います。そんな方のために、文書保管の電子化のメリットとデメリットを紹介していきます。

文書保管の電子化のメリット

・保管スペースの大幅な削減になる
・用紙・インクなどの削減になる
・文書の検索が容易になる
・文書の劣化・紛失を防げる
・テレワークや社外での業務に対応できる

文書保管の電子化のデメリット

・パソコンなどの初期費用がかかる
・パソコンにも維持費がかかる
・すべての文書を電子化出来るわけではない
・社内研修をしたり、社内規定を定めたりなど、業務のやり方を変えなければいけない
・導入に時間がかかる
・スキャンする場合、作業にかかる手間は紙での文書保管とさほど変わらない
・文書によっては紙の方が見やすい
・停電の際に使用できないなど、災害に弱い

メリット・デメリットを比較すると、「テレワークを進めたい」「常に社内の環境を整えたい」「もう文書の保管スペースが一切ない」などの切実な問題がない限りは急いで電子化の導入をする必要はないと言えます。しかし、電子帳簿保存法の改正により、電子取引した文書は電子での保管が必須となりました。そのため、「電子で文書保管できる環境だけは作っておき、時間の余裕のあるときに電子化を進める」などの方法がベターと言えるのではないでしょうか。

また、電子帳簿保存法の改正のため、経理関係の文書の電子化の導入をするのであれば、令和4年1月1日以降に行うと混乱が少ないでしょう。

文書をスキャンして電子化する方法

文書の電子化では、電子上で作成・取引した文書以外にも、紙の文書をスキャンして保管する方法もあります。ここでは、紙の文書をスキャンして電子化する方法について順を追って説明していきます。電子化の導入に悩んでいる方は、以下の手順を参考にしてみてください。

①文書の分類・整理

文書の電子化にはコストがかかります。まずはどの文書を電子化するか考えましょう。また、法律で定められた保管期間が過ぎている文書のうち、業務上必要ないものがあれば処分して整理しよう。

②データの形式設定

電子化したい文書が決まったら、データの形式なども統一できるようにあらかじめ決めておきましょう。以下の項目は、文書をスキャンする際の必須項目です。

・文書のデータ(PDFファイルや、JPEGやPNGの画像ファイル)
・文書のスキャンサイズ(「A4に統一」「実寸で保存」など)
・解像度(一般的な文書では200dpi、細かい文字のある文書や写真などは300~400dpiくらいがオススメ)
・ファイル名・ファイル階層など
・文書の属性データ(「契約先」「契約日」などデータベースとして検索しやすいようにするもの)
・OCR処理の有無(OCR処理:画像データから文字を抽出してテキストデータにする処理のこと)

③スキャン

②で決めた形式どおりにスキャンしていきましょう。文書をスキャンする際には、文書をカテゴリ別に分類してからスキャンすると手間が減ります。スキャンし終わったら、スキャンした文書データと原本を最後に必ず比較して確認しておきましょう。

社内でのスキャンは手間がかかりすぎるため、外部のサービスに委託している会社も多く見られます。キーペックスでも電子化サービスを行なっていますので、電子化でお悩みの際は、まずはお気軽にご相談ください。

文書保管に困っているなら

ここまで読んだところで、「文書の電子化って大変そうだな……けど社内はきれいに保ちたいし……」という方には、文書保管サービスという手もあります。文書保管サービスとは、文書を外部のセキュリティ管理された倉庫に預けられるサービスです。普段使わない文書をまとめて預けることで、社内の文書保管スペースをスッキリさせることができます。また、文書を預けるだけで済むため、電子化よりも圧倒的に手軽です。

文書保管サービスを選ぶ際には、Web管理システムがある文書保管サービスをオススメします。Web管理システムがあれば、Web上で預けた文書を確認でき、文書破棄のタイミングなども把握しやすくなります。「電子帳簿保存法の改定により電子保管しなければならなくなった文書は社内で電子化して保管、その他の文書は文書保管サービスに預ける」などの使い分けもオススメです。

キーペックスの文書保管サービスならセキュリティ管理や災害対策も万全です。文書保管のノウハウがあるため、どんな文書を預けたらいいかなどのご相談も受け付けています。

電子化するにしても文書保管するにしても、貴社にあった運用方法を提案いたします。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

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書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。