文書管理マニュアルとは?作成方法を解説

「文書管理マニュアルってあったほうがいい?」「文書管理マニュアルってどうやって作るの?」とお悩みの方のために、この記事では、文書管理マニュアルの必要性と作成方法について分かりやすくご説明していきます。

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文書管理マニュアルの必要性

文書管理マニュアルとは、文書管理規程を元に、ファイリング方法などの具体的な作業方法を記載し、誰にでも文書管理が出来るようにするものです。文書管理マニュアルを作成することで、社員全員が適切に文書を扱えるようになるほか、文書管理をしている社員の引き継ぎなどにも役立ちます。円滑な企業活動のために、作成しておくことがベターと言えます。

文書管理マニュアルがないと、どこに何の文書があるのか分からなくなり文書を探す手間が増えるなど、業務の効率が悪くなってしまいます。それだけではなく、法律で定められた保存義務がある文書を誤って廃棄してしまうなどの危険性もあります。また、文書によって保存方法がバラバラでは、セキュリティ対策の面でも万全とは言いがたいでしょう。情報漏洩を防ぐことや、経理関係の文書を保存し資金の流れを明確にすることは企業の義務です。正しい文書管理を行うためにも、文書管理マニュアルは必要と言えます。

社内に文書管理マニュアルがない場合は、会社の文書管理規程を元に作成しておきましょう。文書管理規程とは、文書管理の規則を示す法律のようなものです。日々の具体的な文書管理の方法は文書管理マニュアルに記載して使い分けます。すでに文書管理マニュアルがある場合も、文書の保存期間を定めている法律の法改正などに対応するために定期的な見直しが必要です。

もし、社内に文書管理規程がない場合は必ず作成しておくべきと言えます。文書管理規程についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

文書管理マニュアルの作り方

では、文書管理マニュアルには何を記載すれば良いのでしょうか? ここでは、文書管理マニュアルに記載すべき項目や文書管理マニュアル作成のポイントなどを順にご説明します。

▼文書管理マニュアルを作成する前に

文書管理マニュアルを作成する前に、現在保存している文書の量を把握しておきましょう。「文書管理マニュアルに記載した保存場所に文書を入れてみたら入りきらなかった!」というようなことを防げます。

▼文書管理マニュアルに記載する項目

文書管理マニュアルを作成する際には、文書管理規程に沿って、各文書の取り扱い方法を具体的に記載していく必要があります。文書管理マニュアルの必須項目は、「文書の分類(社外秘など)」「文書の管理者」「文書の保存場所」「文書の保存期間」「具体的な保存方法(ファイリング方法など)」「文書の廃棄方法」「文書管理マニュアルの更新方法・更新頻度」です。

▼文書の保存期間

文書の保存期間については特に間違いの無いようにしましょう。基本的には法律で定められた保存期間と同じ期間で問題ありません。業務上、法律で定められた保存期間を過ぎても保存しておきたい文書は別途保存期間を設けておきましょう。ただし、法律で定められた保存期間は法律によってそれぞれ起算日(数えはじめの日)が異なります。起算日を間違えて保存期間内に廃棄してしまわないよう、起算日についてもしっかり記載しておきましょう。

文書の法律で定められた保存期間についてはこちらの記事をご覧ください

また、よく使用する文書を手の届きやすい場所に保管しておき、使用頻度が下がったら書類棚に保存している会社も多いはずです。その場合、手の届く箇所に保管しておく期間も別途決めておくと、より親切な文書管理マニュアルとなります。

▼文書の分類・文書の管理者

文書の分類や、文書の管理者という項目を作成し、文書を取り扱える権限を明確に設定する必要もあります。社外秘の文書を、短期のアルバイトや試用期間中の新入社員などがいつでも触れられる状態にしていては、重大な情報漏洩に繋がってしまうかもしれません。特に、顧客の個人情報などが漏洩した場合は社会から責任を問われてしまう可能性があります。文書によっては書類棚などに鍵をかけ、鍵を取り扱える社員を限定するなどの対策を取る必要があります。

▼文書管理マニュアルの更新方法・更新頻度

文書管理マニュアルの更新方法については、誰がどのタイミングでどのようにマニュアルを更新したのかという履歴を残す方法を記載しておきましょう。文書管理マニュアルの更新は、年に一度など定期的に行うべきです。その際に、法改正などにより法律で定められた保存期間が変更されていないかチェックすることをオススメします。

▼電子化した文書について

文書の電子化をしている場合は、電子文書の取り扱い方も別途記載しておかなければなりません。まず電子化する文書はどの文書なのかを定義しておきましょう。電子化する文書を定義した後は、電子文書の保存方法についても記載しなければなりません。電子文書の保存方法として記載する項目は、「ファイル名の付け方」「フォルダ分けのルール」「使用するソフトウェアや文書管理システム」「記録メディアへの秘密区分の表示方法」「保存形式」になります。

▼文書管理マニュアルの周知

文書管理マニュアルを作成したら、社員へ周知することも忘れないようにしましょう。文書管理マニュアルを作成しても、活用できなければ作成した意味がありません。文書管理マニュアルを活用することで社内の文書管理方法を統一し、業務の効率化に繋げましょう。

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「文書管理マニュアルの作成は大変そう」「文書管理マニュアルはあるけど管理が大変」「文書の保存スペースがない」という方には、文書保管サービスをオススメします。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。