経理書類のファイリング方法【完全版】

経理書類は量も種類も多く、ファイリング方法に困りがちな書類です。そんな経理書類のファイリング方法を基本からご説明します。経理書類のファイリング方法に困ったときは、この記事を参考に保管してみてはいかがでしょうか。

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経理書類には保管義務がある

みなさんは経理書類をどのように保管していますか? 経理書類のうち、ほとんどの書類には法律で定められた保管義務と保管期間があります。保管期間の間は保管していなければ法律違反になってしまい、監査の際などに余分なお金を支払うことになるかもしれません。

なにかとかさばりがちな経理書類ですが、原則として「紙」での保管が必要とされています。一部の経理書類は電子化も可能ですが、導入に手間がかかるほか、運用にもコツがいるため、紙での保管が無難と言えるでしょう。

しかし、経理書類を紙で保管するには、運用しやすいように分類し、ファイリングする必要があります。「保管する書類」を保管期間ごとに丁寧にファイリングすることは、書類の保管期間が過ぎたあとの破棄の手間の削減にもつながります。社内の書類保管スペースをきれいに保つためにも、一度経理書類のファイリング方法を見直してみてはいかがでしょうか。

経理書類のファイリング方法(分類)

では、実際のファイリングは、どのように行うべきなのでしょうか? ここでは、オススメのファイリング方法を説明していきます。

まずは保管期間が過ぎていない経理書類を「保管する書類」、保管期間が過ぎた書類を「破棄してもよい書類」とに分類しましょう。次に、「破棄してもよい書類」を破棄します。

「保管する書類」として分類した経理書類は、さらに4つに分類します。「永久保管する書類」「決算書類(10年保管)」「決算書類(7年保管)」「給与関係書類」というように分類していきましょう。

※「決算書類(10年保管)」「決算書類(7年保管)」はまとめて10年保管としてもよいでしょう。「決算書類(7年保管)」の経理書類は、会社に欠損金が発生した年度(赤字になった年度)は10年保管しなければならないとされています。年度ごとに「欠損金が発生したか」を確認するのは手間がかかるため、社内ではまとめて10年保管としておくことで、管理をより簡単にすることができます。

保管する書類を分類するために、以下に経理書類を分類別に並べました。書類を分類するときの参考にしてください。

永久保管する書類

借用書(借用証書、借入金返済予定表)
契約書関係(賃貸借契約書、業務委託契約書、売買契約書、リース契約書など)

決算書類(10年保管)

計算書類および附属明細書 (貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表)
会計帳簿および事業に関する重要書類 (総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿、株式割当簿、株式台帳、株式名義書換簿、配当簿、印鑑簿など)

決算書類(7年保管)

取引に関する帳簿 (仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など)
決算に関して作成された書類 (10年保管が義務づけられている書類を除く)
現金の収受、払出、預貯金の預入・引出に際して作成された取引証憑書類 (領収書、預金通帳、借用証、小切手・手形控、振込通知書など)
有価証券の取引に際して作成された証憑書類 (有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書など)
取引証憑書類 (請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など)
資産の譲渡等、課税仕入、課税貨物の保税地域からの引取りに関する帳簿

給与関係書類

給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書(7年保管)
源泉徴収簿(7年保管)
源泉徴収簿を兼ねている場合の賃金台帳(7年保管)
雇用保険の被保険者に関する書類(4年保管)
雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿(4年保管)
賃金台帳(3年保管)
賃金その他労働関係の重要書類(3年保管)
労災保険に関する書類(3年保管)
労働保険の徴収・納付等の関係書類(3年保管)
雇用保険に関する書類(2年保管)
健康保険・厚生年金保険に関する書類(2年保管)

経理書類のファイリング方法(ファイリング)

4つ(もしくは3つ)に分類した書類は、それぞれ別途にファイリングしていきます。それぞれの書類の運用しやすいファイリング方法をまとめました。また、さらに分かりやすくするためにそれぞれのファイルの色を分けて保管することをオススメします。

永久保管する書類

・穴を開けず、ポケットリフィルを使う
・「設立関係」「届出関係」「議事録関係」など分かりやすいようにラベルを付ける
・取り出しにくい場所の鍵付きの棚に保管

決算書類(10年保管)、決算書類(7年保管)

・決算日を基準に年度ごとにファイルを作り、ラベルを付ける
・そのファイルの中で書類の種類ごとに分類(書類が多い場合は書類の種類ごとにファイルを作る)
・取引先との請求書・領収書・振込伝票は「月別」or「取引先別」にファイリング
・その他領収書(レシート、手書きの領収書など)は日付ごとにコピー用紙などに貼り付け、月ごとにポケットリフィルなどで保管する

給与関係書類

・社員が多い場合は社員ごとにファイリング(ファイルの保管スペースを在職中の社員、退職した社員に分類)
・社員が少ない場合は書類の種類ごとにファイリング(破棄の際は退職した社員のもののみ抜き取り破棄)
・個人情報のため鍵付きの棚に保管

このようにファイリングすることで、使いやすく、破棄のサイクルも分かりやすい書類保管ができるようになります。

注意が必要なのは、書類のセキュリティ管理です。永久保管の書類や給与関係書類などは、誰にでも見られるように保管してはいけません。最低限、鍵付きの棚に保管するようにしましょう。また、できれば地震や火事などの災害対策も取っておくことをオススメします。

一度徹底的に経理書類の整理をすることで、その後の運用が楽になります。この機会に、経理書類の保管方法を見直して、ファイリングし直してみてはいかがでしょうか。

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経理書類を整理しようとしたところで、「書類が収まりきらないかも……」「社内のセキュリティが不安」などの悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。そんな方には、書類保管サービスをオススメします。

書類保管サービスとは、書類を預けることで保管代行してくれるサービスのことです。貸し倉庫などと違い、セキュリティ対策、災害対策、書類に適した湿度管理など、書類保管に特化した保管サービスのため、社内保管より安心できるのではないでしょうか。また、Web管理システムなどでどんな書類を預けたのか確認できるほか、配送や破棄のサービスと連動していることが多く、書類管理の手間も省けます。

キーペックスの書類保管サービスも上記の点はすべて完備しています。書類保管にお困りの際は、ご相談にも乗れますので、是非一度お気軽にお問い合わせください。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

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書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。