最新!会社の書類保管方法、運用ルール【実践編】

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「書庫番人」
キーペックス運営の書類保管サービス「書庫番人」ならコンサルティングがつくため、初めての方でも安心です。お客さまの状況に合わせてコスパの良いご提案・運用を行います。

会社の書類保管方法を把握してますか?

みなさんはどのように会社の書類を保管していますか?なんとなく書類を綴じたファイルを棚に収めて、どの書類がどこに入っているのかわからなくなってしまい、探す時間がかかってしまったりしていませんか? 心当たりがある方もそうでない方も、一度書類保管方法を見直してみるともっと効率的な保管方法を発見できるかもしれません。

そこで、この記事ではすぐ実践できる様々な書類保管方法をご説明します。

実践!会社内での書類保管のコツ

書類保管方法には会社内保管するほかにも会社外保管など様々な保管方法がありますが、まずは会社内での書類保管方法について考えてみましょう。

ここでは、書類の取り扱いの手間が省ける効率的な書類保管方法のコツをご紹介します。

■書類保管ファイルは綴じかえやすいものを

一度綴じたファイルの書類と書類の間に、別の書類を追加することはよくあることだと思います。ファイルからすべての書類を取り出して、書類を追加し、またファイルに綴じなおすのはとても手間がかかりますよね。すべての書類を取り出さなくても書類と書類の間にスッと書類を差し込めるようなリングタイプのファイルがよいでしょう。また、ポケットリフィルを使用するとリフィルに書類をいれるだけで済む上に、同じタイミングで使う書類などを複数枚纏めておけますので、こちらもうまく使い効率的な書類保管をしましょう。

■書類保管ファイルを色分けする

例えば決算申告書は「青」、総勘定元帳は「赤」など、綴じる書類によってファイルの色をあらかじめ決めて書類保管をしましょう。同じファイルがずらっと並んでいる棚からラベルを一つ一つ確認して書類を確認するより、色分けされていた方が遠目からでも直感的に判別でき、書類を探す手間が大幅に省けます。

■利用しているサービスの契約書はまとめておく

住所変更や契約解除の際など、同じタイミングで利用中のサービス契約書が必要になってきます。IDやパスワードなどが記載されていることもあり、一つにまとめておくとすぐ確認することができて便利なので、新しくサービスを契約する際には忘れずにまとめておく癖をつけましょう。

■取引先との書類は月別もしくは五十音順に分類して書類保管する

業種や取引内容別に細かく分けている方も多いかと思いますが、「〇〇系 〇〇社 △月」のように細かく分けるよりは、すべてを月別に分類するか、会社名を五十音順に分類するほうが後々探す際に見つけやすいです。取引先は日々変わっていく上に、社名だけでは業種などが分かりにくいこともあり、細分化しすぎるとむしろ探しにくくなってしまいます。

会社内での書類保管方法について、どのように分類すればよいかなどのイメージはつかめたかと思います。どれもすぐに実践できるものですので、書類の整理の際には参考にしてみてください。次の項からは書類保管の際の注意点にも触れていきます。

書類保管方法について注意すべきポイント

会社内で書類保管をする際に気を付けなければいけない点も多いです。分かりやすいように、会社内での書類保管方法の注意点を一つ一つご説明します。

■法律で保管が義務付けられている書類

会社内で発生する書類には、法律で保管が義務付けられている書類も多いです。保管期限を勘違いして捨ててしまっていませんか? 書類によって保管期限も違いますので注意して書類保管をしましょう。書類保管方法が整理されていないと法律違反を起こしやすい箇所です。今一度しっかりチェックしておきましょう。

■セキュリティ対策

ごく少量の書類なら金庫に保管するなどの対策もできますが、会社が大きくなればなるほどそういうわけにはいかなくなりますよね。会社内での書類保管のセキュリティ対策については限界がありますが、それでもできる限りの対策はしたいものです。個人情報や契約書などが流出すると、損害賠償が発生し大きな損害をもたらすこともあります。できれば書類保管専用の部屋を作り、決められた社員しか出入りできないようにしておきましょう。それが難しくても、来客の目に触れない場所に保管したり、重要書類の入った収納には鍵を付けるなどの最低限の工夫はしましょう。

■災害対策

万一の災害に備えた対策も必要です。起こりやすい災害としては地震が挙げられると思います。大切な書類を保管している書類棚は大きな地震の際に耐えられる強度のものでしょうか? ファイルボックスなども多用して、できるだけ書類を守れるようにしましょう。

また、火災についてもしっかり備えておきましょう。大きな火災の対策を社内で行うのは難しいと思いますが、キッチンや喫煙室の近くに書類を保管するのは避けるなどの対策を行いましょう。小さな火災であれば書類を守れることもあります。

■湿気対策

注意点についても把握できたところだと思いますので、現在の書類保管方法に疑問を持っている方はお早めに一度整理し直してみることをオススメします。書類を一から整理し直すのはなかなか骨の折れる作業ですが、書類は日々溜まっていくものですので、書類保管方法を見直すなら早ければ早いほど後々の手間が省けます。

忘れがちなのが湿気対策です。書類保管場所によっては書類が湿気で傷んでしまうこともあります。暗く風通しの悪い場所に書類を長期間保管すると、カビが生えてしまっていたということも実はあるのです。書類の保管場所を決める際には「風通しがよい」「水場から遠い」などの点にも注意しましょう。

それでもセキュリティ対策などすべてを実践するのは大変だな……と思った方には会社外での書類保管という手もあります。

会社外での書類保管方法とは?

会社内での書類保管方法を一から整理し直すのは骨が折れますよね。実際に書類整理に取り掛かる前に、会社外での書類保管方法についても考えてみませんか? 書類保管を外部委託できるサービスなどもあり、書類の管理が大幅に効率化できるかもしれません。

会社外での書類保管方法として考えられるサービスには、おおまかに分けて以下のようなものがあります。

■貸し倉庫

その名の通り倉庫のスペースを貸し出しているサービスです。倉庫一棟そのまま貸し出していることもあり、貸し出すスペースが広めなことが多いです。賃料は様々なので安く済む場合があります。配送、取り寄せを行っているかは業者によるので確認が必要です。貸し倉庫では書類の分類や管理のサービスがないほか、預けたものの保管責任も負いませんので、貸し倉庫を借りた側がしっかりと管理する必要があります。

■トランクルーム

収納の延長として利用する事が出来る収納サービスの事です。会社での利用よりは家庭での利用向けに貸し出している業者が多く、様々なものを預けることができます。収納スペースのレンタルですので、預けたものの配送や書類の管理などは行っていません。会社によってサービスは様々のため、利用する際はしっかりと仕様を確認しましょう。

■書類保管サービス

書類保管に特化したサービスです。書類保管のノウハウがあり、セキュリティ対策や災害対策はしっかりと行われている場合がほとんどです。預けられるのは書類のみの場合が多いですが、書類の配送や管理、Web閲覧などのサービスもあり、書類の保管には最もオススメです。ただ、他と比べて費用が安すぎる会社はサービスが不十分な場合もありますので、注意が必要です。

この3つのサービスが書類などの主な保管先としてよく利用されているものです。実際の運用をもっとイメージできるように、次の項では注意すべき点を挙げながらさらに比較してみます。

会社外での書類保管方法を選ぶ際の注意

会社外で書類の保管をするならどのサービスを選べばいいんだろう? それともこのまま会社内保管するのとどちらがいいんだろう? とお悩みの方もいらっしゃると思います。書類をまとめて会社外に預けてみたけれど、管理の手間が増えるだけで失敗してしまった……そんなことにならないために、ここでは会社外で書類保管をする際に気を付けなければいけない点を挙げておきます。

■費用がかかる

当たり前ですが、会社外で書類を保管するには費用がかかります。貸し倉庫などは賃料以外に敷金礼金などの費用もかかってしまうので注意しましょう。

しかし、会社内で書類保管する場合にも保管スペース分の賃料、書類管理の人的コスト、設備的コストがかかります。それらと照らし合わせると会社内保管のほうが費用が掛かる場合もありますので、その点も考慮してみましょう。

■書類の取り寄せに時間や人的コストがかかる場合がある

会社外での保管場所が遠ければ遠いほど、取り寄せには時間がかかります。また、トランクルームなどでは基本的に預けたものの配送は行っていないので自社で運搬する必要があります。書類保管サービスでは翌日配送を行っていたり、Webから閲覧できたりする場合もありますので、利用の際はその点にも注目してみましょう。

■書類の整理について

会社外で保管する場合にも、会社内保管と同じように書類を分類して整理する作業は必要です。預けた書類が必要になった際や、保管期限が過ぎて処分する際に書類の場所が分からないようでは困りますよね? ただ、書類保管サービスではその会社側で書類の場所を細かく管理しているので、書類を整理する作業は最低限で済みます。そのほか、書類保管サービスによっては預ける書類の整理などを一から請け負っていることもありますので、さらに手間を省きたい方はそのようなサービスを探してみるのもよいでしょう。

■セキュリティや災害対策など

書類保管サービスではセキュリティ対策や災害対策、書類保管に適した湿度対策がしっかりと行われていることがほとんどですが、貸し倉庫やレンタルルームでは行われていないことが多いです。特に、貸し倉庫は保管責任を負わないので注意が必要です。

会社外で書類管理をするなら、これらの点に注意しましょう。また、会社の規模や書類管理に割ける人員なども考慮して、「重要書類以外のみ預ける」「重要書類のみ会社内保管する」などの使い分けをしている会社も多いです。書類保管サービスなどではそういった相談に乗ってくれることもあるので、親身になってくれる会社を選ぶのも良いでしょう。

会社外で書類保管するならどこがいいの?

様々な書類保管方法をご紹介してきましたが、総合的に考えると書類保管をする際に最もオススメできるのは書類保管サービスです。費用面でも貸し倉庫やトランクルームより安く済むことが多いほか、安全面では書類保管サービス一択と言っていいほど差があります。書類を預けたり取り寄せたりする手間の面でも、書類保管サービスでしたらその会社が請け負ってくれますので、連絡一つで済むでしょう。

書類保管サービスをご検討の方は、会社選びも悩みどころだと思います。

弊社キーペックスであれば、セキュリティ対策や災害対策はもちろん、会社様ごとに専任の担当者がつきますので、細やかなサービスができます。大手などでは時間がかかりがちな書類の取り寄せも、キーペックスであればすぐに対応できます。お悩みの方は是非一度キーペックスにお問い合わせください。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。