請求書の保管期間・保管方法を覚えよう

みなさんは請求書の保管期間を理解していますか? 請求書の保管期間を理解して、効率的な保管ができるようにしましょう。この記事では請求書の保管期間から保管方法まで分かりやすく説明していきます。

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請求書とは

請求書とは、​​証憑(しょうひょう)書類の一つであり、商品やサービスなどの代金を記し請求するための、「取引の際の証拠となる書類」です。請求書は法人税法によって保存が義務づけられており、保管期間が過ぎるまで保管しておかなければなりません。

自社で発行した請求書にも保管義務がある

自社で発行し、取引先に送付した請求書の控えにも、保管義務があります。しかし、請求書の控えを作成しなければいけないという法律はありません。作成の義務はないものの、作成した場合には「取引の証拠となる書類」にあたるため、保存義務が生じてしまいます。もし控えを作成しているのであれば、請求書としてしっかり保管しておきましょう。

請求書の保管期間

請求書は、保管期間が満了するまでは必ず保管しておかなければなりません。保管期間を守らず破棄したり紛失したりしてしまうと法律違反になってしまうほか、監査の際などに不利な扱いを受ける可能性があります。しっかりと請求書の保管期間を把握して、丁寧に保管していきましょう。

請求書の保管期間

事業年度の法人税申告期限日の翌日から7年間
※欠損金が生じた事業年度は10年間

請求書は領収書・納品書などと同じく7年間(もしくは10年間)の保管が必要です。起算日(保管期間の数えはじめの日)は確定申告書類の提出期限の翌日からとなっています。誤って年度末などに処分してしまわないように気をつけましょう。(例:会社が3月決算であれば、5月末までの保管が必要です)

請求書の保管方法

請求書の保管期間を守るためには、紛失したり誤って破棄したりしてしまわないように、保管方法にも気をつけなければなりません。「紙での保管」「電子での保管」など、保管方法に合わせて請求書の保管方法をご説明します。

a.紙での保管

紙の請求書を保管する場合、ファイリングなどの作業は必要ですが、電子での保管と比較すると守るべき要項などが少なく簡単です。請求書は年度別に分けて保存するとよいでしょう。書類保管のコツは「破棄するタイミングが同じ文書類をまとめて保管する」ということです。
ここでオススメするのは、「経理書類はまとめて10年間保管しておく」という保管方法です。経理書類の保管期間は7年間のものと10年間のものが多いほか、7年間保管の書類も赤字があった年度は10年間保管しなければいけません。まとめて10年間保管しておくことで、書類を破棄する際にも「この事業年度は赤字だったかな……」と確認する必要がなくなり、10年前の事業年度のファイルを処分するだけで済みます。請求書は個人情報などとは異なり、長く保管しておいても困るものではありません。社内の書類保管スペースに余裕があるのであれば、「経理書類はまとめて10年間保管」と統一しておくのが最も効率的な保管方法と言えるでしょう。

なお、令和3年の電子帳簿保存法改正により、基本的に紙での書類保管をしている場合にも、電子上でやり取りした書類だけは電子データでの保管が義務づけられたため、注意が必要です。(※令和4年1月1日〜施行されていますが、特定の条件下で2年間の猶予が与えられています)

b.電子データでの保管

請求書に限らず、電子データで書類を保管する際にはe-文書法、電子帳簿保存法の2つの法律を守る必要があります。この2つの法律によって定められているデータの形式などを守らなければ、有効な書類データと認められず、法律違反となってしまいます。近年電子化に関する法律は緩和されつつあります。直近では2021年(令和3年)に電子帳簿保存法の改定があり、2021年(令和3年)までは書類を電子保管する際に税務署への申告が必要でしたが、現在は不要となりました。とはいえ、電子保管にはまだ細かい条件が定められているため注意が必要です。
なお、新たに書類の電子化を導入したいという場合には、パソコンなどの機材や文書管理システムの費用がかかるほか、社員への教育にも時間もかかってしまいます。電子化の導入には費用と時間がかかることを理解して、あらかじめよく勉強しておかなければなりません。

電子化についてはこちらの記事にて詳しく説明しています→最新!文書保管方法〜電子化編〜|株式会社 キーペックス

c.マイクロフィルムでの保管

請求書はマイクロフィルムで保管することもできます。しかし、マイクロフィルムで保管できるのは保管期間の終わりの2年間(6年目・7年目)のみとなります。マイクロフィルムでの保管には専用の機材も必要になるため、現在は一般的な方法ではなくなっています。

請求書の保管に困っているなら

請求書などの書類の管理が大変、または書類の保管スペースに困っているのなら、書類保管サービスの利用もオススメです。書類保管サービスとは、セキュリティ管理された書類専門倉庫に書類を預けることのできるサービスです。

多くの書類保管サービスにはWeb管理システムがあり、どんな書類を預けたのかをWeb上で確認できます。Web管理システムには書類の保管期間が満了するタイミングを知らせてくれるものもあり、書類管理の上でとても便利です。

キーペックスの「文書保管サービス」なら廃棄サービスとも連動しており、書類の保管から廃棄まですべて一元化できます。「書類保管ってどうしたらいいのかわからない!」という方への総合的なプラン提案もできるため、お困りの方は是非一度お気軽にお問い合わせください。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。