【経理必見】見積書の正しい保管期間と保管方法まとめ

 

見積書の保管について、法律で保管期間が決まっている、というのはご存知でしょうか?少し前の見積書だから、などの理由でなんとなく処分していないでしょうか?この記事では、見積書の保管期間や保管方法について解説しています。

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見積書は保管しなければならないのか?

そもそも見積書を保管することに疑問をお持ちの方は多いと思います。請求書や納品書があれば、見積書は保管しなくてもいいのでは?と思われるかもしれません。
しかし見積書を含め、請求書や納品書などの書類は証憑(しょうひょう)書類と呼ばれており、法律で保管が義務付けられています。証憑書類とは、主に取引関連の証明をする書類のことです。その中でも見積書は、保管することで取引上生じたトラブルにも対応することが可能です。そのため、きちんとルールを設けて保管していきましょう。
また、保管対象となる見積書は、「取引先に発行してもらった見積書」と「自社が発行した見積書の控え」の両方があるため、注意が必要です。

見積書の保管期間について

見積書を保管しなければならないと分かったところで、いよいよ保管期間について解説します。実は見積書の保管期間は、法人か個人事業主かによって変わってきます。

法人の場合は原則7年保管

法人の場合は、原則7年の保管が法人税法によって義務付けられています。これは脱税が発覚した場合、さかのぼって追徴課税できる期間に基づき7年保管と定められています。
注意すべき点としては、保管期間は発行日の7年後ではなく、次の確定申告期限の翌日から7年という点です。
たとえば「3月決算の法人が、2021年9月に受け取った見積書」で考えた場合、次の確定申告の期限は2022年5月末になるので、2029年5月末までが保管期間となります。

例外として、赤字決算の場合は10年保管

法人の場合は、見積書の保管期間は原則として7年ですが、例外として赤字決算の法人は10年保管となります。この例外は繰越欠損金制度の利用ができるため設けられています。
繰越欠損金制度とは、過去の赤字と将来の黒字とを相殺して課税額を抑えることができる制度です。青色申告であることが最低条件ですが、現在は過去10年間にさかのぼって相殺できるため、その相殺期間にあわせて見積書の10年間保管が定められています。
ただしこの繰越欠損金制度は、幾度か法改正されており、平成20年4月1日〜平成30年3月31日に終了した赤字の発生した事業年度は9年の保管、30年4月1日以降に開始した赤字の発生した事業年度は10年の保管になっています。しかし、わざわざ細かく保管することはコストがかかるため、赤字が出たら一括で10年保管、がオススメの保管方法です。

個人事業主の場合は5年保管か7年保管

個人事業主の場合、見積書の保管期間は5年保管か7年保管になります。青色申告・白色申告で分かれると思われがちですが、5年保管と7年保管の違いは消費税の課税対象事業者かによって決まります。通常は5年保管ですが、課税対象事業者になると7年保管になる、ということですね。

見積書のオススメ保管方法

見積書は最大で10年間の保管が必要です。そのためきちんとしたルールを設け、社内で楽に管理ができるようにしましょう。

1.事業年度ごとに分類する

オススメは事業年度ごとに分けてファイリングする方法です。保管に特別なコツ等が必要なく誰でも簡単にできます。
また、保管ルールにプラスして、廃棄の流れまで決めておくこともオススメです。廃棄の流れを決めておくことは、7年経過した見積書をそのまま廃棄に回すことができるメリットがあります。手間のかからない保管・廃棄フローを作ることが出来るため、この機会に廃棄方法までルールに組み込んでおきましょう。毎年、1年分の見積書を廃棄業者に廃棄してもらう方法が簡単です。

2.取引先ごとに分類する

取引先がおおよそ決まっており、定期的な付き合いがある場合はこの方法がオススメです。請求書や納品書など他の経理書類とまとめておくと、後から見返す場合にも探しやすく便利です。
ただし、経理書類の中には、10年保管のものもあるため、見積書と一緒に10年保管しておくと管理が楽になります。とはいえ紙で保管をすると、社内のスペースを必要とするため、量が多すぎたり閲覧頻度が低いものは、外部の倉庫や書類の保管サービスなどを検討すると良いでしょう。

3.電子化について

見積書の保管では、スキャンしてデジタルのデータとして保管することも可能です。
社内のスペースを取らないのが一番のメリットですが、税務署長の承認が必要でかつ一定の条件をクリアする必要が必要があるため、紙の保管に比べてハードルは高くなります。
デジタルでの保管を検討する場合は、デジタル化のサポートをしてくれる業者を探すのもよいでしょう。

見積書の保管まとめ

見積書の保管は、法人であれば原則7年保管、例外として10年保管になるため、10年間保管しておくと安心です。
デジタル保管は導入のハードルが高いため、紙で保管している場合はそのまま紙で保管するのがベターです。
社内に置くスペースが無くて困っている場合は、外部の文書保管サービスや、デジタル化についてサポートをしてくれる業者を探すのが良いでしょう。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。