退職者の履歴書の保管期間とは?

在職中の正社員・パート・アルバイトなどの履歴書はしっかり保管されているかと思いますが、退職者の履歴書も保管しておかなければいけないことを知っていますか? この記事だけで退職者の履歴書の管理ができるように、保管期間や適切な保管方法について順を追って説明していきます。

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退職者の履歴書の保管って必要?

「退職者の履歴書の扱いがわからない」「履歴書は取っておいたほうがいいと思うけど退職者の履歴書も必要なの?」という声を聞くことがあります。在職中の従業員の履歴書の保管はもちろん必要ですが、退職者の履歴書も保管が必要です。退職者の履歴書の保管は法律で定められており、決められた年数保管しておかなければ法律違反となってしまいます。破棄や紛失、破損してしまわないようにしっかりと管理しなければなりません。正社員の履歴書だけでなく、パート・アルバイト・派遣などの履歴書も同様に保管が必要です。「すべての従業員の書類を保管しておく」と覚えておくとよいでしょう。
また、履歴書は個人情報のため、鍵付きの書類棚などセキュリティの保たれた場所で保管すべきです。現在の保管場所が誰にでも見られてしまうような場所にある場合は、早めに保管場所を移しておきましょう。

退職者の履歴書の保管期間

「退職者の履歴書の保管が必要」とわかったところで、保管期間についても把握しておきましょう。
履歴書の保管期間は退職の日から3年間です。
労働基準法第109条に記載され、保管が義務付けられています。履歴書の保管期間は退職の日を基準に定められているため、在職中からずっと保管しておかなければなりません。なお、在職中に亡くなった従業員の履歴書も退職者の履歴書と同様に「死亡の日から3年間」と定められているため覚えておきましょう。

退職者の履歴書って保管期間の3年が過ぎたあとはどうするの?

退職者の履歴書の保管期間は3年間ですが、保管期間が過ぎたあとの扱いについて悩んでいる方もいるかと思います。書類を管理していく中で、退職者の履歴書を3年経った後も保管し続けているケースも多いでしょう。「保管期間が過ぎた履歴書って保持していても大丈夫なの?」と疑問に思ったことがあるのではないでしょうか。保管期間が過ぎた書類を保管しておくことに罰則などはありません。しかし履歴書は個人情報のため、あまり長く保管しておくことは良い傾向とは言い難いでしょう。保管期間を過ぎたら、退職者へ返却するか、破棄が理想です。とはいえ、退職から3年も経ったあとでは、退職者の住所や連絡先が変わっていることも多く、履歴書の返却は現実的ではありません。退職者からの履歴書の返却要請があった場合を除き、破棄処分してよいでしょう。
また、破棄の方法についても考える必要があります。履歴書は個人情報のため、破棄する際は機密文書などと同じく然るべき処理をしなければなりません。破棄する履歴書の量が少ない場合は社内でシュレッダーにかけるなどの処理をし、破棄する履歴書の量が多い場合は機密文書破棄の専門サービスなどの利用をするとよいでしょう。
ちなみに、履歴書と一緒に保存されがちなマイナンバーが記載されている書類については、注意が必要です。マイナンバーが記載されている書類も、法で定められた保管期間を守って保存しなければなりません。しかし、保管期間が過ぎたあとは速やかに破棄すべきとされています。(ある程度は事業者の采配に任されるようです。参考:個人情報保護委員会)「保管期間より長く保管しておくぶんには大丈夫だろう」とマイナンバーが記載されている書類を保持し続けないように、早めに処理しておきましょう。

まとめ

雇用形態問わず、従業員の履歴書は退職後も保管が必要

保管期間:退職の日から3年間

保管方法:鍵のついた書類棚等で保管

破棄方法:シュレッダーや専門業者に依頼

退職者の履歴書の保管はそれほど複雑ではありませんが、退職者一人ひとりの保管期間の把握が必要になってきます。保管と廃棄とのサイクルを毎年考えて回していくのは、大変ですよね。「他の書類もまとまりきってないし管理が大変!」という方には、文書保管サービスなどの利用がオススメです。文書保管サービスは、セキュリティ対策のある安全な設備での保管をし、WEB管理システムで預けた書類を一覧して配送や廃棄の手続きなどができるサービスです。書類の管理は最小限で済むため手間が省け、いままで書類管理のために使っていた時間やスペースを削減することができます。料金もそれほど高くはないため、一度問い合わせや資料請求をしてみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。