簡単!経理書類の保管期間と保管方法

日々増える経理書類に悩まされていませんか? 整理しようと思っても、書類によって保管期間が違うのでよくわからない……。そんなお悩みを抱えている方に、経理書類の保管期間とオススメの経理書類保管方法をご紹介します!

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経理書類ってどんな種類がある?

経理書類と言っても、さまざまな種類の書類がありすぎてどう整理してよいのかわからないですよね。まずは経理書類にはどのようなものがあるのかを理解していきましょう。
経理書類を保管する際にわかりやすい分類方法としては、経理書類を「帳簿」「計算書類」「証憑書類」の3つに分類することです。経理書類を保管・運用の観点から捉え、保管期間で分類すると、保管期間はこの3種類に分けられるためです。
保管期間をご紹介する前に、「帳簿」「計算書類」「証憑書類」この3つの説明をしていきます。

「帳簿」…事業の取引やお金の流れを記録するものです。主要簿(総勘定元帳、仕訳帳)と補助簿(売掛金元帳、買掛金元帳、現金出納帳など)に分けられます。

「計算書類」…会社においてその財産・営業の状態を年度ごとに明らかにするための書類です。貸借対照表、損益計算書などがこれにあたります。

「証憑書類」…なんらかの取引があったことを証明する書類です。見積書、注文書、納品書、請求書、領収書などがこれにあたります。

これらの経理書類を保管期間満了まで保管しておかなかった場合、税務調査において不利な課税を受けたりする可能性があります。間違って捨ててしまうことのないように、しっかりと管理していきましょう。次の項では経理書類の保管期間を「帳簿」「計算書類」「証憑書類」の3つに分けてご説明します。

経理書類の保管期間一覧

経理書類を「帳簿」「計算書類」「証憑書類」に分類したところで、覚えておかなければいけないことがあります。ややこしいことに、経理書類の保管期間を定めた法律には主に「会社法」「法人税法」の2つがあり、保管期間が異なっています。同じ経理書類でも「会社法」と「法人税法」によって異なる保管期間が定められていることもあり、混乱するかもしれませんが、そういった場合はより保管期間が長い「会社法」に合わせて保管をしましょう。
また、「会社法」と「法人税法」では保管期間の数え方が違います。「会社法」では帳簿閉鎖時(決算を締め切った日)から数えるのに対して、「法人税法」では事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えます。(決算日が3月末なら確定申告書の提出期限日は5月末なので、6月1日から数える)その保管期間の数え方も含めて、経理書類ごとに保管期間をご説明します。

「帳簿」の保管期間…10年保存(帳簿閉鎖時から数えて)

「計算書類」の保管期間…7年保存(「帳簿閉鎖時」もしくは「確定申告書の提出期限の翌日」のより新しい日付から数えて)

「証憑書類」…7年保存(確定申告書の提出期限の翌日から数えて)

保管期間の数え方が少しややこしいですが、なんとなく整理できそうな気がしてきたのではないでしょうか。次の項では、実際に経理書類を保管する際の保管方法をご紹介します。

経理書類の簡単な保管方法

経理書類の保管期間が分かったところで、実際に保管するときの保管方法について考えてみましょう。大きく3つに分類するといっても、取り扱い書類が多いとそれだけでも大変ですよね。ここでは後々必要になった際に取り出しやすいようなオススメの保管方法を紹介していきます。

まずは年度別にまとめる

まず、年度別に書類をまとめてみましょう。経理書類を使用する際も処分する際も、年度ごとに取り出すはずです。

「帳簿」「計算書類」「証憑書類」に分類する

年度ごとにまとめた経理書類を、さらに「帳簿」「計算書類」「証憑書類」に分類します。手間と思われるかもしれませんが、「帳簿」「計算書類」「証憑書類」に分類する際にはそれぞれ別のファイルを用意しましょう。なぜ別ファイルにするかというと、処分するタイミングが違うためです。それぞれの保管期間が過ぎた際にファイルごと処分すればよいので、後々楽できることになります。保管する経理書類の量が少ない場合はファイルポケットなどを利用するのもよいでしょう。

ここまで読んだところで「紙以外の保存方法はないの?」と思われるかもしれませんが、原則としてパソコンなどで作成した書類も紙に印刷し保存することになっています。データでの保存は前もっての申請と承認が必要だったり、仕様に細かい指定もあったりするので、かえって手間がかかることも多いです。また、書類保管の手間やスペースの確保に困っているなら、書類保管サービスへの外部委託という方法もあります。

オススメの経理書類の保管方法は書類保管サービス

「経理書類の保管方法が分かっても一枚一枚整理するのは大変だなあ」「整理しても保管するスペースがない!」という方も多いかと思います。そういった方には書類保管サービスへの外部委託をオススメします。社内の書類保管スペースを削減できるほか、経理書類をはじめとするさまざまな書類を管理してくれるので、どこになんの書類があるのか探す手間を省くことができる便利なサービスです。書類保管サービスに預けることでさまざまなメリットがありますので、ご紹介していきます。

書類保管サービスのメリットとは?

スペース節約

書類を保管していたスペースをそのまま有効利用できます。

管理が楽

書類保管サービスに預けた書類はWeb管理システムで在庫管理できます。書類が必要になった際も連絡一つで取り寄せできるため、書類管理のための人的コストをカットできます。

書類を守れる

書類を書類棚に保管するだけの自社保管では、防災対策やセキュリティ対策の面で万全とは言い難いものです。徹底された防災対策やセキュリティ対策を行っている書類保管サービスであれば、大切な書類を守ることができます。とくに経理書類などの法的に保管期間が定められている書類を失うことがあっては、大きな問題に発展することもありますので、書類を守れることは一番のメリットと言えるでしょう。

廃棄が楽

書類保管サービスには廃棄のサービスがついていることも多いです。保管期間が切れた経理書類などを廃棄したい場合、連絡一つで済んでしまうので手間を省けます。

書類保管サービスは大切な書類を守れる上、保管期間の管理なども手間がかからないので、経理書類などの保管期間が定められている書類を預けるのにはピッタリのサービスです。

経理書類に適した書類保管サービスの選び方

書類保管サービスを利用したいと思っても、今度はどういった会社を選べばよいのか困りますよね。経理書類に適したよりよい書類保管サービスの選び方をいくつかのポイントに分けてご紹介します。

「書類専門」の書類保管サービスかどうか


近年書類保管サービスを行っている会社が増えてきましたが、中には「書類専門」の保管サービスではない会社も多いです。どういうことかというと、倉庫会社や運送会社が倉庫が余っているからと書類保管サービスもはじめるケースがあるということです。そういった会社では「書類」の保管ノウハウが少なく、倉庫の管理なども別会社にまかせていることもあるため、セキュリティ面などで劣ります。

災害対策・セキュリティ対策が優れているか

書類保管サービスに預ける一番のメリットは災害対策やセキュリティ対策をしっかり行ってくれることです。ここがおろそかな会社では、いくら保管料が安くても預ける意味がありません。むしろ書類の紛失などのリスクを背負ってしまうことになります。どのような対策を行っているか明確にわからない会社はやめておきましょう。また、災害対策ではもらい火しやすい立地かどうかなども判断基準になりますので、確認してみましょう。

親切かどうか

経理書類を預けるということは長く付き合う会社だと思いますので、対応が不親切だと小さな不満が蓄積してしまう可能性があります。取り扱い書類の多い大手の会社はセキュリティ対策などはしっかり行っているものの、丁寧な対応を望めない場合もあります。問い合わせた際に気持ちよく対応してくれる会社にしましょう。

ここでオススメなのは弊社キーペックスです。書類保管専門のサービスとしての実績がありますので、災害対策やセキュリティ対策は万全です。お客様ごとに担当者が付きますので、預けたい書類の種類や量に応じたプランのご提案ができるほか、親身になってご相談に応じるなど細やかなサービスをさせていただきます。段ボール一箱からお預かりできますので、まずは一度お問い合わせください!

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。