【完全ガイド】法人の書類保存期間まとめ

みなさんは会社の書類をどのように保存していますか? 何の書類をどれくらい保存すればよいのかわからない……そんな方のために、保存すべき書類と、その書類ごとにバラバラな書類保存期間をまとめてご紹介します。

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保存すべき書類とは?

重要な書類と捨ててもよい書類が分類されないまま積み重なっていて整理したい……そういったときにまず確認しなければいけないのは、「どの書類を保存すべきなのか」です。書類をまとめるのにも処分するのにも、まずは保存すべき書類を知っていないとなにもはじめられませんよね。実は法人の会社で発生する書類のほとんどには「書類保存期間」が法律で定められており、書類保存期間が経過するまでは書類を保存しておく義務があります。つまり、保存すべき書類とは、「書類保存期間のある書類」のことです。書類保存期間を把握してしまえば、書類の保存はそう難しいものではありません。書類の保存を円滑に行うために、次の項では書類保存期間についてもう少し詳しく触れていきます。

書類保存期間とは?

書類保存期間は会社法、消費税法、労働基準法など、書類の種類によってさまざまな法律で定められています。書類によって定められている法律が違うため、書類保存期間の年数も書類保存期間の起算日(数えはじめの日)もそれぞれ異なっています。法律で定められた書類保存期間を守らないと罰則が科せられるものもあるため、書類はしっかりと保存しておきましょう。会社に書類保存規定があるなら定期的に見直し、書類保存規定がないなら作成しておくべきです。書類保存規定が整っていると、書類管理の担当者の作業が楽になるだけでなく、担当者が変わった際などにも対応できます。

保存が必要な書類と保存期間

書類保存のために、法人の会社で発生するさまざまな書類を書類保存期間別にまとめました。参考にして書類保存に役立てください。起算日(書類保存期間の数えはじめの日)も書類によってそれぞれ異なるため、気をつけて管理しましょう。

・書類名(起算日)

30年保存

・特別管理物質の製造や取扱作業場で常時作業に従事する労働者に関する作業概要等の定期記録(作業に従事することとなった日)
・上記労働者の特定化学物質健康診断個人票(作成日)
・クロム酸等の空気中における濃度の定期測定記録(作成日)
・放射線業務従事者の線量の測定結果の記録(作成日)
・電離放射線健康診断個人票(作成日)

10年保存

・株主総会議事録(株主総会の日)
・取締役会議事録(取締役会の日)
・監査役会議事録(監査役会の日)
・監査等委員会議事録(監査等委員会の日)
・指名委員会等議事録(指名委員会等の日)
・重要会議記録(記録作成の日)
・満期または解約となった契約書(満期または解約の日)
・製品の製造・加工・出荷・販売の記録(製品引渡日)
・経理関係の計算書類(作成日)
・会計帳簿(帳簿閉鎖の日※事業年度の末日)

7年保存

・経理の取引に関する帳簿(事業年度分の申告書提出期限の翌日)
・決算に関して作成された書類(事業年度分の申告書提出期限の翌日)
・証憑書類(事業年度分の申告書提出期限の翌日)
・課税に関する帳簿(課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日)
・扶養控除・配偶者特別控除・保険料控除の申告書(法定申告期限)
・給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書(課税関係の終了日)
・源泉徴収簿(法定申告期限)
・源泉徴収簿を兼ねている場合の賃金台帳(法定申告期限)
・じん肺健康診断記録とそのエックス線写真(作成日)
・粉じんの濃度測定記録、測定結果の評価記録(作成日)

5年保存

・事業報告(定時株主総会の1週間前の日)
・有価証券届出書、有価証券報告書及び添付書類、訂正届出書の写し(提出日)
・産業廃棄物管理票の写し(受領日)
・契約期限を伴う覚書、念書、協定書など(契約期間終了日)
・一般・有機溶剤等・鉛・四アルキル鉛・特定化学物質・高気圧業務の各健康診断個人票(作成日)
・高圧室内作業者に対する減圧状況記録、放射性物質の事故発生記録、外部放射線による線量当量率の測定記録、放射性物質の濃度測定記録(作成日)
・従業員の身元保証書、誓約書(作成日)
・非課税貯蓄申込書・同申告書・同限度額変更申告書・同異動申告書・同勤務先異動申告書・同廃止申告書などの写し(通知書等の提出があった日の年の翌年)
・海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書・海外転勤者の国内勤務 申告書などの写し(通知書等の提出があった日の年の翌年)
・退職等に関する通知書(通知書等の提出があった日の年の翌年)
・監査報告・会計監査報告(定時株主総会の1週間前の日)
・会計参与の計算書類、附属明細書、会計参与報告(定時株主総会の1週間前の日)

4年保存

・雇用保険の被保険者に関する書類(完結の日)
・雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿(完結の日)

3年保存

・四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し(提出日)
・賃金台帳(最後の記入日)※源泉徴収簿を兼ねている場合は7年保存
・労働者名簿、社員出勤簿、雇入れ・解雇・退職に関する書類(従業員の死亡・退職・解雇の日)
・災害補償に関する書類(災害補償終了日)
・賃金その他労働関係の重要書類(完結の日)
・労災保険に関する書類(完結の日)
・労働保険の徴収・納付等の関係書類(完結の日)
・労働安全衛生法・同施行令・労働安全衛生規則に規定される機械の定期自主検査の記録(作成日)
・家内労働者帳簿(最後の記入日)
・派遣元管理台帳・派遣先管理台帳(派遣契約終了の日)

2年保存

・雇用保険に関する書類(完結の日)
・健康保険・厚生年金保険に関する書類(完結の日)
・家内労働手帳(最後の記入日)

1年保存

・臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれらの訂正報告書の写し (提出日)

そのほか、法律で定められてはいませんが、定款や株主名簿などの会社の運営に必要な重要書類は永久保存にすべきです。

こんなときにも書類の保存は必要?

書類保存期間がある書類を把握して、さあ書類整理をしよう! と書類整理をはじめたところで「こういうときにも保存は必要なのかな?」と疑問に感じるケースもあると思います。そのなかでも疑問点に上がりやすいケースについて、少しだけ触れていきます。

『破産したり解散した法人の書類保存は必要?』

会社が破産したり解散した場合も書類の保存の義務は変わらないので気をつけましょう。法律で定められている書類保存期間までは保存しなければなりません。とくに破産した場合は重要財産開示義務があり、「財産の内容を記載した書面を裁判所に提出しなければならない」とされています。もし書類を提出できなかった場合、破産犯罪として処罰される可能性もあるので注意が必要です。

『電子データのある注文書や発注書の書類保存は必要?』

「コンピュータで作成した注文書や発注書の控えは電子データで保存できるって聞いたけど……?」「取引先からの注文書や発注書はスキャンデータでの保存でもいいんだよね?」そういう疑問をもつ方も多いでしょう。注文書や発注書などの証憑書類は、基本的には書類での保存をすることになっています。しかし電子帳簿保存法により、事前の申請を行うことで電子化したデータのみでの保存をすることもできます。申請には細かい条件もあるため、もし電子化したデータでの保存を考えているなら、しっかり国税庁のホームページをチェックしておきましょう。なお、もともとコンピュータで作成し電子取引したデータの保存については、事前申請は不要で紙での保存も必要ないものの、電子データの保存は義務付けられています。

『退職者に関する書類って必要?』

退職者に関する書類保存期間のある書類はすべて保存が必要です。ただし厚生労働省の指針では「退職者の個人情報については、賃金台帳等の一定期間の保存を定めた労働基準法第109条等他の法令との関係に留意しつつも、利用目的を達成した部分についてはその時点で、写しも含め、返却、破棄又は削除を適切かつ確実に行うことが求められる」とされています。つまり、書類保存期間が過ぎた後はできるだけ早く破棄をしたほうがよいということです。マイナンバーが記載されている書類に関しても、国税庁により「できるだけ速やかに廃棄又は削除する必要がある」とされているため、マイナンバーが記載されている書類に関してはとくに注意が必要となっています。

法人で発生する書類の保存方法

最後に、法人で発生するさまざまな書類の保存方法についてご説明します。最初の項でも触れましたが、会社に書類保存規定がないなら作っておきましょう。会社に書類保存規定があれば、書類保存規定に従って書類を分類し保存するだけでよいため、大きな時間の削減になるはずです。また書類を保存するときは、実際の書類保存期間に関わらず「経理書類はまとめて10年保存する」など、書類保存期間の長い書類に合わせ大まかに分けて保存をすることで、管理の手間を減らすことができるでしょう。

また、保存すべき書類の量が多すぎるのであれば、電子化したデータでの保存ができる書類もあります。書類を電子化して保存するには前もって承認を得る必要があるため手間はかかりますが、書類保存のスペース削減になります。

「それでもスペースが足りない」「そもそも書類保存には手間がかかりすぎる」という方には、文書保管サービスなどへの外部委託という手もあります。書類を預けられるサービスには比較的安価な貸倉庫やレンタルスペースなどもありますが、セキュリティ対策や災害対策がしっかりしており便利な文書保管専門のサービスがオススメです。社内保管のコストや安全性と比較して、会社にとってよりよい書類の保管方法を選びましょう。

弊社でも文書保管サービスを行っているのでぜひチェックしてみて下さい。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

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書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。