【基本編】文書管理システムとは?メリット・デメリットと選び方

文書管理システムとは何か知っていますか? この記事では、文書管理システムの基本的な説明や、導入したときのメリット・デメリットのほか、文書管理システムの選び方を説明していきます。

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文書管理システムとは

文書管理システムとは、電子化された文書の管理を円滑に行うためのシステムです。

そもそも文書管理とは、文書の保管・保存、活用、廃棄のサイクルを一元管理することです。その文書管理をコンピュータ上で行えるシステムのことを文書管理システムと言います。

▼文書管理システムの機能一覧(例)

・文書登録機能
・検索機能
・バージョン管理機能
・保管期限、更新日の管理機能
・セキュリティ機能(アクセス権限、ファイル暗号化機能)
・ワークフロー機能(申請・承認)

文書管理システムを導入すると、必要な文書の保管・保存がしやすくなり、いつでも情報を取り出すことができ、情報共有の効率化に繋がります。それぞれの文書にセキュリティレベルを定めることで、文書ごとにアクセスできる従業員を制限することができ、社内のセキュリティを保つこともできます。また、保存期間を定めることもできるため、文書を廃棄するタイミングも把握しやすくなります。

近年は、マルチデバイス対応で、スマートフォンやタブレットでも利用できるクラウド型の文書管理システムが主流となっています。

文書の電子保存の注意点

文書管理システムを利用するためには、文書を電子化する必要があります。電子化された文書は、紙の文書と比較すると改ざんがしやすくなってしまいます。そのため、電子帳簿保存法やe-文書法という法律が定められており、文書を電子保存する際にはこの2つの法律を守らなければ文書を保存しているとは認められません。

電子帳簿保存法は、会計帳簿や国税関係の文書を電子データとして保存することを認める法律であり、e-文書法はさまざまな文書を電子データとして保存することを認める法律です。法律上、文書を電子保存する際にはタイムスタンプや電子署名が必須となります。文書管理システムを選ぶ際は、最低限、タイムスタンプや電子署名ができるものを選んでおきましょう。

文書の電子化について詳しくはこちら→最新!文書保管方法〜電子化編〜

文書管理システムのメリット

文書管理システムを導入しようか悩んでいるのであれば、文書管理システムのメリットとデメリットとを比較して考えてみましょう。まずはメリットからご説明します。

検索機能で文書を探しやすい

文書管理システムには検索機能があるため、必要な文書を見つけやすくなります。タイトルや内容などをテキストで検索できるほか、文書にタグも付けられます。タイトルやタグの付け方を統一しておく必要はありますが、紙の文書を一枚一枚めくって探すよりも圧倒的に文書を探しやすくなるはずです。さらに、あいまい検索機能がある文書管理システムであれば、万が一文書のタイトルが分からない場合も探しやすくなります。

データ共有・承認がしやすい

多くの文書管理システムには、データを共有できる機能や、ワークフロー機能が搭載されています。必要な書類のチェックなどの申請や承認を文書管理システム上で行うことができるため、社内の業務がスムーズになります。どこにいてもデータの参照や承認ができるようになるため、テレワークとも相性がよいです。

古いバージョンの文書を参照するミスが減る

文書管理システムを使わずに電子化された文書を管理していると、古いデータと最新のデータが混在し、古いデータを参照したり上書き保存したりしてしまうというミスが起こり得ます。その点、文書管理システムのバージョン管理機能は、「誰が」「いつ」データを更新したのかを記録しており、「最新のデータがどれなのか分からない」といった問題を解決できます。バージョン管理機能には古いデータと最新のデータをどちらも保持して管理するものもあるため、文書の書き換えが多いのであれば、そういったバージョン管理機能のある文書管理システムを選ぶとより便利でしょう。

このように、文書管理システムにはさまざまなメリットがあります。また、文書管理システムを利用するかどうかに関わらず、紙の文書を電子化するのであれば、以下のメリットもあります。

ペーパーレス化ができる

文書を電子化することで紙の文書の保存スペースが不要になるため、保存スペース分の賃料のコスト削減に繋がります。また、文書を印刷するための紙やプリント代を減らすことができるほか、シュレッダー等で紙の文書を廃棄する手間やゴミ処理の費用も抑えることができます。管理している紙文書の量が多いほど電子化する際の費用対効果は高くなると言えるでしょう。

テレワークなどに対応できる

近年、テレワークが進んでいますが、文書を電子化することで社外でも文書を参照することができます。スマートフォンやタブレットで利用できる文書管理システムも増えているため、移動中や出張先でも文書を確認でき、とても便利です。

文書管理システムを利用せずとも、文書を電子化するだけでもメリットがあることが分かります。しかし、文書管理システムには少なからずデメリットも存在します。

文書管理システムのデメリット

文書管理システムの主なデメリットは導入のコストがかかるという点です。そのために、文書管理システムの利用に踏み切れないという企業も多く見られます。そのほかにも、見落としがちなデメリットも存在します。文書管理システムを導入してから「こんなはずではなかった!」と後悔しないためにも、デメリットにも一度目を通してみましょう。

導入の設計や教育のコストがかかる

文書管理システムの導入には、運用ルールの設計、システム費用、さらに全社員が使いこなせるようになるための教育コストがかかります。もし文書管理システムを導入するのであれば、多くの時間と手間がかかるということを覚えておきましょう。
文書管理システムは、文書ごとの保存期限の取り決めや入力項目などを、理論的に分かりやすく設定しておかなければうまく運用できません。十分な前準備がなく、なんとなく文書管理システムを導入してしまっては、かえって手間が増えてしまうかもしれません。

運用コストがかかる

文書管理システムの利用には、運用の費用もかかります。クラウド型の文書管理システムであれば利用料が定期的にかかるため、その利用料に見合うメリットがあるのかを文書管理システム導入の前によく検討しましょう。また、文書管理システムの利用料以外にも、パソコンなどの機材にもメンテナンスやグレードアップが必要になります。

システムが古くなる

オンプレミス型の文書管理システムの場合、システムがどんどん古くなってしまいます。長年利用している文書管理システムと最新の文書管理システムとを比較すると、機能には大きな差が出てしまいます。新しい文書管理システムに切り替えるたびに、新たに導入コストがかかってしまうため、文書管理システムの選定は丁寧に行いましょう。
また、クラウド型の文書管理システムの場合、運営会社の倒産などで突然文書管理システムが使えなくなる可能性もあります。そういったリスクもあるということを頭に入れておくとよいでしょう。

適切に利用できない場合、文書の検索や共有がしづらい

文書管理システムの導入前にしっかりとルールを決め、そのルール通りの文書保管を徹底しなければ、必要な文書が検索で見つからず、うまく運用できないかもしれません。どの文書を電子化して、どのようにフォルダ分けするのかなどの社内ルールをマニュアル化し、社員に周知しましょう。

文書保管の手間は紙での管理とあまり変わらない

紙の文書にはファイリングが必要なように、電子化した文書にもしっかりとしたファイル構成が必要です。「文書管理の手間を少なくしたい!」と紙から文書管理システムに移行した場合、がっかりしてしまうかもしれません。また、取引先などによっては紙の文書でのやり取りを求められることもあり、取り扱う文書を100%電子化することは難しいと言えます。

ちなみに全体の文書のうち、よく見る文書の割合が30%以下であれば、電子化しない方がよいとも言われています。文書を電子化する費用と紙のまま保管する費用とを比較した場合、使用頻度の高い文書の割合が30%以下であれば、電子化の方がコストが高いです。電子化した文書の中で、保管期限を過ぎるまで一度も使用しない文書があるならば、電子化するためにかけた費用がそのまま無駄になってしまいます。文書を電子化する際には、よく見る文書のみ電子化するなどの管理方法も考えてみましょう。

文書管理システムの選び方

いざ文書管理システム導入したいと思っても、どの文書管理システムを選べばよいのかと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。ここでは、文書管理システムの選び方について触れていきます。一度チェックしておき、後悔のないようにしましょう。

▼オンプレミス型かクラウド型か

まずは文書管理システムの提供形態を確認してみましょう。
オンプレミス型は、利用する会社ごとに自社サーバ上で文書を管理するものです。導入のための初期費用が高く、サーバ管理や定期的なメンテナンスが必要になります。メリットとして、自社サーバを利用することによるセキュリティの担保ができることがあります。
クラウド型は、インターネット上のサーバを利用して文書管理するものです。外部のサーバを利用するため、セキュリティ対策に不安を感じるかもしれません。しかし、初期費用が安くメンテナンスも不要、バージョンアップがしやすいというメリットがあります。

▼タイムスタンプ・電子署名の有無

文書を電子化するときには電子帳簿保存法を守らなければなりません。電子帳簿保存法では、文書を保管する際にタイムスタンプや電子署名の付与を必要としており、それらがない場合は文書として認められないこともあります。タイムスタンプは文書の作成日時を印字するもので、電子署名は作成者を記名するものであり、文書が改ざんされていないことを示すために必要なものです。文書管理システムを導入する際には、タイムスタンプと電子署名とを付与できるものであるか確認しておきましょう。

▼セキュリティ対策が十分にできるかどうか

文書管理システムの選び方のポイントは、セキュリティ対策が十分にできるかどうかになります。情報漏洩や文書の紛失リスクを減らすために文書管理システムを導入したいと考えているなら、文書管理システムのセキュリティレベルをしっかりと確認しておきましょう。文書を電子化すると、文書の外部流出や、不正アクセスの可能性がどうしても発生します。管理する際にも、役職や部署ごとに観覧権限を設けられる文書管理システムを選んでおくとよいでしょう。

▼マルチデバイスに対応しているか

外出先でも文書を確認できるように、スマートフォンやタブレットなどの端末でも観覧、編集、承認のできる文書管理システムがオススメです。また、誰にでも簡単に操作しやすく使いやすいUIであるかどうかもチェックしておきましょう。

文書管理システムを選ぶ際には、以上の点は最低限チェックしておきましょう。文書管理システムの導入コストは高いため、失敗しないように慎重な選択が必要です。

文書管理に悩んでいるのなら

文書管理にはさまざまな悩みが発生しがちと言えます。文書管理における悩みと、文書管理システムのメリットとが合致するのであれば、文書管理システムの導入を検討してみるとよいでしょう。

紙の文書の保管スペースに悩んでいるが、文書管理システムの導入のハードルが高いと考えている方には、文書保管サービスもオススメです。文書保管サービスは、紙の文書などをセキュリティ対策された文書専門の倉庫で保管代行するサービスのことです。文書保管サービスには、Web管理システムで預けた文書を確認し、文書の保管期限が過ぎた際にはそのまま廃棄処理ができるものもあり、文書管理にかける手間を大幅に削減することができます。

キーペックスの文書保管サービスであれば、セキュリティ対策にも力を入れているほか、文書廃棄などの文書に関するさまざまなサービスを行っているため、文書管理全般の幅広いアドバイスやプラン提案ができます。文書管理にお困りであれば、是非一度ご相談ください。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

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書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。