紙カルテ保管方法で失敗しない!【最新版】

紙カルテにどんな保管方法があるのか?本記事では保管のプロが、失敗しない保管方法をご紹介します。
医療の現場では紙カルテや処方箋など日々大量の書類が発生します。
電子カルテも一般的になってきましたが、まだまだ紙の書類メインの現場も多いのではないでしょうか。紙カルテなど書類がたまりすぎて困っている方や社内の倉庫がいっぱいになっている方必見です。

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紙カルテ保管方法のまとめ

紙カルテに限らず、医療機関では日々診察などで大量の個人情報をともなった書類が作成されます。病床規模が大きな施設では電子カルテが一般的になってきましたが、病床規模の小さな施設の場合、導入率が低く、紙カルテや処方箋などの保管に頭を抱えている医療機関も多いのではないでしょうか。
紙カルテの保管方法にはどんなやり方があるのか、まとめてみました。

紙カルテ 保管方法その1 <院内・施設内にて保管>

「カルテ庫で紙カルテを保管・保存。また、施設建て増しや空きスペースを活用して紙カルテを保管・保存。」
一番オーソドックスな保管・保存方法ではないでしょうか。電子カルテを導入した病院でも、電子カルテ導入以前の紙カルテを院内で整理・保管している施設も多いでしょう。カルテ・診療録や処方箋、診療日誌など大量の書類に埋もれて保管スペースが無くなってしまった…。そんなことにならないように、定期的に整理・廃棄を行うことが必要です。患者さんの直近の来院日や、ID(患者番号)順によって整理するなど、管理しやすい保存方法を考えましょう。

紙カルテ 保管方法その2 <電子化をし、院内・施設内にて保管>

「紙カルテをスキャンし、電子データとして保管・保存。」
一見、スキャンしてPDFデータとして取り込めばよいと思えるかもしれませんが、紙カルテの電子化は意外と複雑です。電子的なデータは誰でも編集できてしまうため、スキャンするだけのPDFデータは原本と認められません。厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第5版(平成29年5月)」にて、「電子署名」と「タイムスタンプ」を付与することが義務付けられています。
また上記のガイドラインにのっとっていれば、電子化した後の書類は破棄してもかまいません。ただし、破棄をする場合にも個人情報の保護に留意し適切な方法で破棄をする必要があるため、まずは専門家に相談するとよいでしょう。(弊社では書類の廃棄も行っていますのでお気軽にご相談ください)

紙カルテ 保管方法その3<外部倉庫にて保管>

「紙カルテを長期的に保管するため、専門業者の外部倉庫へ委託。」
以前は、紙カルテを作成した医療機関が、自分たちで責任を持って保管することが当たり前でした。ですが、厚生労働省の「診療録等の保存を行う場所について」が発出され、条件を満たす場合には外部保管が認められるようになりました。
大事な書類を外部の業者に任せるとなると、セキュリティ面で不安になると思いますが、長期保管・保存を専門にしている会社の場合だとセキュリティ対策を24時間体制で行っており、院内で保管するよりも逆に安心できる場合も多く、料金も安く済む場合があります。

紙カルテの保管方法の検討条件とは

このように紙カルテの保管・保存方法には大きく3つのやり方があります。それぞれメリット・デメリットはありますが、イニシャルコストやランニングコストの費用面、セキュリティ体制が整うかどうか、実施までのハードルが低いかどうか?などを考えて一番適した保管方法を選ぶようにしてください。院内の方だけで管理する場合、見えないリスクが考えられるため、まずは書類保管の専門家に相談してみるのも良いかもしれません。

紙カルテの保管期限はある?

紙カルテの保管・保存期間は?

診療記録である紙カルテを含む書類の保管期間は、さまざまな法律によって定められています。そのため一概には言えませんが、一般的には次の保管期間で認識されています。
●カルテの保管期間・・・5年間保存
●カルテ以外の診療に関する諸記録(処方箋、透析記録、レントゲンなど)・・・3年間保存
●保険診療以外の諸記録・・・2年間保存
※いずれも、患者さんの診療が完結した日から起算。

紙カルテなどの保管に関する法律とは?

カルテなど医療に関わる書類の保管に関する法律はどのようなものがあるのでしょうか?実は列挙できないくらい多くの法令が定められています。
一例を上げると、医師法(昭和23年 法律第201号)第24条、薬剤師法(昭和35年 法律146号)第27条、歯科医師法(昭和23年 法律第202号)第23条、医療法(昭和23年 法律第205号)第21条など、実に多くの文書保管の規定が定められています。
例えば医師法(法律第201号)によると

「第二十四条 医師は、診療をしたときは、遅滞なく診療に関する事項を診療録に記載しなければならない。
2 前項の診療録であつて、病院又は診療所に勤務する医師のした診療に関するものは、その病院又は診療所の管理者において、その他の診療に関するものは、その医師において、五年間これを保存しなければならない。」

とあります。
また、裁判の判例などによっても解釈が異なる場合もあるため、基本的にはリスクヘッジのために長期保管しておくことを前提とするのが良いでしょう。

法令の保管期間を守れば大丈夫?

電子カルテについては保管・保存が比較的容易なため、期間は格段に延長し10年間くらいは保存されている状況のようですが、紙カルテはたまっていく一方。どんどん保管スペースも無くなっていきます。それでは法令に沿ってそれぞれの書類を5年、3年、2年というスパンで廃棄しても大丈夫なのでしょうか?
実際に罰則があるわけではありませんが、日本医師会の「医師の職業倫理指針 第3版」では、カルテを永久保存することを推奨しています。廃棄してしまうのは簡単ですが、さまざまなケースが考えられるため保管ポリシーを決めておく必要があります。
例えば以前入院していた患者さんから、生命保険会社へ提出する入院証明書(診断書)を求められることもあるでしょう。また、薬害問題で患者さんが国の給付金を受け取る場合、医療機関のカルテが保存期間を過ぎても必要になるケースも考えられます。
さらに、医療過誤の問題が発生した場合、民法上の損害賠償請求権の時効が20年となっており、手元に記録が残っていないと不利な状況に立たされることがある、という事も忘れてはなりません。
このように訴訟や薬害など後からわかるケースもあり、法令で決められた範囲はあくまでも最低限の保管・保存期間と見ておくべきでしょう。

紙カルテのオススメの保管方法は?

保管のプロであるキーペックスが考える、紙カルテのベストな保管方法ですが、セキュリティとコストを考えると外部の保管倉庫に任せるのが一番だと考えています。わたしたちキーペックスも紙カルテやレントゲンなどを保管する業者としてサービスを提供しており、お客様からいろいろな悩みを伺います。
弊社で紙カルテをお預かりしている病院のお客様の声をご紹介します。
「キーペックスさんと取引を始めた頃は、書類の廃棄のみをお願いしていました。しかし院内が手狭になり、古いカルテの保管もキーペックスさんに任せるようになりました。キーペックスさんの書類保管サービスを利用して、サービス体制の良さと院内で管理しているような安心感を得られていたので、大切なカルテも預けることが出来たのだと思います。今ではレントゲンフィルムの保管もお願いしている次第です。」
医療機関にとっては大切な紙カルテを外部に預けるのは、セキュリティ面で不安がともないますが、わたしたちキーペックスでは紙カルテやレントゲン等の個人情報を日頃からお預かりしており、24時間の監視カメラ等による監視、静脈認証システムによる入退室管理など万全なセキュリティ体制をとっています。

紙カルテなどの保管方法を変える第一歩は?

一般的に電子化はコスト削減に直結すると思われがちですが、思いもよらぬコストがかかるもの。弊社でも電子化のサービスを行っているため、実際に電子化のご提案をすることもありますが、予算化までは時間がかかるため、まずは少量から保管の依頼をいただくことが多いです。
紙カルテや処方箋など医療現場にとっての書類は個人情報の塊のようなもの。まとめてすべて預けるには不安がつきものだと思います。まずは少量から預けてみて、安心にスムーズに取引ができそうな会社を探してみるのが良いのではないでしょうか。
キーペックスでは官公庁の書類もお預かりしているほどセキュリティのしっかりした体制をとっています。カルテ・レントゲンフィルムも数多くお預かりしており医療機関の書類保管が強みです。まずはお悩みからお聞かせください。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。