KEEPEXコラム編集部 
突然ですが、機密文書の保管方法に満足していますか？社内には外部に漏洩すると困る機密文書が保管されている場合が多いと思います。中でも秘匿性の高い秘密情報は、他社との差別化をはかり、競争力を高めていくための「情報資産」とも言えます。企業間の競争が激化する中で「情報資産」を保護するためのリスク管理とセキュリティ対策の重要性はますます上がっています。万全と言える事前の準備と書類を守るためのセキュリティ対策についてご紹介します。
機密文書管理の現状と重要性
社内で機密文書の管理をしている場合、書類の内容に関係無く「仕事で使用するから」と安易にコピーをとったり、「少しくらい社外に持ち出しても大丈夫だろう」と考えて持ち帰り、思いもよらない情報漏えいの事故に繋がるケースが多くあります。情報漏えいと聞くと企業のコンピュータにハッキングされて機密情報を抜き取られる事を想像するかと思いますが、実は悪意ある漏えいよりも人為的なうっかりミスによる事故が多いのが現状です。
情報漏えいが起こらないように、機密文書の使用許可の取り方を決める、保管場所を社内で共有する、電子ファイルとして保存し持ち歩かないなど、しっかりと管理方法をルール化する事が重要になってきます。また社員の機密文書に対するリテラシーを高めることが、リスク管理意識とセキュリティ対策の第一歩として必要不可欠になってくるでしょう。
しかるべき管理の仕組みを整えるためには、重要性や機密性、運用性を考慮し、本当に必要な記録が含まれた文書がどれなのかを、オフィス内、書庫を問わず全て洗い出し、そしてその文書をいつまで保管するのかを定め、重要頻度別に仕分けする取り組みが必要となります。
書類の管理体制を整えてからリスク管理について話し合い、社内での管理ルールを周知させる対策をとっていき、さらにセキュリティ対策を強化すれば管理体制と社員の危機意識がスムーズに整ってくるはずです。
機密文書のリスク管理について
会社運営に支障をきたさないよう事前にリスクを洗い出し、影響を最小限に抑えるために機密文書管理の対策を講じることは、会社にとって重要なことです。この章では、リスク管理についてのお話をしてみたいと思います。
「機密文書のリスク管理」とは？
機密文書のリスク管理の基本は、想定されるリスクが起こらないように、そのリスクの原因となる事象の防止策を検討し、実行に移すことです。機密文書のリスク管理では、想定されるあらゆるリスクを徹底的に洗い出し、そのリスクが発生したらどのような影響があるかを分析します。影響度の大きさに従ってプライオリティをつけて、リスク防止策を実行します。つまり、究極のリスク管理は、想定されるリスクを予め抑え込んでしまうことと言えます。
「機密文書の危機管理」とは？
機密文書の危機管理は、危機が発生した場合に、その負の影響を最小限にするとともに、いち早く危機状態からの脱出・回復を図ることが基本となります。もちろん、防ぐことができる危機であればその発生を防ぐことが望ましいのですが、自然災害や外部要因による人的災害や事故などの中には、自助努力で防ぎえないものも多くあります。危機管理においても、リスク管理と同様に、起こりうる危機やそれに伴うリスクをリストアップすることが必須となります。しかし、危機管理の大きな特徴は、危機が発生したときに何をすればその災害や影響を最小化できるか、危機からの早期回復のためには何をすればよいかということが、検討の中心になるということです。
機密文書の危機管理の対象として、事件・事故はもちろん、地震や水害などの天災や爆発的流行が懸念される新種の伝染病への企業内集団感染も、併せて検討されるようになってきています。これらへの対策を検討するうえで、情報の分野ではコンピュータシステムに目を向けられがちですが、事業継続のために必要な情報として、コンピュータデータ以外の情報、たとえば紙媒体の情報が唯一であるといったものも当然存在するために、その保全体制も確保するべきだと考えられています。事件・事故の際には速やかに必要な文書を取り出せるようにしておくこと、災害時では持ち出せる、あるいは消失しても複製が疎開されていて利用できるようにしておくこと、などの対策が考えられます。そのためには、外部での書類保管サービスや、バックアップデータ保管サービスを利用するのも有効な対応策のひとつです。
機密文書の万全なセキュリティ対策とは？
インターネットや電子デバイスが普及したことで、ビジネスシーンにおける紙媒体でのやり取りは格段に減っていると実感している人も多いはずです。その一方、未だに書類でのやりとりは多く、そういった書類の社内保管・保存におけるセキュリティ面での課題や、オフィススペースの有効活用面での課題などが残ります。 そんなとき役に立つのが書類保管のアウトソーシングです。書類保管のアウトソーシングとは、社内の様々な機密文書を「社外の保存性やセキュリティ面で適切な環境で保管・保存する」ことを指します。機密文書を保存するための専用の文書箱に入れて保管するケースが多く、最近では入出庫の依頼や在庫確認などをすべてユーザ自身がWeb経由で管理できるサービスもあります。また、書類管理の一環として、保管文書の保存期間や書類廃棄のタイミングを教えてくれるサービスもあります。わたしたちキーペックスも上記のサービスを提供していますが、機密文書には万全なセキュリティ対策を考えるべきでしょう。
機密文書保管のアウトソーシングを選ぶなら？
機密文書保管のアウトソーシングを利用するなら、セキュリティ対策が充実しているところを選びましょう。セキュリティが万全でなければ、紛失リスクが増大します。本来の業務ではなくただ預かるだけを目的としたサービスの場合は、他の貨物との混載も起こりえます。
人の出入りの多い保管場所も安全とは言えません。これらを踏まえて、セキュリティ機能が高い機密書類保管サービスの特徴をあげてみます。
●文書単位で管理できるWebシステムがある
●入退室管理が徹底管理されている
●保管場所が耐震対策されている
●専用の車両で集配送されている
●車両にセキュリティが施されている
会社にとって大事な情報資産を預けることになる機密文書の保管先は、リスク管理・危機管理の面で「セキュリティ対策」がしっかり取られている委託先を選ぶべきでしょう。
わたしたちキーペックスも「機密文書の保管サービス」を行っていますが、セキュリティ面ではお客様よりご安心の声をいただくことが多く、上記の特徴もすべてクリアしています。機密文書の保管にお困りの際には是非ご相談ください。まずはセキュリティ対策が万全に取られている書類保管専用の倉庫をご案内いたします。