注文書の保存期間と保存方法

注文書の保存期間を覚え、一度保存方法を見直してみませんか? この記事では、令和4年から施行の法改正にも触れながら、注文書の保存期間から保存方法までわかりやすくご説明します。

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注文書の保存義務と保存期間

注文書とは、製品やサービスなどを注文する際に発行する書類であり、証憑(しょうひょう)書類の一つとして数えられます。「発注書」も法律上は注文書と同じものになります。名称は異なりますが、注文書として扱いましょう。

注文書は法律で保存を義務づけられており、決められた保存期間の間は保存しておかなければなりません。注文書を正しく保存するためには、保存期間をしっかりと把握しておきましょう。

<注文書の保存期間>

7年間保存
(起算日:確定申告書類の提出期限の翌日)
※欠損金が生じる事業年度は10年間保存
※個人事業主の場合は5年間保存

注文書や契約書、領収書などの「取引に関する書類」は法人税法で保存期間が定められており、いずれも保存期間は7年間となります。なお、平成30年に欠損金の繰越期間が10年に延長されています。欠損金の生じた年度の帳簿については、10年間保存しなければ欠損金の繰越控除の規定が適用できないことになるため、注意しましょう。

保存が必要な書類を保存していなかった場合、監査の際に責任を問われ、追徴課税を課せられてしまうなどの大きな不利益を被ることもあります。また、契約上のトラブルがあった際や、控除を受ける際などにも注文書が必要になる可能性があります。注文書の管理をしっかり行わずに、誤って破棄したり紛失したりしてしまわないように、一度書類の管理体制を見直してみましょう。

次の項からは注文書の保存方法についても触れていきます。注文書の保存・管理をする際の参考にしてください。

注文書の保存方法

注文書は法律に沿って7年間(欠損金が生じた年度は10年間)保存しましょう。

オススメの保存方法は、「経理書類はまとめて10年間保存しておく」というものです。欠損金が生じた年度は注文書を10年間保存しなければならず、また、注文書と同時に保存されがちな決算書や会計帳簿は法律で10年間の保存が義務づけられています。注文書と決算書や会計帳簿などの書類とをすべて10年間保存としておくことで、廃棄の際には10年前の事業年度の保存ファイルをまとめて処分するだけで済みます。注文書は個人情報などとは異なり、長く保存しておいても困るものではありません。社内の書類保存スペースに余裕があるのであれば、経理書類をまとめて10年間保存として統一することをオススメします。

【必読】電子帳簿保存法改正について

令和3年の電子帳簿保存法改正により、注文書をはじめとするさまざまな書類の取り扱い方法が変更になりました。今まで、注文書は原則として紙での保存をすることが求められており、コンピュータなどで作成された注文書も紙に印刷してから保存する必要がありましたが、その代わり「電子取引に係るデータの出力書面については、税法上の保存書類として扱わない」とされました。つまり今まで電子上で作成・取引した書類は紙に印刷しての保存が可能でしたが、今後は電子保存が必須となります。紙での書類管理をしている企業も、電子上で取引した書類だけは電子での保存をする必要があり、早急な電子化の整備が求められています。しかし、書類の電子保存をしていなかった企業では、急な法改正に対応できないということで、急遽2年間の猶予がつくことになりました。もし書類を電子保存できる環境がないのであれば、令和6年までに環境を整えておきましょう。

以下からは、注文書を実際にどのように保存するとよいのかを、紙で保存する場合と電子で保存する場合とに分けて説明していきます。

▼注文書を紙で保存する場合

紙で注文書を保存する際の保存方法はそれほど複雑ではありません。
注文書は、事業年度別に分けて、ほかの「取引に関する書類」と共に保存しておきましょう。注文書の量が多い場合は、取引先別、または日付順に並べることで、注文書が必要になった際に探しやすくなります。

▼注文書を電子保存する場合

注文書を電子保存する場合、法人税法の他に電子帳簿保存法とe-文書法の2つを守らなければなりません。
すでに社内で書類の電子化を導入しているなら、他の文書の保存方法に沿って保存すればよいですが、新たに電子化の導入に取り組むためには、多くの時間と費用がかかります。文書を電子化するためには、電子化に関わる法律をよく理解するほか、パソコンやサーバなど電子化した文書を保存するための環境を整える必要があります。
しかし、前述の電子帳簿保存法改正により、電子上で作成・やり取りした注文書については電子保存が義務づけられました。これから電子化の導入を行う場合には、書類電子化の委託サービスや、文書管理システムなどの便利なサービスも多々あるため、一度調べてみるとよいでしょう。

電子化について詳しくはこちら→最新!文書保管方法〜電子化編〜|株式会社 キーペックス

文書管理システムについて詳しくはこちら→【基本編】文書管理システムとは?メリット・デメリットと選び方

注文書などの書類の管理に困っているのなら

注文書などの書類の管理に困ってはいませんか? 注文書を紙で保存する場合、保存スペースの確保が必要になります。新たに電子保存する場合にも、導入のための大きな労力と費用がかかります。

もし、際限なく増えていく注文書などの書類に手を焼いているなら、文書保管サービスの利用もオススメです。文書保管サービスを利用し、書類保存を外部に委託することで、社内の書類保存スペースをスッキリ削減できます。

例えばキーペックスの文書保管サービスに書類を預けると、WEB管理システムで預けた書類を一覧でき、申請一つで書類の配送や破棄の手続きができます。管理から破棄のサイクルを一元化できるほか、セキュリティ対策もされており、社内の書類棚より安心です。電子化サービスも行っているため、電子保存が必要な書類にも対応できます。

文書保管サービスにもよりますが、利用料が書類保存スペースの賃料より安価なことも多々あるため、一度問い合わせや資料請求をしてみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

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書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。