すぐわかる社会保険の書類の保存期間と保存方法

社会保険などの保険関係の書類ってたくさんあって管理が大変ですよね。さまざまな種類の書類の整理に困っていませんか? 「保存期間って?」「捨ててもいいの?」そんな疑問をすべて解決できるよう、わかりやすくまとめてみました。

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社会保険などの書類の保存方法って?

みなさんは社会保険の書類をどう保存していますか? 会社で発生する保険関係の書類は発行日がバラバラだったり、さまざまな種類の書類があったりして、どこから手をつけていいのかわからないですよね。社会保険などの書類には、それぞれ違った保存期間が定められているのも混乱しやすいポイントです。ここでは、そんな書類を整理しやすく、取り出しやすい簡単な保存方法をご紹介します。

まず書類の種類ごとに分類する

まず、さまざまな書類を種類ごとに分類します。社会保険などの書類は従業員ごとに分けるのではなく、書類の種類ごとに分けるのがオススメです。社会保険などの書類は従業員1人につき1枚の書類という形式ではなく、申請ごとに1枚にまとまって届く形式の書類もあるため、従業員ごとに分けるよりも書類のカテゴリーで分けておくと管理が楽になります。

さらに年度ごとに分類する

書類の種類ごとに分類した後は、その中でさらに年度ごとに分類します。そうしておくことで、1年に一度保存期限が過ぎた書類の入ったファイルを処分するだけで済みます。

社会保険などの書類の保存方法は理解できたでしょうか? ルール化してしまえばそれほど難しい作業ではありません。保存方法を理解したあとは、それぞれの書類の保存期間を覚えてしまえば、すぐに実践に移せるはずです。次の項では、社会保険などの書類の保存期間を一覧できるようにまとめました。

社会保険などの書類って保存期間があるの?

社会保険などの保険関係の書類には実は保存期間があります。さまざまな法律で保存期間が定められているので、間違って捨ててしまうことのないようにしましょう。保存期間の定められた書類を期日まで保存していなければ、罰則が適用される場合もあります。社会保険などの保険関係の書類は個人情報に当たるため、もし捨ててしまったり紛失してしまうと大きな問題にも発展しがちです。会社が不利益を被ることがないよう、しっかりとした管理が必要と言えるでしょう。退職者の書類などはほぼ使うことがなく保存が面倒だと思うかもしれませんが、保存期間を以下にまとめてみたので、一度しっかり分類して書類を保存しておく体制を整えましょう。保険関係の書類を扱う際は、人事関係の書類も同時に扱うケースが多いため、人事関係の書類も合わせて一覧にしました。

社会保険に関する書類の保存期間

「健康保険に関する書類」…完結の日(退職・解雇・死亡)から2年
「厚生年金保険に関する書類」…完結の日(退職・解雇・死亡)から2年
「健康診断個人票」…作成日から5年

雇用保険に関する書類の保存期間

「雇用保険に関する書類」…完結の日(退職・解雇・死亡)から2年
「雇用保険の被保険者に関する書類」…完結の日(退職・解雇・死亡)から4年

労災保険に関する書類の保存期間

「災害補償に関する書類」…災害補償の終わった日から3年
「労災保険に関する請求書類 」…完結の日(退職・解雇・死亡)から3年
「労働保険の徴収・納付等の書類」…完結の日(退職・解雇・死亡)から3年

人事関係の書類の保存期間

「雇入れ又は退職に関する書類(雇用契約書など) 」…完結の日(退職・解雇・死亡)から3年
「労働者名簿」…完結の日(退職・解雇・死亡)から3年
「タイムカードなど労働時間の書類」…最後の記入日から3年
「時間外・休日労働協定届」… 協定の有効期限満了から3年
「派遣元・派遣先管理台帳」…契約完了の日から3年

給与関係の書類の保存期間

「賃金台帳」…最後の記入日から7年
「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」法定申告期限から7年
「源泉徴収簿」…法定申告期限から7年

さまざまな書類の保存期間を覚えたなら、もう実践に移せるはずです。書類をスッキリ整理して、使いやすい管理をしていきましょう。書類を整理できたあとは、保存方法を社内で共有できるようにわかりやすくルール化しておくことを忘れないでくださいね。

おまけ:文書保管サービス

社会保険などの書類の保存はできそうでしょうか? 「でももっと書類の保存を楽にできないかなぁ……」と思っている方には文書保管サービスの利用がオススメです。社会保険の書類などめったに使わない書類は外部に預けて、書類の保存期間が過ぎた頃に破棄の手続きを行えば、書類管理の手間を最大限省けます。

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この記事を書いた人

KEEPEXコラム編集部

KEEPEXコラム編集部

書類管理・機密文書廃棄などのオススメ方法を中心に皆様のお役立ちコラムを執筆しています。コラムを読んでも分からなかったことはお気軽にキーペックスにお問い合わせください。