KEEPEXコラム編集部 
普段書類保管サービスや機密文書廃棄サービスを利用している方でも、詳細な流れを知らないことも多いのではないでしょうか。安心してご利用していただくためにも、キーペックスがどのように書類保管・機密文書廃棄をしているのか、写真付きで詳しく解説していきます。
書類保管サービスのお預かりの流れ
書類保管サービスとは、一般的に企業や個人の書類を書類倉庫に預けることのできるサービスです。キーペックスでは、書類専用の倉庫で、安全に書類をお預かりしています。
お客様から保管依頼（Web管理サービス「情報番人」、メール、FAX）を受け付けたら、事務処理をして、集配車のルートを確定します。
お客様には、この時点で書類保管箱ごとにケースNo.と保管期限を設定していただきます。
お預かり日までに、お客様に書類の箱詰め作業をお願いしています。書類保管箱はキーペックスでも販売していますが、お手元のダンボールでも問題ありません。（あらかじめオプションの分類作業をご依頼いただければ、弊社スタッフが事前にお客様の元へと伺い、お客様が分類・箱詰めしきれない書類の分類作業のお手伝いもしております）
お客様の指定した場所に集配車で伺います。集配車にもセキュリティ対策がされているため、安心です。
コスト削減のため、地域ごとにスケジュールを組んで訪問します。細かい時間設定はできません。この際、書類の回収だけでなく、廃棄の回収や書類保管用ダンボールのお届けも同時に行えます。
集配車がキーペックスの書類保管倉庫に到着したら、お預かりした書類箱を規定の書類棚に保管します。保管場所は24時間体制でセキュリティ対策や災害対策がされており、厳重に管理されています。
機密文書廃棄サービスの流れ
機密文書廃棄サービスとは、不要になった書類を内容が外部に流出しないよう、セキュリティ管理のうえで書類を抹消するサービスです。キーペックスでは、お客様のお手元の書類の廃棄と、キーペックスの書類倉庫でお預かりしている書類との両方の廃棄を承っています。
お客様から廃棄依頼（Web管理サービス「情報番人」、メール、FAX）を受け付けたら、事務処理をして集配車のルートを確定します。
お客様のお手元の書類を廃棄する際には、お預かり日までに箱詰め作業をお願いいたします。書類廃棄箱はキーペックスでも販売していますが、お手元のダンボールでも問題ありません。
集配車で書類をお引き取りする場合：お客様の指定した場所に集配車で伺います。集配車にもセキュリティ対策がされているため、安心です。コスト削減のため、地域ごとにスケジュールを組んで訪問します。細かい時間設定はできません。
書類倉庫から書類を取り出す場合：書類倉庫からご依頼の書類保管箱を取り出し、集配車に積み込みます。
機密文書廃棄処理をしている工場へと書類を運びます。
キーペックスでは、書類廃棄の方法として溶解処理を採用しています。書類は廃棄箱（ダンボール箱）のまま溶解処理され、厳重な管理の下で廃棄されるため、機密情報が人の目に触れることはありません。
廃棄された書類はリサイクルされ、トイレットペーパーなどに再生されます。環境に優しいリサイクルプロセスが採用されています。
処理工場の見学も可能ですので、ご希望の方はお問合せください。
書類の廃棄が完了した後、お客様に廃棄証明書を発行します。これにより、書類が確実に廃棄されたことを証明しています。
まとめ
今回は、書類保管サービスと機密文書廃棄サービスとの2つのサービスの流れをご紹介いたしました。「こういうときはどうしているの？」という疑問がありましたら、お気軽にお問い合わせください。本ページにも追加させていただきます。
キーペックスの書類保管サービス・機密文書廃棄サービスの基本的な流れは、一般的なものと大きな違いはございませんが、「細やかな対応」「幅広い対応保管物」「環境への配慮」「トータルコストを考えたご提案」が得意分野です。他社では断られてしまったものや、預けてみるという発想がなかったものなど、ぜひ一度ご相談ください。
すでにキーペックスをご利用いただいている方は担当営業まで、はじめてのご利用の方は当ホームページのお問合せより、お気軽にご連絡ください。