KEEPEXコラム編集部 
日々の業務を効率化するためのファイリングの基本と、実践的な整理術を紹介します。書類が見つからない、整理が続かない……そんなお悩みを解決しませんか？
そもそもファイリングとは？
ファイリングとは、紙や電子の書類を整理・分類し、必要なときにすぐに取り出せるように管理することです。業務の効率化はもちろん、情報漏洩の防止や法令に基づく文書管理にもつながるため、企業にとっては欠かせない基礎のひとつといえます。
基礎的なファイリング方法
まずは、ファイリングの基礎を説明します。
発生→使用→保管→廃棄のサイクルを回せるようにする
書類は発生して終わりではありません。作成されたら使われ、一定期間保管され、役目を終えたら廃棄される……という流れがあります。このサイクルを意識した管理をすることで、「古い書類が棚を圧迫している」「どこに何があるかわからない」といった事態を防げます。
保存期間別にファイリング・保存
契約書、帳簿、領収書など、書類にはそれぞれ保存すべき期間があります。保存期間が違う書類を一緒に保管すると、廃棄のタイミングが分かりにくくなり、ムダな管理コストが発生します。「◯◯書 ◯年◯月◯日まで」などのように、あらかじめ保存期間ごとにファイルを分けておくことで、定期的な見直しや廃棄の判断がスムーズになります。
書類保管規定・書類保管マニュアルを運用する
「どの書類を、どこに、どのように保存するか」を明文化したルールが「書類保管規定」です。さらに実際の運用手順をまとめた「書類保管マニュアル」があれば、担当者によるバラつきを防げます。規定とマニュアルの両方を活用し、社内で統一されたファイリング体制を整えることが、長期的な整理のカギになります。
▼書類保管規定・書類保管マニュアルについてはこちらもご覧ください
www.keepex.co.jp
ファイリングのコツ7選
基本を押さえたところで、次はすぐにでも改善可能なファイリングのコツを7つご紹介します。
アクセス頻度に応じて保存場所を決める
日常的に使う書類は手元に、あまり使わない書類は棚の上段や奥などへ保管します。アクセス頻度によって配置を変えるだけで、探す・戻すといった動作がぐっとスムーズになります。無駄な動線や探し物の時間を減らすことが、効率的なファイリングの第一歩です。
ファイルやラベルの色分けで一目でわかりやすくする
書類を探すときに、色でパッと判断できるとストレスが少なくなります。ラベルやファイルの色分けで「人事＝青」「経理＝緑」などと分類すれば、開かなくても中身の見当がつくため、確認や差し替えもラクになります。
適切なファイルの種類を選ぶ
ファイルの形状によって、向いている書類や運用スタイルが異なります。種類ごとの特徴を理解して使い分けるのがポイントです。
バインダータイプ
もっとも一般的なタイプで、書類に穴を開けたり、リング穴つきのリフィルに入れたり、挟むタイプのファイルを使ったりして綴じるものです。時系列で書類を追加していくのに向いており、日報や議事録などの管理に最適です。また、リフィルなどに入れることで、書類の劣化を防ぎやすくなります。
バーティカルタイプ
立てて収納し、上から抜き取るものです。カルテや顧客情報など、同じ種類の書類が多い場合に重宝します。頻繁に出し入れする書類に適しています。
ボックスタイプ
まとまった量の書類をざっくり書類箱に保管していくものです。もう使わない書類の保存や保管期限付きの書類を分類する際に重宝します。
分類方法を選ぶ
基本的には保存期間別での分類が最も管理しやすく、廃棄時期の把握にも便利です。ただし、業務内容によっては以下のような切り口が適している場合もあります。
取引先や案件ごとに分ける
プロジェクト単位で書類をまとめておくと、確認や共有がしやすくなります。
請求書（控え）は「入金済み」「未入金」に分ける
経理処理の抜け漏れ防止に有効。処理ステータスが明確になります。
人事書類は「人ごと」に分類
評価や勤怠、契約書類などが一人分ずつまとまっていると、見返す際にも廃棄する際にも効率的です。書類に合った分類を選ぶことで、整理だけでなく活用面でも便利になります。
書類は立てて保存する
書類を平置きにすると、上に積まれているものをどかさないと取り出せません。ファイルボックスや仕切りを使って、立てて収納することで見渡しやすく、取り出しやすくなります。
分類を細かくしすぎない
「とにかく細かく分ければわかりやすくなる」と思いがちですが、実際には逆効果になることも。カテゴリが増えすぎると、どこに入れるべきか迷い、間違った場所にファイリングされてしまうこともあります。大まかでわかりやすい分類を心がけ、使う人が迷わず戻せる仕組みにすることが大切です。
電子化も考える
紙のまま保存する必要がない書類は、スキャンしてPDF化する選択肢もあります。書類保管システムを導入すれば、検索性や共有のしやすさも向上します。導入コストはかかりますが、電子化すれば、保管スペースも不要になります。
書類保管サービスへ預けるときのファイリングのコツ
オフィスに置いておく必要がなくなった書類は、書類保管サービスのキーペックスに預けることでスペースを有効活用できます。
書類保管サービスを使うときのポイント
1.基本は「もう使わなさそうな書類」を対象にする
頻繁に出し入れするものは、集配送のコストがかさんでしまいます。
2.同じ種類の書類はできるだけまとめる
監査が入ったり、確認が必要になったりしたときに、必要な書類が複数の箱に分散していると手間が倍増します。種類ごとに固めておけば、最小限の箱数で済みます。
3.保存期間別にまとめる
たとえば「帳簿類（保存期間：◯年◯月◯日まで）」というように、書類の種類と保存期限を明確にしたうえで仕分けしておくと、取り出したいときも廃棄したいときも目的の書類がわかりやすくなります。
キーペックスでは書類の保管期間を設定でき、通知することもできるため、保管期間が過ぎた書類をすぐに廃棄することができます。無駄な保管料を抑える工夫として効果的です。
書類整理にお困りなら、お気軽にご相談ください
ファイリングの方法や保管体制の見直しは、業務効率を大きく左右します。「保管スペースがなくて預けたい」「どこから手をつければいいかわからない」「今のやり方が正しいのか不安」といったお悩みがございましたら、ぜひ一度お問合せください。書類管理の状況に合わせた最適なご提案を差し上げます。
