KEEPEXコラム編集部 
社内で扱う機密文書の管理は、慎重さが求められる重要な業務の一つです。「そもそも機密文書とは何か」「どのように保管すべきか」「処分の方法はどうするか」といった点でお悩みの方も多いのではないでしょうか。この記事では、そうしたポイントをわかりやすく整理してご紹介します。
機密文書とは
機密文書とは、企業活動において外部に漏れてはならない重要な情報が記載された文書のことを指します。情報の漏洩が発生すると、企業にとって深刻な影響を及ぼすおそれがあるため、厳格な取り扱いが求められます。
一般的に、機密文書は企業ごとにその重要性に応じて「極秘」「秘」「社外秘」の3つのレベルに分類され、それぞれ適切な方法で管理されています。
極秘文書
極秘文書は、最も高い機密性を持つ文書で、経営戦略や未発表のプロジェクトなど、社の根幹に関わる情報が含まれます。漏洩すると、企業の存続が危ぶまれるものです。このレベルの文書は、役員など限られた立場の人物のみがアクセス可能であり、厳重なセキュリティ管理が求められます。
例：未公開の企画に関する資料、財務関連データなど
秘文書
秘文書は、極秘ほどではないものの、外部には決して漏れてはならない情報を含む文書です。漏洩すると、企業の信頼を損ね、業績に大きく影響する可能性があるものです。該当業務に関わる社員や担当部署など、関係者に限定して共有されます。
例：各種契約書、人事評価に関する資料、個人情報など
社外秘文書
社外秘文書は、社内で共有可能でありながら、社外への持ち出しや第三者への開示は認められていない情報です。重要度は比較的低いものの、外部に漏洩することで信用の低下や業務の妨げになる可能性があります。
例：業務マニュアル、日報、社内向け資料など
これら3つの文書は、それぞれ取り扱い方が異なるとはいえ、いずれも情報漏洩が発生すれば損害につながる点に変わりはありません。社内では、管理のルールを明確に定めたマニュアルを整備し、紛失や誤廃棄といったリスクを未然に防ぐ仕組みを整えることが重要です。
機密文書の保管
機密文書の適切な保管は、企業に課せられた重要な責任のひとつです。情報の漏洩を防ぐためには、「保管期間」と「保管方法」の2つの観点から、社内で明確なルールを設け、それを実践していくことが求められます。
機密文書の保管期間
多くの機密文書は、法令により一定期間の保存が義務付けられており、こうした文書は「法定保存文書」とも呼ばれます。文書の内容に応じて定められた保存期間を守って保管することが必要です。
企業では通常、文書の管理に関する規程（文書管理規程・文書管理マニュアルなど）を整備していることが一般的です。こうした規程は定期的に見直しを行い、従業員が適切に文書を保存できるような体制を整えておくことが望まれます。
▼法定保存文書一覧はこちら
www.keepex.co.jp機密文書の保管方法
極秘文書や秘文書、あるいは個人情報を含む資料など、機密性の高い書類は、特定の社員以外が容易にアクセスできないよう、施錠可能な保管庫やキャビネットに収めます。また、セキュリティ面だけでなく、湿気・日光などによる劣化や、火災・地震といった災害からの保護にも配慮する必要があります。
とはいえ、一般的なオフィス環境では、これらすべての条件を満たす保管スペースを確保するのは簡単ではありません。そのため、機密文書の保管には、専門の書類保管サービスを活用することも一つの有効な選択肢です。
こうしたサービスを利用すれば、文書の安全性が高まるだけでなく、社内に保管する書類が減ることで、管理の手間も軽減されます。サービスを選定する際は、セキュリティ対策や災害時の対応体制などを事前にしっかりと確認し、信頼できる業者を選ぶようにしましょう。
機密文書の廃棄
保管期間が終了した機密文書については、内容が外部に漏れることのないよう、適切な方法で確実に処分することが重要です。永久保存の対象とされる一部の文書を除き、一定期間を過ぎた文書は速やかに廃棄することで、管理を効率化できます。それにより、不要な文書が蓄積されることを防ぎ、結果的に情報漏洩のリスクも抑えられます。
廃棄時のリスクと対策
実は、機密情報の漏洩が起きやすいのは「廃棄のタイミング」だとされています。そのため、できる限り安全性の高い廃棄手段を選ぶことが求められます。
機密性の高い書類の廃棄には、専門の「機密文書廃棄サービス」を活用するのが有効です。こうしたサービスを選ぶ際には、実際に廃棄処理を行う施設の安全性はもちろん、文書を運搬する回収車両のセキュリティ体制についても事前にチェックしておくと安心です。
シュレッダーとの比較
多くの企業では、社内でシュレッダーを使って機密文書を処分しているケースも見受けられます。ただし、処理にかかる時間や人件費を考慮すると、非効率な場合も多いです。また、シュレッダーくずから情報が復元されてしまうようなセキュリティ事故のリスクもゼロではありません。
その点、外部の溶解処理の廃棄サービスを利用すれば、安全かつ効率的に処理できるうえ、従業員の負担軽減にもつながります。コストパフォーマンスと安全性のバランスを考えると、プロに任せる方法がより確実と言えるでしょう。
機密文書の管理をもっとスムーズに
機密文書の管理は、細かい配慮が求められる業務のひとつです。
キーペックスでは、文書の保管から安全な廃棄までを一括で対応できる、連携型のサービスをご提供しています。機密文書は、万全のセキュリティと災害対策が施された専用倉庫でお預かりし、保管期間が終了した文書はそのまま安全に廃棄処理を行うことで、日々の管理負担を大幅に軽減できます。また、機密文書の管理に慣れていない方もご安心ください。専任のコンシェルジュが貴社の運用状況に合わせて、最適な提案をいたします。
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