KEEPEXコラム編集部 
本記事では、資料整理の初心者の方でも実践しやすい手法を、準備段階から維持管理まで段階的に解説します。これらの手法を活用することで、探し物の時間をゼロに近づけ、本来の業務により多くの時間を割くことができるようになるでしょう。
そもそも資料整理はなぜ必要？仕事の効率が劇的に上がる3つの理由
資料整理ができていることで、仕事の効率は劇的に向上します。資料整理のゴールを認識するためにも、資料整理がなぜ必要なのかについて、順を追って説明いたします。
探し物がなくなり、本来の業務に集中できる
資料が整理されていれば、探し物の時間をゼロに近づけることができます。必要な情報に一瞬でアクセスできる環境は、思考の中断を防ぎ、業務への深い集中を維持させてくれます。集中力が途切れることなく仕事に取り組めるため、作業の質も向上し、よりよい成果を生み出すことができるでしょう。
情報共有がスムーズになり、チームの生産性が向上する
個人の資料整理は、チーム全体の生産性にも直結します。誰が見てもどこになにがあるのかがわかる状態は、業務の引き継ぎや情報共有を円滑にすることが可能です。「あのデータは〇〇さんのPCにしかない」などの属人化を防ぎ、チーム全体のパフォーマンスを底上げする効果があります。急な休暇や異動があった場合でも、必要な資料をすぐに見つけることができるため、業務の継続性が保てるでしょう。
オフィススペースが広がり、快適な労働環境が手に入る
不要な資料が占めていたスペースを解放することで、物理的な圧迫感がなくなり、快適な労働環境が生まれます。広々とした空間は、精神的なゆとりをもたらして、クリアな思考や新しいアイデアを生み出す土壌です。整理整頓された環境は、ストレスの軽減にもつながり、働く環境そのものを改善する力を持っています。清潔で整った空間で働くことで、仕事へのモチベーションも自然と向上するでしょう。
【実践前が9割】資料整理を成功に導く3つの下準備
まずは現状を把握する｜全ての資料を可視化しよう
最初のステップは、貴社がどれだけの資料を持っているのかを客観的に把握することです。デスクの引き出し、キャビネット、PCのデスクトップなど、あらゆる場所から資料を一旦一箇所に集め、その全体量を可視化しましょう。この「棚卸し」作業が、整理すべき対象の輪郭を明確にします。想像以上に多くの資料があることに驚く方も多いですが、全体像を把握することで適切な整理計画を立てることができます。
整理のゴールを決める｜どのような状態を目指すか明確にする
次に、「どうなったら整理は成功か」というゴールを設定します。「1分以内にどのような資料も見つけられる状態」や「デスクの上にはPC以外なにもない状態」など、具体的で明確な目標を立てましょう。ゴールが明確であれば、整理の途中で迷いが生じても、本来の目的に立ち返ることができます。抽象的な目標ではなく、誰が見ても達成したかどうか判断できる具体的な基準を設けることが重要です。
「1つ増えたら1つ減らす」など自分だけのルールを決めよう
整理した状態を維持するための「ルール」作りが不可欠です。「資料は必ずもとの場所に戻す」「月に1度、不要な書類を見直す日を設ける」など、従業員が継続できるシンプルなルールを設定しましょう。この仕組み作りこそが、整理された状態を永続させる要となります。複雑なルールよりも、シンプルで実行しやすいルールのほうが長続きします。従業員の性格や業務スタイルに合わせて、無理のないルールを作成することが成功の秘訣です。
【初心者でも簡単】資料整理の基本4ステップ
ステップ1：「分析する」-集めた資料の種類と量を分析する
前段階で1箇所に集めた資料を詳しく分析していきます。資料の種類（契約書、提案書、会議資料など）、量、重要度を客観的に把握しましょう。この分析により、どのような分類方法が最適かが見えてきます。分析なくして効果的な整理は始まりません。時間をかけてでも、この段階をしっかりと行うことが、あとの作業効率を大きく左右します。
ステップ2：「分ける」-「要・不要」「使用頻度」で仕分ける
集めた資料を、明確な基準で仕分けていきます。判断基準はシンプルに「必要か、不要か」で判断しましょう。そして、「必要」と判断した資料は、さらに「使用頻度」で分類します。「毎日使う」「週に1回使う」「年に1回使う」「保管義務がある」などの具合に分けることで、あとの収納場所が決まりやすくなります。迷った資料は、一時保管用のボックスを作って、一定期間後に再度判断することがオススメです。
ステップ3：「収める」-分類ルールに従って定位置に保管する
分類が終わった資料を、それぞれの「定位置」に収めていきます。使用頻度の高いものは、デスク周りなどすぐに手が届く場所に置くのが鉄則です。逆に、使用頻度の低いものや保管が義務付けられているものは、キャビネットや倉庫など、普段使わないスペースに保管しましょう。全ての資料に住所を与える感覚で、明確な保管場所を決めることが大切です。
ステップ4：「維持する」-決めたルールを継続しリバウンドを防ぐ
最も重要なのが、この最後のステップです。整理された状態を「維持」するため、準備段階で決めたルールを徹底しましょう。日々の業務の中でルールを意識し、習慣化することがリバウンドを防ぐ唯一の方法です。1度仕組みが定着すれば、無理なく美しい状態が保たれるようになります。最初は意識的に行う必要がありますが、継続することで自然と身につくようになるでしょう。
【レベルアップ】資料整理の質を高める3つのポイント
書類の「法定保存期間」を意識した管理術
企業で扱う書類の中には、法律によって保存期間が義務付けられているものが存在します。これを知らずに廃棄すると、重大な問題に発展しかねません。例えば、会計帳簿や事業に関する重要資料は会社法で10年間、取り引きに関する帳簿や決算関係書類は法人税法で原則7年間の保存が定められています。これらの法定保存文書は、他の書類と明確に区別して管理する必要があります。保存期間を一覧表にまとめて、定期的に確認しましょう。
検索性を高めるファイリングとラベリングのコツ
必要な書類を瞬時に取り出すには、ファイリングとラベリングの工夫が欠かせません。書類を寝かせるのではなく立てて収納する「バーチカルファイリング」は、検索性を格段に向上させます。また、ファイルの色を案件別や年度別で分けたり、「日付＋取引先名＋書類名」のように命名規則を統一したりすることで、誰が見ても一目で内容がわかるようになります。インデックスやタブを活用して、視覚的にもわかりやすくすることが重要です。
ペーパーレス化の第一歩！書類の電子化（スキャン）も検討しよう
物理的な書類をスキャナーで読み込み、データとして保存する「電子化」は、省スペースと検索性向上の両方を実現する強力な手段です。1度データ化すれば、キーワード検索で一瞬にして目的の資料を探し出せるようになります。全てを1度に行うのは大変でも、新しく受け取った書類から電子化をはじめるなど、少しずつペーパーレス化を進めることを検討する価値は大きいでしょう。クラウドストレージを活用すれば、どこからでもアクセス可能になり、さらに利便性が向上します。
手に負えない大量の書類は、キーペックスにお任せ
ここまでご紹介した方法で、日常業務で資料整理は格段に効率化されるはずです。しかし、企業によっては「法定保存文書の量が膨大で管理しきれない」「オフィス内に安全な保管スペースをこれ以上確保できない」など、より深刻な課題を抱えているケースもあるのではないでしょうか。もし自社だけでの書類管理に限界を感じているなら、書類保管サービスに外部委託するのも賢明な選択肢です。例えば、書類保管サービス「キーペックス」では、書類を知り尽くしたプロのスタッフが、お客様の状況に合わせて管理から廃棄まで含めた総合的なコスト削減プランを提案します。重要な契約書や機密文書も、万全のセキュリティと法令に準拠した保管環境で大切に預かるため、安心して本来の業務に集中できます。
まずはお気軽にお悩みをご相談ください。
