KEEPEXコラム編集部 
機密文書回収ボックスとは？
機密文書回収ボックスとは、企業や団体が機密性の高い書類を安全に廃棄するために使用する専用のボックスのことです。機密文書廃棄サービスと連動しており、社内に設置しておくことで、不要になった書類はそのまま回収される仕組みです。
機密文書回収ボックスのサイズや形状はサービス会社によってさまざまです。一般的に、ボックスの中には廃棄箱（ダンボール）が備え付けられており、回収の際はダンボールだけ取り替えます。
tips
一部の企業では、不要になった機密文書の保管のための箱のことを「機密文書回収ボックス」という名称で呼び、廃棄処理は別途行うケースもあります。
機密文書回収ボックスのメリット
機密文書回収ボックスを導入することで、社内の情報管理や業務効率においてさまざまなメリットが得られます。
1. 社内のセキュリティを強化できる
機密文書を各デスクに放置したままにしておいたり、管理が不十分な書類棚に保管すると、紛失や情報漏えい、さらには社内不正といったリスクが高まります。鍵付きの回収ボックスを設置しておけば、不要になった機密文書はすぐに入れられるため、書類を見られたり持ち出されたりするリスクを最小限に抑えることができます。
2. 書類の一時保管をスマートに
シュレッダー待ちの書類をデスクやキャビネットに置いておくと、社内が散らかるうえに、セキュリティリスクも高まります。機密文書回収ボックスがあれば、廃棄したい書類をそのまま入れるだけでよいため、見た目も業務フローもスッキリします。
3. 保管スペースを節約できる
保管期間が過ぎた書類が整理されず、キャビネットにそのまま残されているケースは珍しくありません。回収ボックスを導入すれば、「いつか捨てよう」と後回しになりがちな業務を簡素化でき、不要な書類をため込まずに済みます。その結果、オフィスの保管スペースを有効に使えるようになります。
4. 業務の効率化に繋がる
不要な書類をスムーズに廃棄できれば、書類棚の中は常に整理された状態に保たれます。これにより、必要な書類を探す手間も減り、日常の業務効率が向上します。さらに、定期的に業者が回収に来るタイプのサービスであれば、廃棄依頼の手間も不要です。
機密文書回収ボックスのサービスは必要？
機密文書回収ボックスを導入すべきかどうかは、オフィスの規模や運用体制、紙書類の扱い方によって異なります。導入を検討する際には、次のような点を踏まえて判断するのが現実的です。
専用の廃棄書類の保管スペースが十分にあるかどうか
オフィス内にアクセス制限のかかった保管エリアがあり、かつスペースの余裕を持って運用できているなら、わざわざ回収ボックスを置く必要はないかもしれません。廃棄予定の書類を鍵付きの書庫などで一時保管し、社内のルールに従って定期的に廃棄できていれば、十分にセキュリティを保てている場合もあります。
書類内容や機密性
扱っている書類の中で、個人情報や取引先との契約書、新製品の企画書など、外部に漏れると重大な影響があり、機密性が高い書類が多いのであれば、機密文書回収ボックスの導入によってリスクを下げる効果が期待できます。一方、機密性の低い帳票や伝票類が大半であれば、漏えいのリスクとコストとのバランスを取り、機密文書回収ボックスを置かない廃棄フローにする判断になることもあるでしょう。
書類の量と電子化の進み具合
日頃から紙の出力が少なく、文書管理も電子化されているオフィスでは、回収ボックスを設置しても空のままになってしまう可能性があります。たとえば、在宅勤務中心の業務形態や、スキャン＆PDF化を基本にしている企業では、物理的な書類の廃棄量そのものが少ないでしょう。
どの機密文書回収ボックスにすべき？
機密文書回収ボックスを選ぶ際には、単に「入れ物」としての機能だけでなく、サービス全体の仕組みやオフィスとの相性を確認する必要があります。以下のポイントを比較材料にすると、導入後の運用がスムーズになります。
回収サイクル
サービスによって回収のスタイルが異なるので、自社の運用に合ったものを選ぶ必要があります。
定期回収型：月1回・週1回など、あらかじめ決まったタイミングで業者が回収に来ます。定期的に紙書類が出るオフィスに向いています。
スポット回収型：溜まったタイミングで自分たちが連絡して回収を依頼します。不定期にしか廃棄書類が出ない職場向け。
併用型：定期とスポットを併用できるサービスです。
料金体系
導入コストだけでなく、毎月の運用コストも確認が必要です。基本的には「ボックスのレンタル費用＋回収書類の量（箱数）」で料金が決まります。機密文書回収ボックスのサービス会社によって異なるため、複数社の見積もりを取り、ランニングコストを考えるのが安心です。
容量と設置スペース
書類の量やオフィスのスペースを考えて、サイズを選ぶ必要があります。コンパクトなものを複数箇所に分散設置するのも一つの手です。
電源の要・不要
電源が不要なタイプなら、コンセントが必要ありません。置き場所を選ばず、災害時の運用も安心です。
一方、電源を使うものは、セキュリティ機能や管理機能が強化されている場合もあります。
セキュリティ性能
機密文書回収ボックスの根幹ともいえる部分です。以下のような仕様があるか要確認です。
- 投入口から手が入らない構造（逆流防止）
- 鍵付き
- 簡単に持ち去れない重さ・形状
- ボックス自体が破壊されにくい材質
- 不正アクセスや持ち去りに対するアラート機能
キーペックスの機密文書回収ボックスがオススメ！
使いやすさとセキュリティのバランスで選ぶなら、キーペックスの機密文書回収ボックスは有力な選択肢です。
- 定期回収・都度回収のどちらも対応
- 電源不要でどこでも設置OK
- 場所を選ばず、省エネにも配慮
- 逆流防止・鍵付き構造で安心
- さらに回収車両にもセキュリティ対策
- 廃棄箱あたりの廃棄料金がリーズナブルでランニングコストが少ない
ランニングコストを低くしつつ、社内のセキュリティを保ちたい方にオススメの機密文書回収ボックスです。ぜひお気軽にお問合せください。